Nguyên Lý Pareto (Quy Tắc 80/20) Là Gì? Cách Áp Dụng Hiệu Quả

Nguyên Lý Pareto là một nguyên lý được nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto áp dụng toán học để mô tả sự phân phối của cải trong một quốc gia. Pareto đã chỉ ra rằng 80% tài sản của Ý thuộc về 20% dân số. Điều này đã dẫn đến việc áp dụng Quy Tắc 80/20, nội dung chính của nó là phần lớn mọi thứ trong cuộc sống không được phân bố đồng đều: 80% kết quả được tạo ra từ 20% nguyên nhân.

Dưới đây là một số ví dụ minh họa:

• 20% nhân viên tạo ra 80% hiệu suất: Tập trung vào việc động viên những nhân viên này.
• 20% lỗi nhỏ gây ra 80% vấn đề: Tập trung vào việc sửa chữa những lỗi này trước hết.
• 20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận cho công ty: Tập trung vào việc làm hài lòng những khách hàng này.

2. Tại Sao Nên Áp Dụng Quy Tắc 80/20 Cho Cá Nhân và Doanh Nghiệp?

Quy Tắc Pareto giúp tạo động lực và tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát triển và tạo ra sự khác biệt thay vì dành thời gian cho 80% mà không có nhiều kết quả.

Tuy nhiên, quy tắc 80/20 không chỉ khuyến khích tập trung vào 80% công việc quan trọng mà còn cần phải hoàn thành các nhiệm vụ còn lại để có một kế hoạch toàn diện. Nếu áp dụng Pareto vào hoạt động kinh doanh, bạn sẽ có cơ hội phân chia thời gian, tài nguyên và nỗ lực một cách hiệu quả nhất.

3. Bí Quyết Áp Dụng Nguyên Lý Pareto Hiệu Quả

Hãy tham khảo những bí quyết dưới đây để thành công khi áp dụng nguyên lý Pareto: 

Để tận dụng tối đa thời gian một cách hiệu quả, hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách tập trung giải quyết 20% công việc quan trọng nhất mà không để mình bị phân tâm bởi 80% công việc có thể hoãn lại. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất trong quá trình làm việc. Điều này sẽ làm cơ sở cho việc hoàn thành toàn bộ quy trình một cách dễ dàng và có giá trị.

3.2 Quy Tắc 80/20 Trong Kinh Doanh

• 20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp, do đó, công ty cần tập trung vào nhóm này. Hãy dành nguồn lực để làm hài lòng nhóm khách hàng này bằng cách thiết lập chính sách đãi ngộ phù hợp.
• 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là trọng tâm và đầu tư 80% công sức lao động hoặc thời gian. Thay vì tung ra hàng loạt, hãy tập trung vào sản phẩm chính và bán các sản phẩm phụ kèm theo.
• Trong cùng một sản phẩm, 20% tính năng quan trọng sẽ mang lại 80% giá trị của sản phẩm. Điều này giúp các bộ phận sản xuất, marketing và kinh doanh tập trung vào việc giới thiệu nhóm tính năng này cho khách hàng.
• 20% nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của doanh nghiệp, do đó, công ty nên tập trung vào việc duy trì mối quan hệ tốt với những nhà đầu tư lớn.
• Theo nguyên lý Pareto, 80% khiếu nại từ khách hàng và thiệt hại trong kinh doanh xuất phát từ 20% lỗi nhỏ nhất. Do đó, cần tập trung vào việc sửa chữa những lỗi này để tăng lợi nhuận cho công ty.
• Vì 20% nhân viên đóng góp 80% kết quả của công ty, việc công nhận và khen thưởng nhân viên xuất sắc là rất quan trọng. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc theo triết lý cân bằng giữa công việc và phần thưởng.

3.3 Nguyên Tắc 80 20 Trong Cuộc Sống

Trong cuộc sống, bên cạnh việc giúp quản lý thời gian cá nhân, nguyên tắc 80/20 cũng giúp bạn lựa chọn những mối quan hệ xã hội. Sẽ có lúc bạn nhận ra trong tất cả mối quan hệ quen thuộc, chỉ có 20% mối quan hệ thân thiết thực sự mang lại 80% niềm vui, hạnh phúc và sự chia sẻ trong cuộc sống.

Do đó, hãy dành 80% thời gian của bạn để ở bên cạnh người thân và bạn bè, cùng trò chuyện sâu sắc và cố gắng trân trọng từng khoảnh khắc đang trải qua. Điều này sẽ mang lại hạnh phúc và không có gì phải nuối tiếc khi nhìn lại cuộc đời.

4. Một Số Quan Niệm Sai Lầm Về Nguyên Tắc Pareto

Để hiểu rõ hơn về quy tắc Pareto và áp dụng hiệu quả hơn, bạn cần tránh những quan niệm sai lầm sau đây:

Điều quan trọng nhất cần nhớ khi áp dụng quy tắc là Pareto chỉ ra sự mất cân bằng ở một tỷ lệ nào đó. Việc suy nghĩ hai con số trong Quy Tắc 80/20 là 80+20=100 là hoàn toàn không chính xác. Nguyên tắc đôi khi còn bao gồm cả 60/3 nếu trường hợp 60% kết quả được tạo ra chỉ với 3% nguồn lực.

4.2 Liên Tục Áp Dụng Quy Tắc Sẽ Không Mang Lại Kết Quả 

Con Người Thường Bị Hạn Chế Bởi Thời Gian và Không Thể Hoàn Thành Công Việc Đúng Hạn. Bằng Cách Áp Dụng Quy Tắc 80/20, bạn Sẽ Chọn Ra Được 20% Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất Mang Lại Hiệu Quả Cao Nhất để Hoàn Thành Trước Tiên, Sau Đó Dành Thời Gian Cho 80% Công Việc Còn Lại.

4.3 Loại Bỏ Những Gì Không Thuộc Về 20%

Như Đã Đề Cập Ở Trên, Bạn Sẽ Ưu Tiên Cho 20% Công Việc Quan Trọng. Tuy Nhiên, Bạn Không Cần Phải Ưu Tiên Tuyệt Đối Bởi Vì Các Công Việc Còn Lại Cũng Cần Phải Được Hoàn Thành Đúng Hạn.