Năm cách đơn giản giúp lọc trùng trong Excel một cách nhanh chóng

Dữ liệu bị trùng lặp khi nhập vào Excel có thể gây sai lệch trong tính toán. Vì vậy, những phương pháp lọc trùng dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất học tập cũng như công việc!

Tính năng lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là cho thủ quỹ, kế toán, thư ký và nhân viên văn phòng. Cụ thể là:

• Giúp bạn quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng, tránh tình trạng dữ liệu bị trùng lặp dẫn đến những sai sót nghiêm trọng.

• Quản lý ngân sách công ty hoặc chi tiêu cá nhân một cách chính xác hơn.

Trước khi thực hiện lọc, bạn có thể tìm và kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel bằng một trong hai phương pháp sau:

Hàm COUNTIF giúp người dùng tìm kiếm các ô dữ liệu phù hợp với điều kiện nhất định. Vì vậy, bạn có thể áp dụng hàm COUNTIF để tìm và kiểm tra dữ liệu trùng lặp theo công thức sau:

Trong đó:

• Phạm vi bảng tính: Là khu vực dữ liệu mà bạn cần kiểm tra để phát hiện trùng lặp.

• Ô dữ liệu: Là vị trí lưu trữ dữ liệu cần kiểm tra xem có bị trùng hay không.

• Điều kiện: Là tiêu chí để lọc dữ liệu trùng, ví dụ nếu xuất hiện hơn 1 lần thì được coi là trùng lặp.

• Dup: Là kết quả hiển thị nếu thỏa mãn điều kiện, bạn có thể thay thế bằng các từ như Trùng lặp hay Giống nhau.

Ngoài hàm COUNTIF, bạn có thể áp dụng định dạng điều kiện (Conditional Formatting) để tìm và lọc dữ liệu trùng lặp theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên, hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp.

Bước 2: Tại thẻ Home, bạn chọn “Conditional Formatting”, sau đó nhấn vào “Highlight Cell Rules” và chọn “Duplicate Value”.

Bước 3: Trong hộp thoại Duplicate Values, bạn sẽ chọn phương pháp lọc trùng trong Excel như sau:

• Duplicate: Tự động phát hiện và lọc các dữ liệu trùng lặp trong vùng dữ liệu Excel đã chọn.

• Unique: Tự động lọc các dữ liệu duy nhất trong vùng dữ liệu Excel đã chọn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn kiểu đánh dấu và màu sắc mà mình muốn sử dụng, bao gồm:

• Nền đỏ nhạt với chữ đỏ đậm: Tô nền màu đỏ nhạt và chữ màu đỏ đậm.

• Nền vàng với chữ vàng đậm: Tô nền màu vàng và chữ màu vàng đậm.

• Nền xanh với chữ xanh đậm: Tô nền màu xanh và chữ màu xanh đậm.

• Nền đỏ: Tô nền màu đỏ mà không thay đổi màu chữ.

• Chữ đỏ: Giữ nguyên màu nền và đổi màu chữ thành đỏ.

• Viền đỏ: Tô khung viền màu đỏ cho các ô chứa dữ liệu bị trùng.

• Định dạng tùy chỉnh: Tùy chỉnh màu sắc chữ và nền theo ý thích.

Bước 4: Bạn nhấn “OK” để tiến hành lọc các dữ liệu trùng lặp trong vùng dữ liệu Excel đã chọn.

Quy trình lọc trùng dữ liệu trong bảng tính Excel khá đơn giản, bao gồm các phương pháp sau đây:

Tính năng Remove Duplicates cho phép bạn loại bỏ các dữ liệu trùng lặp trong Excel theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc, sau đó nhấn vào thẻ “Data”. Trong phần Data Tools, chọn “Remove Duplicates”.

Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn có thể chọn “Select All” để chọn tất cả hoặc đánh dấu vào các cột dữ liệu mà bạn muốn lọc. Cuối cùng, nhấn “OK” để tiếp tục.

Bước 3: Màn hình sẽ hiện ra thông báo số lượng dữ liệu trùng lặp trong vùng dữ liệu mà bạn đã chọn ban đầu.

Để thực hiện việc lọc dữ liệu trùng lặp, bạn có thể dễ dàng sử dụng công cụ Advanced Filter trên bảng tính Excel theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra các giá trị trùng lặp trong Excel.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn thẻ Data và chọn mục “Advanced” trong phần Sort & Filter.

Bước 3: Trong hộp thoại Advanced Filter, bạn đánh dấu chọn “Copy to another location”.

Tại mục Copy to, bạn chỉ định ô tham chiếu ở bên phải bảng và chọn vị trí để lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel.

Sau đó, bạn đánh dấu chọn “Unique records only” và nhấn “OK” để tiến hành lọc và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

Lúc này, vùng dữ liệu bạn đã chọn trong mục Copy to sẽ hiển thị bảng kết quả sau khi đã loại bỏ các giá trị trùng lặp.

Pivot Table là công cụ giúp bạn lọc ra những giá trị duy nhất trong bảng Excel mà không cần phải xóa dữ liệu trùng lặp. Bạn có thể thực hiện loại bỏ trùng lặp qua Pivot Table theo các bước sau:

Bước 1: Chọn một ô hoặc toàn bộ vùng dữ liệu trong bảng Excel. Sau đó, nhấn vào thẻ “Insert” và chọn “Pivot Table”, rồi nhấn “OK”.

Bước 2: Trong bảng Pivot Table vừa tạo, bạn hãy chọn các dữ liệu cần thiết để thêm vào phần Row của bảng.

Bước 3: Nhấn vào thẻ Design và chọn “Report Layout” để hiển thị Pivot Table dưới dạng bảng. Tiếp theo, bạn chọn “Show in Tabular Form” và click vào “Repeat All Item Labels”.

Bước 4: Tiếp tục vào thẻ Design, chọn “Subtotals” và click “Do Not Show Subtotals” để loại bỏ các giá trị trùng lặp trong bảng dữ liệu Excel.

Bước 5: Lúc này, bảng dữ liệu mới của Pivot Table sẽ loại bỏ tất cả dữ liệu trùng lặp và chỉ hiển thị các giá trị duy nhất.

Power Query là công cụ giúp bạn xử lý các vấn đề liên quan đến chuyển đổi dữ liệu, vì vậy bạn có thể dùng nó để lọc các giá trị trùng lặp theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn và bôi đen vùng dữ liệu muốn lọc trùng trong Excel. Sau đó, hãy nhấn vào thẻ Data và chọn “From Table”.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ “Home” và chọn “Remove Duplicates” để loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

Sau khi hoàn thành, bảng dữ liệu sẽ tự động loại bỏ các giá trị trùng lặp, chỉ giữ lại những dữ liệu duy nhất.

Nếu bạn muốn xuất bảng sang một file mới, hãy nhấn vào thẻ File, chọn “Close & Load”, sau đó nhấn “Close & Load” lần nữa.

Bảng dữ liệu sẽ được hiển thị trong file mới như hình ảnh dưới đây:

Để lọc dữ liệu trùng lặp trên nhiều sheet Excel, bạn cần sử dụng các hàm theo hướng dẫn dưới đây.

Giả sử bạn có hai sheet dữ liệu như sau:

Hãy thực hiện cách lọc trùng dữ liệu trong Excel theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Trong vùng dữ liệu thứ hai, bạn thêm một cột Kiểm tra.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập công thức kiểm tra vào ô C2:

=IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,1,0)),'Unique','Duplicate')

Bước 3: Kéo công thức xuống các ô phía dưới trong cột Kiểm tra. Nếu có giá trị trùng lặp, kết quả sẽ hiển thị là “Duplicate”, còn nếu là dữ liệu duy nhất thì sẽ hiện là “Unique”.

Nếu bạn không muốn tiếp tục việc lọc dữ liệu trùng lặp, có thể tắt tính năng này theo một trong hai phương pháp sau:

• Cách 1: Sử dụng nút Clear All Filters

Hãy nhấn vào thẻ Data và chọn “Clear All Filters” để xóa bỏ tất cả các bộ lọc đang được áp dụng trong bảng dữ liệu.

• Cách 2: Bỏ lọc bằng phím tắt

Để xóa bỏ tất cả các bộ lọc đang áp dụng trong bảng Excel, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Shift + End” để hoàn tất.

Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ các phương pháp lọc trùng trong Excel, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác cho bảng dữ liệu. Nếu bạn muốn xóa bỏ bộ lọc đã thực hiện, có thể dễ dàng làm theo hướng dẫn trong bài viết!