Nguyên tắc Parkinson: Mô hình Tối ưu Thời gian, Tăng Cường Hiệu Quả

1. Khái niệm về Nguyên tắc Parkinson là gì?

Bí ẩn của Nguyên tắc Parkinson

Ví dụ, bạn được cấp hai tuần để hoàn thành một dự án. Dù thời gian này dài, nhưng bạn có thể dành nhiều thời gian không cần thiết hoặc trì hoãn cho đến gần hạn chót. Cụ thể, công việc sẽ được kéo dài để phù hợp với thời gian bạn có.

2. Người sáng tạo của định luật Parkinson

Nguyên tác Parkinson được phát minh bởi một nhà sử học người Anh tên là Cyril Parkinson, sau khi ông nghiên cứu và quan sát nhân viên văn phòng ở Anh trong giờ làm việc. Cyril Parkinson nhận thấy rằng việc mở rộng tổ chức và cơ cấu sẽ làm giảm hiệu quả công việc. Ngược lại, việc thu hẹp nguồn nhân lực và rút ngắn thời hạn hoàn thành sẽ làm tăng hiệu quả và dễ dàng hơn trong việc hoàn thành công việc.

Nguyên tắc Parkinson

Luật Parkinson

3. Tại sao luật Parkinson ra đời

Khi được thêm thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, hầu hết mọi người thường trì hoãn và dùng hết thời gian đó (dù không cần thiết). Họ thường quan tâm đến việc 'Tôi có bao nhiêu thời gian?' thay vì 'Tôi cần bao nhiêu thời gian?'. Do suy nghĩ đó, họ thường kéo dài thời gian và hoàn thành công việc vào phút chót.

Nguyên nhân chính là trì hoãn, khiến mọi người trì hoãn công việc cho đến gần hết hạn, dù có thời gian thừa. Ngoài ra, cũng do không biết cách quản lý thời gian. Vì vậy, dù công việc đơn giản hay phức tạp, họ đều dùng hết thời gian cho phép.

Tóm lại, luật Parkinson phản ánh thực tế rằng con người thường không biết cách quản lý thời gian, không tận dụng hết khả năng, sự tập trung, tư duy và sự sáng tạo khi vẫn còn thời gian dư dả.

4. Ví dụ rõ ràng về định luật Parkinson

Nguyên tắc Parkinson

Luật Parkinson trong lĩnh vực Marketing:

Trong tình huống khác, bạn không có công việc nào khác và chỉ còn hai tuần để hoàn thành bài thuyết trình. Vì vậy, bạn tiếp tục chỉnh sửa cho đến khi gần hết thời hạn. Do đó, công việc của bạn bị kéo dài để chiếm hết thời gian được giao.

Giải pháp tối ưu là: Tất cả thành viên trong nhóm tiếp thị nên cùng nhau dự đoán thời gian cần thiết cho dự án thay vì đặt ra thời hạn một cách tùy ý. Bằng cách tập trung vào thời gian cần thiết thay vì thời hạn, bạn sẽ tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Luật Parkinson trong lĩnh vực thiết kế lookbook:

Cách tiếp cận tốt nhất là:

Định luật Parkinson và quản lý thời gian làm việc:

Cách tiếp cận tốt nhất là:

5. 5 cách sử dụng đúng luật Parkinson

Fastdo

5.1 Tạo ra kế hoạch chi tiết

Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc rất quan trọng. Nhân viên sẽ ít trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn. Việc thiết lập một kế hoạch chi tiết có thể giúp họ quản lý thời gian hiệu quả. Đồng thời, bạn cũng sẽ đánh giá được thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Khi lập kế hoạch, bạn cần xác định những điều sau: 

• Mục tiêu SMART của bạn là gì?
• Danh sách các nhiệm vụ và hành động mà bạn cần thực hiện
• Hoạch định thời gian thực hiện rõ ràng
• Những nguồn lực bạn cần để thực hiện công việc
• Xác định cụ thể những mốc thời gian mà bạn sẽ xem xét lại tiến trình.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xây dựng một chiến lược toàn diện với quy mô lớn cho các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong doanh nghiệp của mình. Chiến lược sẽ là động lực để thúc đẩy hiệu suất làm việc của bạn và nhóm của bạn.