Nâng cao Chất Lượng Cuộc Sống và Năng Suất Làm Việc: Đường tăng Năng Suất

Mỗi ngày, bạn được trang bị 24 giờ để sống và theo đuổi ước mơ của mình. Sau khi hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày, bạn thường còn lại khoảng hai tiếng rưỡi thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, để theo đuổi những mục tiêu quan trọng với bạn, thời gian đó không còn nhiều. Để tăng cường thời gian cho bản thân, nâng cao năng suất làm việc là điều quan trọng. Điều này đòi hỏi bạn phải suy nghĩ kỹ lưỡng về mọi hoạt động bạn thực hiện. Tăng năng suất không có nghĩa là biến mình thành một 'cỗ máy làm việc'. Những người năng suất làm việc thông minh và hiệu quả, họ chậm rãi nhưng tập trung vào những việc quan trọng và xử lý mọi thứ một cách có chủ đích. Đây là cách họ vượt xa những người khác, dù có vẻ ngoài hoạt bát nhưng lại mất tập trung vào công việc của mình. Cuốn sách “Nâng Cao Chất Lượng Cuộc Sống và Năng Suất Làm Việc” của tác giả Chris Bailey sẽ hướng dẫn bạn cách làm điều này.

Về tác giả Chris Bailey

Năng suất đã ảnh hưởng đặc biệt đến mọi khía cạnh của cuộc sống và sự nghiệp của Chris Bailey. Sau khi tốt nghiệp đại học, ông dành một năm để tìm hiểu về năng suất và thực hiện các thí nghiệm cẩn thận và meticulous. Sau đó, Chris Bailey đã dành mười năm để nghiên cứu cách con người có thể trở nên năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Cuốn sách 'Nâng Cao Chất Lượng Cuộc Sống và Năng Suất Làm Việc' tổng hợp 25 phương pháp làm việc hiệu quả - kết quả của 10 năm nỗ lực nghiên cứu.

Các Yếu Tố Quyết Định Năng Suất

Năng suất phụ thuộc vào ba yếu tố chính: thời gian, tập trung và năng lượng. Để tăng cường năng suất, bạn cần quản lý ba khía cạnh này một cách độc lập. Bạn không thể đạt được năng suất cao nếu chỉ tập trung vào việc tăng cường năng lượng và sự tập trung; tương tự, việc chỉ chú ý đến hai trong ba yếu tố cũng không hiệu quả.

Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, chúng ta cần ưu tiên và phân loại các công việc và nhiệm vụ hàng ngày. Đánh giá và xác định những công việc quan trọng nhất, tập trung sự nỗ lực vào những công việc ưu tiên đó. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng tham gia vào một chương trình nâng cao năng suất toàn diện.

Chiến lược nâng cao năng suất

Dưới đây là 25 kỹ thuật, phương pháp và chiến lược tăng cường năng suất mà tác giả giới thiệu trong cuốn sách này.

1. Động lực sâu sắc: Việc tăng cường năng suất không phải là điều dễ dàng, nhưng một mục tiêu rõ ràng và mạnh mẽ sẽ giúp bạn duy trì năng suất.

2. Sự Quan Trọng của Ưu Tiên: Luôn có những nhiệm vụ và mục tiêu mà chúng ta cần ưu tiên hơn. Để tăng cường năng suất, ta cần phải lựa chọn và xác định những nhiệm vụ, mục tiêu thực sự quan trọng. Mục tiêu của bạn cần được định rõ và ý nghĩa. Dành thời gian, sự chú ý và năng lượng cho những nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất.

3. Ba Nhiệm Vụ Mỗi Ngày: Theo gợi ý của J.D Meier, hãy sử dụng 'Quy tắc 3' để trở nên có chủ đích và tự thức hơn. Vào đầu mỗi tuần, hãy viết ra ba mục tiêu cho tuần tới. Mỗi ngày, ghi lại ba nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi đi ngủ. Lưu ý rằng mỗi nhiệm vụ và mục tiêu cần được xác định cụ thể, rõ ràng - không quá lớn hoặc quá nhỏ.

4. Vượt Qua Thói Quen Trì Hoãn: Trì hoãn là thói quen phổ biến của nhiều người, vì vậy đừng quá lo lắng hay tự ti. Một khảo sát của Salary.com cho thấy 1/3 người dân lãng phí ít nhất một giờ mỗi ngày và hơn ¼ trong số đó lãng phí ít nhất hai giờ mỗi ngày. Để vượt qua thói quen trì hoãn, hãy nhớ rõ những hậu quả bạn sẽ phải chịu khi bỏ lỡ những nhiệm vụ. Bắt đầu với một nhiệm vụ mà bạn không thích. Ban đầu, chỉ cần dành ít thời gian cho nó, khoảng 15 phút. Hãy sử dụng đồng hồ để đếm giờ. Thông thường, một nhiệm vụ sẽ không quá khó khăn cho đến khi bạn bắt đầu thực hiện.

5. Giao Thông Công Việc Với Bản Thân Trong Tương Lai: Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn đang giao nó cho bản thân bạn trong tương lai. Đa số mọi người coi bản thân trong tương lai như những người xa lạ và không quan trọng với họ bây giờ. Nhưng nếu luôn quan tâm đến tương lai của mình, bạn sẽ ít có xu hướng trì hoãn công việc hơn. Sử dụng trang web FutureMe.org để gửi email cho chính bản thân bạn trong tương lai một cách định kỳ.

6. Làm Việc Thông Minh Hơn: Khi lên kế hoạch cho các công việc cụ thể, hãy đặt 'ranh giới giữa sự tập trung và năng lượng' cho mỗi nhiệm vụ và tập trung vào từng phần của năng suất: quản lý thời gian kết hợp với quản lý năng lượng và sự tập trung.

7. Giảm Sự Làm: Nhiều người nghĩ rằng để tăng năng suất, họ cần làm thêm giờ. Thực tế, làm thêm giờ có thể làm giảm năng suất. Bạn sẽ mất năng lượng và có nguy cơ kiệt sức. Khi làm việc lâu hơn, bạn có thể trở nên lười biếng hơn. Tuy nhiên, khi bạn có ít thời gian hơn để hoàn thành công việc, bạn sẽ tập trung hơn và trở nên hiệu quả hơn. Những người làm việc 35 đến 40 giờ mỗi tuần thường có năng suất cao hơn những người làm việc nhiều giờ hơn.

8. Tận Dụng Năng Lượng Tốt Nhất: Mỗi người đều có thời điểm tốt nhất, hoạt động hiệu quả nhất và năng suất cao nhất. Hãy lên lịch cho công việc quan trọng nhất, thách thức nhất của bạn theo quy tắc 3 nhiệm vụ - tận dụng thời điểm tốt nhất của bạn.

10. Tổ Chức Công Việc Nhà: Mặc dù không tạo ra thu nhập, những công việc như mua sắm, giặt là, dọn dẹp vẫn là những việc bạn phải làm. Hãy thực hiện tất cả chúng trong cùng một ngày để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên của bạn trong những ngày khác của tuần.

11. Ưu Tiên Công Việc Quan Trọng Nhất: Dành thời gian, sự chú ý và năng lượng cho công việc mang lại giá trị nhất cho bạn. Dành ít năng lượng hơn cho những công việc mang lại ít giá trị như hội nghị, email, bảo trì trang web và cuộc họp.

12. Loại Bỏ Những Điều Không Quan Trọng: Công việc thường mở rộng để chiếm hết thời gian bạn dành cho nó. Điều này đặc biệt đúng với những công việc hàng ngày. Chúng là những “chiếc kẹo” – dễ làm và hoàn thành nhanh chóng, nhưng tạo ra cảm giác sai lầm về năng suất. Hãy cắt giảm những công việc đó nếu có thể, và tập trung vào những công việc mang lại giá trị lớn hơn.

13. Giao Nhiệm Vụ: Khi cần, hãy ủy quyền nhiệm vụ cho người khác. Một số công việc không đòi hỏi sự tham gia trực tiếp của bạn nhưng lại tốn thời gian. Nếu công việc đó có ý nghĩa về tài chính, hãy giao nó cho người khác. Bạn cũng có thể thuê người làm nó. Tuyển dụng những người có năng lực và trả lương cao cho họ. Bạn sẽ có nhân viên giỏi và tiết kiệm thời gian đào tạo.

14. Làm Trống Tâm Trí: Đừng lưu trữ quá nhiều thông tin trong đầu bạn. Sử dụng phương tiện khác như danh sách công việc và lịch lên kế hoạch. Ghi lại mục tiêu, nhiệm vụ và ý tưởng mới khi chúng nảy ra.

15. Nhìn Từ Cao: Xem xét cuộc sống từ góc độ rộng lớn. Phân chia các mục tiêu và nhiệm vụ của bạn thành các danh mục như tâm trí, cơ thể, cảm xúc, sự nghiệp, tài chính, mối quan hệ và niềm vui. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể và lên kế hoạch hiệu quả.

16. Tăng Khả Năng Tập Trung: Phát triển khả năng tập trung của bạn để làm việc hiệu quả hơn. Tập trung là quan trọng vì nó liên quan đến chức năng suy nghĩ và lập kế hoạch của não.

17. Làm Một Việc Một Lúc: Tập trung vào một nhiệm vụ mỗi khi làm việc. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: tập trung vào một nhiệm vụ trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Hoàn thành bốn phiên làm việc rồi nghỉ 15 phút.

18. Thách thức từ những kẻ phá rối: Mỗi ngày, chúng ta phải đối mặt với hàng loạt các yếu tố làm mất tập trung: email, tin nhắn, cuộc gọi điện thoại, cảnh báo từ máy tính, thông báo Facebook,... Mỗi khi bị quấy rối bởi những yếu tố này, việc phục hồi tập trung có thể mất tới 25 phút. Công ty nghiên cứu Basex đã báo cáo rằng việc phục hồi tập trung sau mỗi lần gián đoạn có thể chiếm đến 28% thời gian làm việc của nhân viên. Để tránh những yếu tố gây mất tập trung này, hãy tắt thông báo và cảnh báo trên điện thoại và máy tính của bạn.

19. Tạo ra khoảng trống: Trong quá trình làm việc, đôi khi chúng ta không muốn tâm trí bị ràng buộc tại một chỗ và cần thời gian tự do để suy nghĩ. Dù vậy, đôi khi việc để tâm trí tự do có thể mang lại nhiều lợi ích. Ví dụ, nhiều ý tưởng sáng tạo nhất thường xuất hiện khi chúng ta đang tắm, nơi mà tâm trí được thư giãn và ý tưởng có thể tự nảy sinh. Thỉnh thoảng, hãy dành thời gian cho sự lang thang của tâm trí - nhưng hãy làm điều này một cách có kế hoạch.

20. Tại sao Internet ảnh hưởng đến năng suất của bạn: Internet, một trong những yếu tố chính gây gián đoạn trong thế giới hiện đại, có thể làm phí hoài thời gian và phá vỡ kế hoạch làm việc của bạn. Nhiều nhiệm vụ hàng ngày không thú vị hoặc không được khích lệ, nhưng vẫn cần phải hoàn thành. Trái lại, Internet với hàng tá trang web và nội dung hấp dẫn, thường mang lại sự thích thú và sự ghiền mà những công việc hàng ngày của bạn không thể cạnh tranh. Internet sẽ chiến thắng mọi tình huống nếu bạn không kiểm soát được nó. Sử dụng chiến lược tương tự với Internet như với bất kỳ yếu tố nào làm gián đoạn tập trung: Tắt nó khi bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ hoặc dự án quan trọng.

21. Luyện tập thiền: Để làm việc hiệu quả, bạn cần kiểm soát tâm trí của mình. Việc này giúp bạn xác định những yêu cầu cần thiết để tăng cường năng suất. Thiền giúp bạn kiểm soát quá trình tư duy của mình, bao gồm cả sự tập trung. Để thực hiện thiền, hãy tìm một không gian yên tĩnh, ngồi thẳng trên ghế, sử dụng đồng hồ để đo thời gian (bắt đầu từ năm phút), tập trung hoàn toàn vào hơi thở và quan sát nó một cách tự nhiên. Khi tâm trí bị lạc hướng (điều này xảy ra thường xuyên), hãy dồn sự chú ý lại.

22. Nhiên liệu cho tinh thần: Để làm việc hiệu quả, bạn cần cảm thấy năng lượng đầy đủ và bữa ăn là nguồn nhiên liệu của năng lượng đó. Các loại thức ăn hỗ trợ năng suất cũng là những loại thức ăn bạn cần để duy trì sức khỏe tốt. Hãy tuân theo hai quy tắc dinh dưỡng để có sức khỏe tốt và năng lượng dồi dào: Thứ nhất, thực phẩm tươi ngon nên chiếm phần lớn trong chế độ ăn uống của bạn và thứ hai, dừng ăn khi bạn cảm thấy no. Nếu điều này không phải là thói quen của bạn, hãy cố gắng thay đổi. Thay đổi nhỏ dần trong chế độ ăn uống của bạn là cách hiệu quả nhất để đạt được sự thành công lâu dài.

23. Nguồn năng lượng từ đồ uống: Cà phê có thể giúp tăng cường năng lượng tạm thời. Nhưng việc sử dụng quá mức có thể khiến bạn mất năng lượng vào cuối ngày vì lượng caffeine. Tương tự, việc uống cà phê và rượu đồng thời chỉ làm làm trầm trọng hơn sự mất năng lượng từ việc “vay mượn năng lượng từ ngày mai”. Thay vào đó, hãy sử dụng cà phê một cách chiến lược, như uống trước khi thuyết trình quan trọng hoặc bắt đầu một dự án lớn. Để tăng cường năng lượng và sức khỏe, hãy uống đủ nước. Mỗi ngày bạn cần phải bổ sung khoảng tám cốc nước.

24. Thuốc viên tập thể dục: Tập thể dục mang lại nhiều lợi ích cho sức khỏe và năng suất. John Ratey mô tả: “Nếu tập thể dục là một loại thuốc, nó sẽ được đánh giá cao nhất trong thế kỷ này.” Bắt đầu nhỏ và tăng dần nếu bạn mới bắt đầu. Hãy dành 15 phút mỗi ngày cho việc tăng cường nhịp tim. Nếu cảm thấy 15 phút quá nhiều ban đầu, bạn có thể giảm thời gian cho phù hợp với bạn.

25. Ngủ đúng cách để tăng năng suất: Khoảng một nửa số người ở Hoa Kỳ thiếu ngủ mỗi đêm. Mọi người cần từ bảy đến chín giờ ngủ để duy trì năng lượng. Đừng cắt giảm giấc ngủ để có thêm thời gian hàng ngày. Mỗi giờ mất ngủ dẫn đến mất năng suất từ hai giờ trở lên. Hãy thiết lập một “nghi thức ban đêm” để có giấc ngủ ngon. Đảm bảo tắt thiết bị điện tử và tạo ra một môi trường tốt để ngủ.

Kết luận:

Muốn nâng cao năng suất, bạn cần sự sáng tạo và kiên nhẫn. Trong 25 quy tắc của Chris Bailey, hầu hết chúng ta đã biết, nhưng không phải ai cũng thực hiện chúng. Cuối cùng, sự nâng cao năng suất thường đi đôi với sự hài lòng trong cuộc sống. Nâng cao chất lượng cuộc sống cũng là cách tối ưu để nâng cao năng suất.