Nhân viên kế hoạch là gì và những yêu cầu cần thiết

Nhân viên kế hoạch là một vị trí được nhiều doanh nghiệp và tổ chức chú ý. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về nhân viên kế hoạch, vai trò của họ và những kỹ năng cần thiết để làm việc tại vị trí này. Thêm vào đó, Mytour cũng sẽ chia sẻ những mẹo hữu ích để bạn có thể vượt qua vòng phỏng vấn cho vị trí nhân viên kế hoạch.

I. Nhân viên kế hoạch là gì?

Nhân viên kế hoạch (hay còn gọi là nhân viên lập kế hoạch) là người đảm nhận trách nhiệm xây dựng và quản lý kế hoạch cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Công việc của họ khá phức tạp, bao gồm: thu thập và phân tích thông tin, đề xuất kế hoạch hoạt động, lập kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực, theo dõi và báo cáo kết quả. Để thực hiện tốt công việc này, nhân viên kế hoạch cần liên tục trau dồi kiến thức và rèn luyện các kỹ năng cần thiết.

II. Những nhiệm vụ mà nhân viên kế hoạch cần thực hiện là gì?

2.1 Soạn thảo và xây dựng kế hoạch

Nhân viên kế hoạch có trách nhiệm soạn thảo kế hoạch và xây dựng chi tiết cho từng hoạt động, bao gồm: các mục tiêu, các hoạt động cần thực hiện, nguồn lực sử dụng, thời gian thực hiện và các tiêu chí đánh giá kết quả.

Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên kế hoạch. Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân viên kế hoạch cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định rõ mục tiêu và kế hoạch tổng thể của tổ chức: Trước khi tiến hành lập kế hoạch, nhân viên kế hoạch cần hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch tổng thể của tổ chức.

2. Định hình các hoạt động cần thực hiện: Nhân viên kế hoạch cần xác định các hoạt động như sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, quản lý tài chính, marketing, quản lý nhân sự,… để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3. Xác định các nguồn lực cần thiết: Nhân viên kế hoạch cần chỉ ra các nguồn lực như nhân lực, tài chính, vật liệu, thiết bị,… để thực hiện các hoạt động đã xác định trong kế hoạch.

4. Xác định thời gian thực hiện: Sau khi đã xác định các hoạt động và nguồn lực cần sử dụng, nhân viên kế hoạch cần lập thời gian cho từng hoạt động.

5. Đánh giá và đề xuất các chỉ tiêu đánh giá kết quả: Cuối cùng, nhân viên kế hoạch cần thiết lập các chỉ tiêu đánh giá kết quả, có thể bao gồm doanh số, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của khách hàng, v.v.

2.2 Đảm bảo tiến độ công việc

Nhân viên kế hoạch có trách nhiệm theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện, nhằm giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động hiệu quả và ngăn ngừa phát sinh các vấn đề khác. Nếu không duy trì được tiến độ, các hoạt động có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến thành công của dự án và hoạt động của tổ chức.

2.3 Thống kê và báo cáo tình hình doanh nghiệp

Trong quá trình lập kế hoạch và giám sát tiến độ, nhân viên kế hoạch cần theo dõi các chỉ tiêu và số liệu để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý. Họ cũng có thể tham gia vào việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch và quyết định.

Tóm lại, mặc dù thống kê và báo cáo tình hình doanh nghiệp hoặc tổ chức là trách nhiệm chính của nhân viên kế hoạch, nhưng công việc này liên quan đến việc thu thập và phân tích dữ liệu để phục vụ cho lập kế hoạch công.

2.4 Một số công việc khác

1. Tối ưu hóa hoạt động: Nâng cao hiệu quả tổ chức thông qua việc đề xuất các giải pháp nhằm giảm chi phí.

2. Đánh giá kết quả: Sau khi hoàn tất các hoạt động hoặc dự án, nhân viên kế hoạch cần đánh giá kết quả để rút ra bài học và cải thiện quá trình lập kế hoạch cho tương lai.

3. Tư vấn và hỗ trợ: Cung cấp tư vấn cũng như hỗ trợ cho các bộ phận và đơn vị khác trong tổ chức về lập kế hoạch và giám sát tiến độ.

4. Nghiên cứu và phân tích: Thực hiện nghiên cứu và phân tích về thị trường, ngành nghề, xu hướng, cũng như các kỹ thuật mới nhằm đề xuất các kế hoạch phát triển và nâng cao sức cạnh tranh của tổ chức.

III. Các tiêu chuẩn cơ bản để trở thành nhân viên kế hoạch

Để trở thành một nhân viên kế hoạch, cần đáp ứng nhiều yêu cầu và tiêu chuẩn khác nhau tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp, tổ chức hoặc lĩnh vực. Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản mà nhân viên kế hoạch cần có để làm việc hiệu quả.

3.1 Kiến thức và chứng chỉ chuyên môn

Nhân viên kế hoạch cần có kiến thức sâu rộng về quản lý dự án cùng với các công cụ hỗ trợ, bao gồm: lập kế hoạch, định lượng công việc, xác định tiến độ, phân tích rủi ro, đánh giá tài nguyên và phân bổ ngân sách. Để đáp ứng những yêu cầu này, nhân viên kế hoạch nên sở hữu chứng chỉ chuyên môn như PMP (Project Management Professional) từ Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI).

Bên cạnh đó, nhân viên kế hoạch cần nắm vững kiến thức về kế toán, thống kê, phân tích dữ liệu và các công cụ quản lý dự án nhằm hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và theo dõi tiến độ của các dự án.

3.2 Kỹ năng cá nhân

3.2.1 Khả năng quản lý thời gian

Để trở thành một nhân viên kế hoạch chuyên nghiệp, không chỉ cần kiến thức và chứng chỉ chuyên môn mà còn phải sở hữu các kỹ năng cá nhân xuất sắc. Trong số đó, khả năng quản lý thời gian được xem là một trong những kỹ năng thiết yếu. Nhân viên kế hoạch cần biết cách tổ chức công việc của mình để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà không cảm thấy áp lực.

3.2.2 Khả năng giao tiếp và thuyết trình

Nhân viên kế hoạch cần có kỹ năng giao tiếp và thuyết trình xuất sắc để truyền tải thông tin một cách chính xác, tiếp nhận ý kiến một cách nhanh chóng và thuyết phục đội ngũ cũng như các bên liên quan. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp còn giúp nhân viên kế hoạch nhanh chóng phát hiện và khắc phục vấn đề, thông báo những thay đổi và đề xuất các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.

3.2.3 Khả năng sắp xếp và tổ chức

Khả năng sắp xếp và tổ chức là một trong những kỹ năng thiết yếu đối với nhân viên kế hoạch. Khi thực hiện các kế hoạch, họ cần xác định những công việc cần làm và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Tiếp theo, họ phải bố trí các công việc một cách hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng cho dự án. Bên cạnh đó, họ cũng cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố để đảm bảo sự thành công của dự án.

Để tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả, nhân viên kế hoạch cần có khả năng phân tích và đánh giá các nguồn lực hiện có trong tổ chức, bao gồm nhân lực, tài chính và trang thiết bị. Họ cũng cần xác định các rủi ro và thách thức có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm giảm thiểu ảnh hưởng của chúng.

3.2.4 Khả năng giải quyết tình huống

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có thể phát sinh nhiều tình huống không lường trước, chẳng hạn như sự cố kỹ thuật, thay đổi yêu cầu từ khách hàng hoặc các vấn đề pháp lý. Đối mặt với những tình huống này, nhân viên kế hoạch cần có khả năng phân tích, đề xuất các phương án giải quyết và đánh giá hiệu quả của từng phương án.

Để giải quyết tình huống một cách hiệu quả, nhân viên kế hoạch cần có tư duy logic, khả năng sáng tạo và sự quyết đoán. Họ cũng cần trang bị kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực mà tổ chức đang hoạt động để đưa ra các giải pháp thích hợp.

Thêm vào đó, việc thường xuyên đối mặt với các tình huống phức tạp trong quá trình thực hiện kế hoạch cũng giúp nhân viên kế hoạch phát triển kỹ năng quản lý rủi ro và nâng cao trình độ chuyên môn trong công việc.

3.2.5 Sử dụng công nghệ thông tin

Trong kỷ nguyên 4.0, việc áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý dự án trở nên thiết yếu đối với công việc của nhân viên kế hoạch. Những công nghệ và phần mềm này hỗ trợ nhân viên kế hoạch trong việc quản lý và giám sát tiến độ dự án một cách chính xác và hiệu quả hơn. Nhân viên kế hoạch cần phải thành thạo và có khả năng sử dụng các công nghệ cùng phần mềm quản lý dự án để đảm bảo công việc được thực hiện chuyên nghiệp và nhanh chóng.

Một số phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay như Microsoft Project, Asana, Trello, Basecamp, JIRA và nhiều phần mềm khác. Nhân viên kế hoạch cần nắm vững tính năng và cách sử dụng của từng phần mềm này để phát huy hiệu quả tối đa.

Nhờ vào các công nghệ hiện đại, nhân viên kế hoạch có khả năng truy cập và chia sẻ thông tin dự án một cách nhanh chóng và thuận tiện. Chẳng hạn, việc sử dụng email, ứng dụng nhắn tin và các hệ thống lưu trữ trực tuyến như Google Drive, Dropbox... giúp nhân viên kế hoạch dễ dàng chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm.

3.3 Kinh nghiệm làm việc

Để có thể ứng tuyển vào vị trí này, ứng viên cần có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án, kế hoạch hoặc các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề mà tổ chức đang hoạt động.

Để tích lũy kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, nhân viên kế hoạch cần tham gia vào các dự án hoặc công việc liên quan đến quản lý dự án, lập kế hoạch, hoặc hợp tác với các chuyên gia trong ngành. Việc tham gia các khóa học, buổi tập huấn hoặc đào tạo cũng là những cách hiệu quả để nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên kế hoạch.

IV. Bạn có nên trở thành nhân viên kế hoạch?

4.1 Cơ hội nghề nghiệp

Hiện tại, vị trí nhân viên kế hoạch mở ra nhiều cơ hội tại các doanh nghiệp và tổ chức, vì họ luôn cần những chiến lược để phát triển và tăng trưởng. Bạn có thể kiểm tra thông tin tuyển dụng trực tiếp trên trang web của doanh nghiệp hoặc tìm kiếm trên các trang web việc làm như Mytour để tham khảo.

Không chỉ riêng vị trí nhân viên kế hoạch, mà ở bất kỳ ngành nghề nào, những người mới bắt đầu thường có mức lương khởi điểm không cao, nhưng sẽ dần tăng theo thời gian và kinh nghiệm làm việc.

4.2 Mức lương trung bình

4.3 Lộ trình thăng tiến trong công việc

Nhân viên kế hoạch có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn như chuyên viên kế hoạch, trưởng nhóm kế hoạch, hoặc giám đốc kế hoạch, tùy thuộc vào kinh nghiệm và khả năng của mỗi người. Tuy nhiên, để đạt được sự thăng tiến trong nghề này, việc liên tục cập nhật kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm là rất cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc.

V. Mẹo để vượt qua phỏng vấn nhân viên kế hoạch

Nếu bạn đang chuẩn bị cho phỏng vấn vị trí nhân viên kế hoạch, dưới đây là một số mẹo giúp bạn thành công trong vòng phỏng vấn:

5.1 Chuẩn bị cho các câu hỏi thường gặp

Tìm hiểu về công ty và vị trí đang tuyển dụng, chú ý đọc kỹ các yêu cầu công việc và mô tả chức danh nhân viên kế hoạch. Hãy lập danh sách các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn và chuẩn bị câu trả lời thích hợp cho từng câu hỏi.

5.2 Soạn thảo và trình bày CV cá nhân

Một bản CV ấn tượng và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng loạt ứng viên. Hãy trình bày rõ ràng các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn một cách thuyết phục. Đảm bảo rằng CV của bạn được định dạng một cách chuyên nghiệp và chính xác.

5.3 Chuẩn bị tâm lý cho buổi phỏng vấn

Hãy đến trước thời gian phỏng vấn để tạo ấn tượng tốt với lễ tân hoặc người phỏng vấn. Đặt mục tiêu trình bày một cách rõ ràng những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân. Hãy tự tin và thân thiện khi trả lời các câu hỏi.

Bên cạnh đó, hãy chuẩn bị một số câu hỏi để hỏi nhà tuyển dụng nhằm thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn về công việc cũng như công ty. Chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn!