Người sáng lập đến người sáng lập: Hướng dẫn mở rộng quy mô cho một startup

Khi Henrik Gebbing và tôi thành lập Finoa tại căn hộ chung ở Madrid vào năm 2018, chẳng ai nghĩ rằng chỉ trong ba năm, chúng tôi đã có các thành viên đội ngũ trên khắp thế giới với kế hoạch phát triển theo hình chóp.

Rõ ràng, cách chúng tôi điều hành mọi thứ khi chỉ có một số ít chúng tôi sẽ không đủ bây giờ. Mở rộng doanh nghiệp của chúng tôi có nghĩa là vượt qua một số thách thức khó khăn để xây dựng một tổ chức bền vững.

Câu hỏi lớn nhất tôi nghe từ các nhà sáng lập khác là, “Làm thế nào tôi biết khi nào startup của tôi sẵn sàng để mở rộng quy mô?” Từ góc độ của tôi, câu trả lời là, “Khi bạn đã tìm ra một mô hình kinh doanh chiến thắng.” Điều này là một điểm quan trọng ở đây. Bạn phải có một mô hình kinh doanh hoạt động.

Không có ý nghĩa gì khi mở rộng nếu sản phẩm tối thiểu có thể của bạn không hoạt động và bạn không có chứng minh rằng bạn có thể kiếm tiền từ sản phẩm của mình một cách nào đó. Nói cách khác, đừng mở rộng nếu bạn không có khách hàng sẵn lòng trả tiền cho sản phẩm của bạn.

Sau khi bạn đã có một mô hình kinh doanh hoạt động và một nhóm khách hàng trả tiền, sau đó bạn có thể nghĩ đến việc mở rộng cơ sở khách hàng đó. Có hai cách bạn có thể đạt được điều này.

Một cách là mở rộng vào các quốc gia hoặc khu vực mới, còn cách khác là mở rộng vào các sản phẩm mới. Mỗi lựa chọn này sẽ đối mặt với một số thách thức cụ thể, nhưng đây là những gợi ý của tôi về cách chuẩn bị công ty trước khi mở rộng, để những thách thức này không làm trệ trạng thái tăng trưởng của bạn.

Mở rộng có thể thất bại nếu thiếu quy trình

Mở rộng một startup đặt ra nhiều vấn đề phức tạp — từ việc chia múi giờ đến việc thêm rất nhiều dòng và hộp mới vào biểu đồ tổ chức. Điều gì sẽ xảy ra với quy trình hoạt động của bạn khi bạn thêm người ở các vùng khác nhau hoặc ở các cấp quản lý khác nhau?

Nếu bạn đang thêm một sản phẩm mới, điều này tăng thêm độ phức tạp vào tình trạng chuỗi cung ứng, bộ phận thanh toán và đội ngũ phát triển của bạn, chỉ để kể một số khu vực bị ảnh hưởng.

Ví dụ, nếu bạn cố gắng mở rộng một doanh nghiệp với các quy trình quản lý dự án và bán hàng lỗi thì có thể bạn sẽ kết thúc với các đội bán hàng hứa hẹn cung cấp các bản cập nhật sản phẩm mà chưa được hoàn thành và kiểm thử.

Quản lý sẽ phải dành quá nhiều thời gian dập tắt những vụ cháy tổ chức và không đủ thời gian đảm bảo rằng doanh nghiệp cốt lõi đang hoạt động đúng cách — hoặc thu hút nhà đầu tư mới. Đây là một lĩnh vực mà mở rộng có thể thất bại.

Nguồn thông tin duy nhất của bạn ở đâu?

Thách thức chính mà sự mở rộng đưa ra đối với giao tiếp nội bộ là với luồng thông tin. Khi bạn có một đội ngũ năm người, việc thông tin về mọi thứ nhỏ (và không phải là nhỏ) đang diễn ra là khá dễ dàng.

Với nhiều người tham gia, khó khăn để đảm bảo thông tin liên quan đến những người cần nó. Ở đây, bạn có thể phải thiết lập các biện pháp nội bộ, bao gồm cuộc họp toàn bộ nhân sự, cuộc họp quản lý, các công cụ truyền thông như Slack, và thậm chí là email cho tất cả mọi người trong công ty khi cần.

Hãy nhớ, cũng cần phải có giao tiếp nội bộ như là một đường hai chiều: không chỉ là từ trên xuống, mà còn từ dưới lên. Việc thiết lập quy trình báo cáo rõ ràng cũng sẽ hữu ích khi bạn mở rộng vào các quốc gia hoặc khu vực mới. Công việc tại một địa điểm có thể được nhân bản tại một địa điểm khác, nhưng có thể tiến triển theo hướng rất khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn có các nhóm khu vực độc lập xây dựng các lộ trình triển khai sản phẩm, bạn có thể kết thúc với các khung thời gian rất khác nhau mà xung đột với kế hoạch ra mắt đang diễn ra bởi quản lý tiếp thị.

Quan trọng đặc biệt là phải có một nguồn thông tin duy nhất, một phương tiện trung tâm nơi tất cả thông tin liên quan và quan trọng được thu thập và chia sẻ, để mọi người ở mỗi địa điểm biết những người khác đang làm gì và ai là người chịu trách nhiệm.

Vì nhiều người đang làm việc từ nhà và địa điểm có thể mơ hồ đối với một số công ty, cấu trúc tập trung này nên được thiết lập bởi trụ sở và lãnh đạo để có một luồng thông tin minh bạch trong công ty.

Bạn không thể tiếp cận thị trường mới với những thông điệp cũ

Khi bạn bắt đầu mở rộng công ty, bạn nhận ra rằng khó khăn khi nhân đôi hình ảnh và thương hiệu của bạn cho một sản phẩm mới hoặc chuyển đổi trực tiếp nó vào một quốc gia mới. Bạn thường thấy điều này ở các công ty ô tô. Họ có tên khác nhau cho các phương tiện của họ, chiến dịch quảng cáo khác nhau.

Càng kinh doanh của bạn mở rộng quốc tế, càng quan trọng là phải điều chỉnh thương hiệu và tiếp thị của bạn cho thị trường mục tiêu, để phản ánh sở thích mà khách hàng ở những quốc gia này có thể có.

Nếu trụ sở chính của bạn ở Đức, bạn có thể biết những chương trình mà người ta thường xem và khi nào. Nhưng nếu bạn mở rộng sang Tây Ban Nha, nơi bạn không biết thị trường cũng, bạn cần đầu tư vào sự hỗ trợ từ các công ty PR hoặc tiếp thị địa phương có thể giúp bạn địa phương hóa thông điệp để có hiệu quả ở đó.

Tương tự, điều đó cũng áp dụng cho các startup mở rộng bằng cách thêm một sản phẩm mới. Bạn có thể đang bán sự thoải mái và tính sử dụng cho sản phẩm đầu tiên của bạn, nhưng có lẽ sản phẩm thứ hai đòi hỏi một cách tiếp cận khách hàng hoàn toàn khác nhau.

Kinh nghiệm mở rộng quan trọng khi tuyển dụng quản lý mới

Khi bạn mở rộng, bạn cần thực sự tăng gấp đôi hoặc gấp ba kích thước đội ngũ, điều này sẽ đặt ra vấn đề về việc duy trì văn hóa và ADN của công ty, đặc biệt là nếu bạn tích hợp người có đặc điểm đa dạng ở các múi giờ khác nhau.

Để giảm thiểu vấn đề, bạn cần chắc chắn có những người quản lý có kinh nghiệm mở rộng. Nếu bạn thêm sản phẩm, bạn cần những người quản lý sản phẩm có kinh nghiệm làm việc với loại mở rộng này. Họ sẽ tốt nhất có khả năng xử lý mọi vấn đề phức tạp nảy sinh khi sản phẩm mới được tích hợp vào các ưu đãi của công ty.

Nếu bạn mở một văn phòng ở một quốc gia mới, bạn cần tuyển dụng một người quản lý biết về quốc gia đó, thị trường và tài năng địa phương. Các công ty thành công tuyển dụng khoảng 30% người từ những người họ biết và dựa trên giới thiệu. Vì vậy, nên tìm kiếm một người quản lý đã làm việc tại trụ sở của bạn, phù hợp với văn hóa công ty và có kinh nghiệm hoặc đến từ quốc gia đó và biết thị trường.

Khi bạn có một người quản lý địa phương, người đó sẽ có khả năng tuyển dụng những tài năng phù hợp cho thị trường đó. Bạn cũng có thể làm việc với các công ty tuyển dụng quốc tế đã hỗ trợ các doanh nghiệp mở rộng quy mô. Họ sẽ có kết nối với tài năng và những người ở thị trường của họ.

Đối với các đội mới ở một quốc gia hoặc khu vực khác so với trụ sở, việc lãnh đạo dành thời gian với họ ở đầu tiên sẽ rất quan trọng.

Bạn phải thực sự hiện diện để họ biết họ được coi là một phần của toàn bộ công ty và không chỉ là bên ngoài nó. Điều quan trọng là phải có một mối liên kết mạnh mẽ ở đây, và tôi nghĩ cao nhất là mời những đội này đến trụ sở thường xuyên và tổ chức các hội nghị toàn công ty trực tiếp để mọi người có thể ở cùng nhau.

Thích ứng với sự mơ hồ

Khi Finoa phát triển, Henrik và tôi sớm nhận ra tốc độ tăng trưởng có thể trở nên quá nhanh đối với hai người sáng lập để chịu trách nhiệm cho mọi thứ. Là một người sáng lập, bạn cần phải chuyển giao trách nhiệm và trở nên thoải mái với sự mơ hồ.

Bạn sẽ không biết chính xác mọi người đang làm gì mỗi phút của mỗi ngày. Quan trọng là phải nhớ rằng bạn vẫn là người điều hành chiến lược tổng thể và chăm sóc cái nhìn tổng thể, vì vậy bạn không nên bị quấy rối bởi chi tiết nhỏ.

Để làm điều này, bạn cần tăng kích thước đội ngũ quản lý và giao nhiệm vụ vận hành cho những người bạn tin tưởng. Quy trình cũng trở nên quan trọng ở đây, vì có những quy trình này sẽ giúp bạn hợp tác với những người đó và duy trì kiến thức ở mức bề mặt về những điều đang diễn ra.

Như tôi đã đề cập trước đó, mở rộng có thể thất bại nếu các nhà sáng lập mất tập trung vì họ đang bận rộn với công việc cố gắng làm tất cả các công việc hàng ngày khi công ty phát triển.

Bạn không thể chuẩn bị và mở rộng cùng một lúc

Bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang thiết lập hệ thống và quy trình từ sớm, khi công ty của bạn bắt đầu phát triển. Đừng đợi đến khi bạn có sản phẩm tối thiểu có thể và một khách hàng cơ bản để bắt đầu chuẩn bị để mở rộng.

Càng chờ đến khi bạn đặt những quy trình này vào chỗ, càng khó để thiết lập chúng với một đội ngũ lớn hơn. Đến lúc đó, mỗi người đã phát triển phương pháp riêng của họ để làm việc và khó khăn khi muốn họ chuyển đổi hoàn toàn sang một hệ thống mới.

Cho dù bạn mở rộng vào các vùng mới hay các dòng sản phẩm mới, việc có các biện pháp trên sẽ giúp bạn mở rộng hoạt động của startup một cách thành công, đồng thời duy trì bản chất của công ty và giữ cho cái nhìn tổng thể trực tiếp trong tầm nhìn của bạn.