Nhân viên điều phối đơn hàng là ai? 6 kỹ năng cần có để thành công!

Nhân viên điều phối đơn hàng là người đảm nhận việc phân công và giám sát công việc trong mỗi doanh nghiệp. Cùng Mytour khám phá công việc của một điều phối viên thực sự là gì? Những công việc cụ thể hằng ngày của họ và những kỹ năng quan trọng mà một nhân viên điều phối cần sở hữu.

Nhân viên điều phối đơn hàng là ai?

Nhân viên điều phối đơn hàng có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý công việc và hướng dẫn các hoạt động để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trong tiếng Anh, công việc này gọi là Order Dispatcher (dành cho ai muốn biết tên gọi của nhân viên điều phối đơn hàng trong tiếng Anh).

Người điều phối đơn hàng là người giám sát toàn bộ quá trình từ khi nhận hàng từ chủ hàng cho đến khi giao hàng tới tay người mua. Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên điều phối đơn hàng đang gia tăng, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vận chuyển, tạo cơ hội lớn cho những ai mong muốn thử sức với công việc này.

Chi tiết công việc của nhân viên điều phối

Cập nhật thông tin đơn hàng vào hệ thống

Khi nhận được đơn hàng từ khách, nhân viên điều phối sẽ nhập tất cả các thông tin liên quan đến đơn hàng vào hệ thống. Những thông tin cần thiết bao gồm: tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, trọng lượng hàng hóa, phí vận chuyển và số tiền thu hộ (nếu có).

Ngoài ra, nhân viên điều phối còn cần nhập mã vận đơn để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ giao hàng. Sau đó, nhân viên điều phối sẽ bố trí người giao hàng đến địa chỉ của chủ hàng để thu gom hàng hóa.

Điều phối hàng hóa đến các bưu cục địa phương gần người nhận

Sau khi hàng hóa được tập kết tại bưu cục, chúng sẽ được phân loại và chuyển tiếp đến các bưu cục địa phương. Lúc này, nhân viên điều phối tại các điểm bưu cục địa phương sẽ chịu trách nhiệm phân phối các đơn hàng. Thông tin về quá trình vận chuyển sẽ được cập nhật thường xuyên trên hệ thống.

Điều phối, sắp xếp tuyến đường và giao hàng cho nhân viên vận chuyển

Khi hàng hóa đã đến bưu cục địa phương, nhân viên điều phối sẽ phân công các đơn hàng cho các shipper trong khu vực, đồng thời tối ưu hóa tuyến đường giao hàng. Nhân viên điều phối cũng sử dụng hệ thống ứng dụng kết nối giữa shipper và công ty giao nhận để theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.

Giám sát quá trình giao hàng cho đến khi hoàn tất, thu thập tiền thu hộ

Nhân viên điều phối phải báo cáo tình trạng của các đơn hàng chưa giao trong ngày, dựa trên các yếu tố như tỷ lệ giao hàng thành công, lý do chưa giao được... Nếu đơn hàng không thành công sau 3 lần giao, nhân viên điều phối sẽ cho trả về bưu cục người gửi. Đồng thời, nhân viên điều phối cũng có nhiệm vụ tổng hợp các khoản thu: tiền hàng, tiền thu hộ và phí vận chuyển lên hệ thống.

Những kỹ năng quan trọng mà nhân viên điều phối cần có

Kỹ năng điều phối công việc

Đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với nhân viên điều phối. Họ cần hiểu rõ điểm mạnh và khả năng của từng thành viên trong nhóm để có thể phối hợp và tối ưu hóa tiến độ công việc. Đồng thời, điều phối viên phải biết phân chia công việc hợp lý, đảm bảo không làm gián đoạn và hoàn thành công việc nhanh chóng nhất có thể.

Kỹ năng hướng dẫn và chỉ đạo

Nhân viên điều phối cần phát triển kỹ năng này để truyền đạt mục tiêu và yêu cầu công việc một cách rõ ràng, đặc biệt là đối với đội ngũ giao hàng. Họ là người trực tiếp phân công công việc và hướng dẫn cách thức thực hiện để đạt được hiệu quả tối ưu. Đây là kỹ năng thiết yếu đối với công việc điều phối.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Điều phối viên cần giao tiếp thường xuyên với các đối tác và shipper để hiểu rõ yêu cầu của mỗi bên và thống nhất các kế hoạch công việc. Ngoài ra, họ cũng phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Mỗi ngày, nhân viên điều phối sẽ trực tiếp tương tác và phân công nhiệm vụ cho shipper, vì vậy việc cải thiện kỹ năng giao tiếp sẽ giúp họ truyền đạt thông tin rõ ràng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố không thể thiếu đối với mỗi nhân viên điều phối. Công việc điều phối yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ với nhiều người, từ shipper đến các phòng ban khác. Việc sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp nhân viên điều phối làm việc hiệu quả hơn, đảm bảo mọi công việc được hoàn thành tốt nhất khi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp cùng hợp tác.

Khả năng quản lý thời gian

Với nhân viên điều phối, kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng. Họ cần lên kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý để đơn hàng có thể đến tay khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

Bên cạnh đó, nhân viên điều phối còn phải quản lý lịch làm việc của nhiều shipper. Vì vậy, khả năng quản lý thời gian không chỉ giúp tối ưu công việc cá nhân mà còn cải thiện hiệu quả công việc của toàn bộ đội ngũ.

Đón đầu công nghệ và truyền thông

Nếu bạn dự định trở thành một nhân viên điều phối, việc nắm vững các kỹ năng sử dụng mạng xã hội và công nghệ mới là điều cần thiết. Bạn sẽ cần thành thạo việc sử dụng các nền tảng như Twitter, Facebook, Snapchat, Instagram,...

Ngoài ra, nhân viên điều phối luôn phải làm việc trên các hệ thống công nghệ thông tin để xử lý và tiếp nhận đơn hàng. Nếu không thường xuyên cập nhật những thay đổi về công nghệ, họ sẽ gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc được giao.

Đánh giá công việc của nhân viên điều phối đơn hàng tại các công ty giao hàng

Tại thị trường Việt Nam hiện nay, những đơn vị giao hàng uy tín được nhiều người lựa chọn phải kể đến như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T,... Mỗi công ty đều có những chính sách đãi ngộ khác nhau cho từng vị trí công việc.

Mỗi công ty đều có những ưu điểm và hạn chế riêng trong công tác quản lý nhân sự. Khi ứng tuyển vào bất kỳ công ty nào, bạn nên đọc kỹ mô tả công việc để đảm bảo doanh nghiệp đó phù hợp với mong muốn của mình, tạo điều kiện gắn bó lâu dài.

Các hình thức tuyển dụng và mức lương cho nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng có trách nhiệm lập kế hoạch và phân công công việc để vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công việc này khá dễ dàng để ứng tuyển, đặc biệt phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường, vì họ có thể tìm thấy nhiều cơ hội tại các doanh nghiệp để bắt đầu sự nghiệp.

Vị trí này có 2 phương thức tuyển dụng phổ biến:

• Tuyển dụng qua mạng: Công ty đăng tin tuyển dụng nhân viên điều phối đơn hàng trên website chính thức hoặc các nền tảng tuyển dụng trực tuyến.
• Tuyển dụng trực tiếp tại văn phòng: Công ty sẽ dán thông báo tuyển dụng ngay tại cửa ra vào trụ sở của mình.

Với công việc nhân viên điều phối đơn hàng, mức lương trung bình thường rơi vào khoảng 5 triệu VND mỗi tháng.

Trên đây là những thông tin cơ bản mà bạn cần biết nếu muốn tìm hiểu về công việc nhân viên điều phối đơn hàng, các kỹ năng cần có và mức lương khởi điểm hiện nay. Ngoài ra, Mytour cũng cung cấp thông tin về nhiều ngành nghề khác để bạn có thể lựa chọn công việc phù hợp. Chúc bạn thành công trong công việc tìm kiếm của mình!

Tác giả: Phúc Hồng.