Buzz
Vào tháng Chín, Brad Rencher, CEO của BambooHR, cần phải họp với đội ngũ lãnh đạo để thảo luận về tương lai của công ty, nhưng anh không chắc cách để thực hiện điều đó từ xa. “Tôi lo lắng,” anh nói. “Chúng tôi sắp tổ chức phiên chiến lược ba năm của mình trực tuyến lần đầu tiên, và lo ngại là 'Làm thế nào chúng ta có thể sao chép năng lượng của cuộc họp trực tiếp?'”
BambooHR là một công ty phần mềm quản lý nhân sự có trụ sở tại Lindon, Utah, giúp các công ty khác cải thiện cách họ tuyển dụng nhân viên, quản lý lương, và vận hành các hoạt động phía sau. Giống như hầu hết các doanh nghiệp trong thời đại của Covid-19, Rencher và đội ngũ 600 người của anh đã làm việc từ xa trong vòng bảy tháng trước đó. Và trong khi họ thấy rằng cuộc họp video hoạt động tốt cho các cuộc họp ngắn, họ không thể sao chép được năng lượng và hiệu suất của các phiên brainstorming trực tuyến. Vì vậy, khi đến lúc tổ chức phiên lập kế hoạch dài hạn của Rencher—một sự kiện kéo dài bốn giờ, trong đó 12 người quản lý sẽ vẽ ra ba năm tiếp theo của công ty—anh ta cảm thấy lo lắng. Có cách nào khác để sao chép thành công của ý tưởng đối thoại trực tuyến so với phiên in-person không?
May mắn thay, BambooHR đã làm việc trong Lucidchart—một ứng dụng vẽ sơ đồ thông minh được sử dụng bởi 25 triệu người trên toàn thế giới và 99 phần trăm trong số các công ty Fortune 500—và đã thử nghiệm sản phẩm mới nhất của Lucid, Lucidspark, một ứng dụng whiteboard trực tuyến. Với Lucidspark, đội ngũ BambooHR có thể chia sẻ ý tưởng thông qua các ghi chú dính, sơ đồ và hình ảnh, sau đó có thể phân loại những mục đó thông qua phân tích dữ liệu. Ngay cả khi không có bất kỳ hướng dẫn nào, công ty đã bắt đầu sử dụng nó trong một trong những cuộc họp quan trọng nhất của họ trong năm—và thấy sự cải thiện rõ ràng, ngay cả so với một số cuộc họp trực tuyến.
“Làm CEO, bạn lo lắng rằng mọi người sẽ ngồi trên cuộc gọi video với khuôn mặt trống rỗng và màn hình trống rỗng,” nói Rencher. “Nhưng Lucidspark làm cuộc họp trở nên vui nhộn và hấp dẫn hơn. Trong vài giây, tôi đã sử dụng các tính năng mới—như thêm ghi chú dính với ý tưởng trên đó—và thấy kết quả.” Cuộc họp, Rencher nói, đã hiệu quả hơn nhiều so với những gì anh ta có thể tưởng tượng—mở ra những khả năng mới cho việc brainstorming trực tuyến.
Trên khắp thế giới, các công ty đang phải đối mặt với một biến động có một không hai trong động lực văn phòng. Theo một cuộc khảo sát trong năm nay của công ty nghiên cứu Gartner, gần ba trong bốn nhà lãnh đạo trong thế giới tài chính nói họ dự định chuyển một số nhân viên của họ sang lịch trực tuyến toàn thời gian ngay cả sau đại dịch. Tuy nhiên, các CEO ngày càng cảm thấy thất vọng với một khía cạnh của công việc từ xa: hợp tác trực tuyến. Theo một bản tin gần đây của NPR, nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp—từ CEO của Microsoft Satya Nadella đến CEO của American Airlines Doug Parker—đều thất vọng với nhược điểm của cuộc họp kinh doanh qua video. Vấn đề chính? Như CEO của JPMorgan Chase, Jamie Dimon nói, không có “sự phản ứng sáng tạo.”
Cho đến nay, không có nền tảng nào có thể tái tạo được năng lượng và hiệu suất của các phiên brainstorming trực tuyến. Đó là điều thúc đẩy Lucid tạo ra Lucidspark, một nền tảng web củng cố hợp tác trực tuyến trong khi cũng cách mạng hóa trải nghiệm trực tiếp.
“Khi làm việc từ xa bùng nổ với Covid, chúng tôi nhận ra khó khăn khi tái tạo mức độ sáng tạo và đổi mới xảy ra khi bạn có mọi người trong một phòng và họ tương tác với nhau,” nói Karl Sun, CEO của Lucid. “Và khách hàng của chúng tôi cũng nói như vậy. Vì vậy, chúng tôi quyết định tạo ra một sản phẩm để làm điều đó.”
Trước đây trong năm nay, Sun và đội ngũ của anh bắt đầu xây dựng Lucidspark, sử dụng thập kỷ kinh nghiệm trong phần mềm hợp tác để ra mắt nền tảng mới vào tháng Mười. Tính năng chính của Lucidspark là một “bảng vẽ” cho phép các đồng tác giả thêm ghi chú, vẽ tự do, và kéo và thả hình dạng, tài liệu và hình ảnh lên màn hình. Bảng vẽ có kích thước không giới hạn, có nghĩa là nhiều người có thể làm việc trên một tài liệu cùng một lúc—và làm điều này ở khu vực của họ trên trang, xa khỏi người khác. Sau đó, khi họ sẵn sàng chia sẻ công việc của mình với đội ngũ, họ có thể “gọi” mọi người qua và hướng dẫn họ qua những gì họ đã sản xuất. Người khác sau đó có thể thêm ghi chú và hiểu biết của họ để xây dựng ý tưởng đó thêm, tạo ra một phiên brainstorming động, mang lại cả không gian làm việc nhóm và cá nhân.
Do đội ngũ Lucid đang làm việc từ xa trong khi tạo Lucidspark, một số tính năng độc quyền mà họ phát minh ra là kết quả trực tiếp của những sáng tạo của họ trong việc giải quyết vấn đề từ xa. Trong một phiên brainstorming số, ví dụ, nhân viên Lucid gặp khó khăn khi theo dõi ghi chú của ai là của ai. Vì vậy, đội ngũ đã đưa ra tính năng gọi là Color Collaborators, mà chỉ định một màu cho mỗi người sử dụng—cho dù họ đang sử dụng ghi chú dính, theo dõi bằng con trỏ, hoặc vẽ tự do—cho phép mọi người dễ dàng nhìn thấy ý tưởng của nhau và thậm chí sắp xếp chúng sau này theo chủ đề hoặc tầm quan trọng.
Lucid cũng có thể dựa vào cơ sở khách hàng trên toàn cầu của mình để giúp thiết kế nền tảng tốt nhất có thể. Một tính năng nổi bật trong Lucidspark, Voting, đến từ phản hồi của một khách hàng lâu dài làm việc với thực tập sinh trong Lucidchart. Công ty đang xây dựng một văn phòng mới và muốn thăm dò ý kiến của thực tập sinh về những điều quan trọng đối với thế hệ millennial trong môi trường làm việc vật lý.
“Họ cần một cách để đưa tất cả những người họ đang thăm dò ý kiến vào cùng một phòng ảo để bỏ phiếu cho những ý tưởng nảy sinh trong phiên brainstorm,” nói Marin Rowe, quản lý tiếp thị sản phẩm cấp cao tại Lucid. “Chúng tôi có một cách để thực hiện điều này như một biện pháp tạm thời trong Lucidchart, nhưng chúng tôi biết có một cách tiếp cận tốt hơn.” Các kỹ sư của Lucid nhanh chóng thêm tính năng bỏ phiếu vào Lucidspark, và từ đó nó đã trở thành một trong những tính năng được ưa chuộng nhất trong số những người sớm áp dụng ứng dụng.
Những tính năng độc đáo khác bao gồm việc thêm biểu cảm emoji cho ý tưởng, gắn nhãn cho ghi chú (và phân loại chúng với chức năng phân tích “Sắp xếp và Tập trung”), và kích hoạt chat nội bộ giữa các thành viên trong đội trong các cuộc họp. Ứng dụng nhắn tin Slack thậm chí có thể tích hợp với Lucidspark, và các công ty sẽ có thể sử dụng ứng dụng trong Zoom vào cuối năm nay.
Đối với Rencher và đội ngũ của anh tại BambooHR, Lucidspark đã trở thành một trò chơi thay đổi cho phiên lập kế hoạch của họ. Rencher đặc biệt thích Color Collaborators, giúp đội ngũ “thấy đầu óc của nhau đang nghĩ gì trong cuộc họp.” Và toàn bộ đội sử dụng tính năng hẹn giờ để duy trì phiên brainstorming theo kịp. “Chúng tôi là một nhóm đam mê,” anh nói. “Chúng tôi thích nói chuyện nhiều, và đồng hồ đếm thời gian giúp chúng tôi đồng bộ vì bạn thấy nó đếm ngược và biết đến lúc phải tiếp tục—thực sự tăng cường năng suất của chúng tôi.”
Và vì Lucidspark tương thích với Lucidchart, Rencher và đội ngũ của anh có thể dễ dàng chuyển ý tưởng giữa hai ứng dụng này, tạo ra một bộ công cụ hợp tác hình ảnh để nảy sinh ý tưởng và sau đó theo dõi và phân tích tất cả các dự án làm việc của họ.
“Lucidspark quá tuyệt vời, đến mức ngay cả khi chúng tôi trở lại văn phòng, đội ngũ cũng muốn sử dụng ứng dụng này thay vì bảng trắng vật lý,” Rencher nói. “Trong một phiên bốn giờ, chúng tôi đã có cái nhìn rõ ràng về tương lai làm việc.”
Chuyện này được sản xuất bởi Mytour Brand Lab cho Lucid.
