Buzz
Đôi khi chỉ cần vài thủ thuật giúp vợ, bạn có thể dành thời gian ăn cơm sớm.
Vào ngày Tết của các nhà giáo, thấy vợ đang phải ngồi tỉ mẩn gõ tay từng người trên danh sách trường xuống file Excel mới để in cho lớp thật là một công việc vất vả, đặc biệt với những người không thường xuyên sử dụng Excel như vợ tôi.
Danh sách trường có khoảng 5000 học sinh được sắp xếp theo họ của từng học sinh, với 3 cột là họ, tên đệm và tên được tách riêng do quá trình nhập liệu ban đầu bằng hệ thống máy tính của trường.
Cách làm của vợ tôi
Phương pháp mà vợ tôi đang áp dụng có thể được sử dụng ở bất kỳ nơi nào, cô ấy cuộn chuột qua 5000 dòng và tìm những người có dòng lớp là '11A11' rồi mở sang bảng Excel cá nhân để ghi lại thông tin.
Kết quả tuyệt vời là đã đến 12 giờ trưa rồi mà tôi vẫn chưa được ăn cơm.
Phương pháp mà tôi đề xuất
Để giải quyết vấn đề khó khăn mà vợ tôi đang gặp phải với phần thưởng là bữa trưa đúng giờ, tôi nhận thấy có 3 bước cần thực hiện để hoàn thành công việc trong vòng 5 phút thay vì mất đến 5 tiếng.
Bước đầu tiên là chọn ra 100 người trong số 5000 người có chung đặc điểm là học lớp '11A11'. Thay vì cuộn chuột, tôi sẽ sử dụng tính năng Bộ lọc trong Excel như sau:
Bôi đen toàn bộ bảng danh sách của trường, sau đó chọn Data > Filter.
Tất cả các cột dữ liệu trong bảng sẽ hiển thị một biểu tượng mũi tên.
Tìm kiếm lớp '11A11' và chọn nó.
Và đây là toàn bộ danh sách lớp đã được hiển thị.
Nhập Họ, tên đệm và tên bằng kí tự &
Vấn đề thứ hai giúp bữa trưa hôm nay thêm ngon miệng là việc kết hợp tên và họ của các học sinh thành một cột để in.
Tôi sẽ tạo một cột mới có tên là Họ và Tên, sau đó đặt một dòng công thức như sau:
= B5&C5
Nội dung của dòng này sẽ là kết hợp nội dung của cột B với cột C, được phân cách bằng ký tự &.
Sao chép công thức trên xuống tất cả học sinh trong lớp
Cách này khá đơn giản, thông thường vợ tôi sẽ di chuột vào góc của ô trên cùng để hiện lên biểu tượng dấu và kéo nó đến hết bảng là xong.
Nhấn Ctrl D thay vì kéo chuột hết bảng.
Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn đặc biệt là khi làm việc với bảng dài. Bạn chỉ cần đặt con trỏ ở ô đầu tiên, giữ Ctrl Shift và di chuyển mũi tên xuống. Thao tác này sẽ bôi đen toàn bộ phần bên dưới ô đó cho đến ô có nội dung hoặc hết bảng.
Sau đó, nhấn phím tắt Ctrl D để áp dụng công thức của ô đầu tiên vào tất cả các ô đã bôi đen.
Như vậy chúng ta có một bảng danh sách lớp hoàn chỉnh. Và tôi đã được ăn cơm trưa dù hơi muộn một chút.
