Buzz
Email này có thể khiến bạn phải suy nghĩ lại cách quản lý thời gian hiện tại của mình.
Theo bài viết của Jeremiah Dillionm, giám đốc Marketing sản phẩm của Google Apps for Work
Gần đây, tôi đã gửi email cho nhóm của mình về một thách thức nhỏ về quản lý thời gian. Phản ứng từ mọi người thật sự ngoài sức mong đợi và tôi muốn chia sẻ điều này với nhiều người hơn. Nhóm của tôi thậm chí đã làm video minh họa như bạn sẽ thấy dưới đây.
Đây là email một nhân viên gửi tới đồng nghiệp để chia sẻ về việc loại bỏ yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến năng suất cũng như cách tạo thêm thời gian cho bản thân.
To:…
Subject: Nếu bạn không có thời gian đọc email này thì… hãy đọc nó 2 lần
Dừng lại một lát. Thở sâu vào. Bây giờ nghĩ về cách bạn đang quản lý thời gian ở nhà.
Tự nhủ rằng tôi có thể cố gắng hơn. Thực tế là, trong quản lý thời gian, chúng ta thường thuộc hai dạng phổ biến là Người Tạo Lập và Người Quản Lý.
Người Quản Lý thường chia thời gian thành các khoảng 30 phút, thay đổi công việc như chơi Tetris - di chuyển khối hình để phủ kín không gian.
Ngược lại, Người Tạo Lập sắp xếp thời gian dựa trên năng lượng hàng ngày, tạo ra kế hoạch theo 12 hoặc 24 tiếng. Một cuộc họp ngắn cũng có thể ảnh hưởng tới kế hoạch của họ.
Chúng ta cần trở thành Người Tạo Lập.
Có lẽ bạn nghĩ “Ô, ý tưởng tốt, tôi sẽ thực hiện sau… Tôi có cuộc họp ngay.”
Nhưng không, bạn không thể làm như vậy. Bạn cần một mục tiêu rõ ràng trước khi bắt đầu. Xác định khi và ở đâu bạn sẽ áp dụng phương pháp quản lý thời gian này cho dự án của bạn. Hãy xem nghiên cứu dưới đây để hiểu rõ hơn về tác động của phương pháp này.
- Nhóm đầu tiên trong nghiên cứu được yêu cầu tập thể dục một lần mỗi tuần. Tuy nhiên, chỉ có 29% thực hiện.
- Nhóm thứ hai nhận yêu cầu tương tự với thông tin chi tiết về ý nghĩa của việc tập thể dục cho sức khỏe (ví dụ như nguy cơ tử vong sớm nếu không...). Kết quả, 39% thực hiện.
- Nhóm thứ ba được yêu cầu tập thể dục tại một địa điểm cố định, trong một thời gian cụ thể mà họ lựa chọn. Kết quả, có đến 91% thực hiện được.
Vì vậy, để thúc đẩy bản thân, hãy lập kế hoạch cụ thể hơn, bao gồm cả thời gian và địa điểm, và tốt nhất là cả những việc bạn sẽ thực hiện.
Có thể bạn lại nghĩ: “Tôi có thể bắt đầu vào... thứ Sáu, sau khi hết các cuộc họp?”
Để thực hiện phương pháp Make Time, hãy lên kế hoạch cho những việc sau:
Thứ Hai: Sau một kỳ nghỉ cuối tuần, hãy bắt đầu với những công việc nhẹ nhàng như đặt mục tiêu, sắp xếp thời gian và lập kế hoạch cho cả tuần.
Thứ Ba, Tư: Khi năng lượng đạt đến đỉnh điểm - giải quyết các vấn đề khó khăn nhất, sáng tạo ý tưởng cho các hoạt động Make Time trong tuần.
Thứ Năm: Năng lượng của bạn bắt đầu giảm - lên kế hoạch cho các cuộc họp, đặc biệt khi cần phải thống nhất công việc với đồng nghiệp.
Thứ Sáu: Mức năng lượng thấp nhất trong tuần - thực hiện các công việc nhẹ nhàng và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và người thân.
Hãy nhớ luôn tập trung vào kế hoạch Make Time của bạn vào buổi sáng, trước khi bạn trở nên mệt mỏi vào buổi chiều. Hãy dành thời gian cho các công việc lặp lại và quy trình vào buổi chiều thay vì buổi sáng.
