Buzz
Tóm lại, để nâng cao hiệu quả của việc đặt câu hỏi, điều quan trọng nhất là cách tư duy và vị trí chính xác của người hỏi. Dưới đây là sáu tiền đề tư duy mà Mihiro Matsuda - tác giả cuốn sách “Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng” - hy vọng những nhà chất vấn có thể ghi nhớ sâu trong tâm trí.
1/ Tập trung lắng nghe
Thường thì, một nhân viên luôn mong muốn được sếp của mình lắng nghe và thông cảm. Bạn đã từng gặp tình huống đến với người khác để lắng nghe nhưng cuối cùng lại phát hiện ra rằng, bạn là người nói nhiều hơn chưa? Khi bắt đầu trò chuyện với người khác, hãy tập trung vào việc lắng nghe. Điểm chính là không nên gián đoạn hoặc phủ nhận ý kiến của họ khi họ đang nói.
Muốn thành thạo kỹ năng lắng nghe, hãy thực hành trò chơi “Một phút dành cho lắng nghe” tại nơi làm việc. [...] Hãy tạo thành cặp đôi và trong vòng 1 phút, mỗi người chỉ tập trung lắng nghe đối phương nói. Việc này không khó nhưng khi thực hiện, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy mãn nguyện khi có ai đó lắng nghe một cách nghiêm túc. Người đóng vai “người nghe” sẽ rèn luyện khả năng kiềm chế mong muốn diễn đạt ý kiến của mình một cách tự nhiên.
2/ Đồng tình tạm thời, không vội phủ nhận ý kiến của đối phương
Khi đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời, đừng ngay lập tức phản đối ý kiến của họ. Dù câu trả lời là gì, hãy tạm thời chấp nhận bằng cách nói như “À”, “Thì ra là vậy”. Việc nhắc lại ý kiến của đối phương cũng mang lại hiệu ứng tích cực.
Chấp nhận tạm thời không phải là đồng ý hoàn toàn hay từ chối câu trả lời của đối phương, mà là thừa nhận rằng: “Người này có quan điểm như vậy đối với vấn đề đang được thảo luận” và thể hiện sự tôn trọng: “Tôi rất nghiêm túc lắng nghe ý kiến của bạn”. Nếu có điều gì bạn không đồng ý và nghĩ “Người này suy nghĩ quá hẹp hòi”, hãy kiềm chế cảm giác muốn “bác bỏ” ý kiến đó và tạm chấp nhận quan điểm đó trước.
Khi bị từ chối ngay lập tức, nhân viên sẽ cảm thấy căng thẳng mỗi khi cấp trên hỏi câu hỏi. Thêm vào đó, họ sẽ suy nghĩ không phải “Tôi muốn nói gì?” mà là “Tôi nên nói thế nào để không bị sếp trách mắng?”. Đôi khi, vì sợ câu trả lời bị từ chối hoặc không được đánh giá cao, họ trở nên im lặng. Khi bạn phản đối ý kiến của người khác, đó chính là lúc “mạch kết nối” giữa hai bên bị ngắt. Cuối cùng, điều duy nhất còn lại là sự giáo huấn không ngừng từ cấp trên và động lực làm việc của nhân viên cũng giảm đi.
Sau khi chấp nhận câu trả lời từ cấp dưới, bước tiếp theo là đào sâu vào quan điểm đó bằng câu hỏi “Tại sao cậu nghĩ như vậy?” Luôn có khả năng rằng phía sau câu trả lời mà ta cho là “nông cạn” lại ẩn chứa những suy luận ngoài sức tưởng tượng. Ngoài ra, trong quá trình trả lời một câu hỏi, chính bản thân người được hỏi cũng có thể đưa ra những ý kiến mới.
[...]
3/ Thay vì cố gắng khắc phục những vấn đề “không thể”, hãy khích lệ những khả năng “có thể”
Thường thì, cấp trên thích tìm ra “điểm yếu” của nhân viên. Điều này là do việc chỉ ra những lỗi lầm và thiếu sót dễ hơn là tôn trọng sở trường và suy nghĩ về việc phát triển tương lai của nhân viên. Tâm lý thích chỉ đạo đã sâu sắc trong tư duy của một phần lãnh đạo. Dĩ nhiên, chính vì lý do này mà nhiều nhân viên không thể phát triển.
[...] Một điều quan trọng mà người lãnh đạo cần chú ý đó là sở trường của nhân viên. Để nhận biết điều đó, hãy thử sử dụng câu hỏi “Hiện tại, điều gì đang diễn ra suôn sẻ nhất?” Sau khi nhận được câu trả lời, bạn hãy sử dụng những lời khen như “Xuất sắc”; “Tuyệt”; “Làm tốt lắm” để đáp lại. Những người không thường xuyên khen ngợi cần phải nhận thức về điều này và sử dụng các từ này nhiều hơn!
---
Đây là ba trong sáu quy tắc tư duy mà tác giả Mihiro Matsuda cho rằng những người chất vấn nên thấu hiểu sâu sắc. Nếu bạn nhận ra hình bóng của sếp trong những điều này, hãy dũng cảm chia sẻ bài viết này với ông ấy. Hoặc để biết thêm về tất cả sáu quy tắc tư duy, hãy tặng ông ấy cuốn sách “Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng”.
Với cách viết dễ hiểu, tập trung vào việc đặt câu hỏi đúng, cuốn sách sẽ là một công cụ hữu ích cho độc giả, đặc biệt là những người gặp khó khăn trong việc giao tiếp với nhân viên, và muốn thay đổi bản thân.
Mytour gợi ý bạn đọc cuốn sách này!
