Công việc tư vấn tuyển sinh thu hút nhiều sự chú ý của giới trẻ vì môi trường làm việc thuận lợi, không yêu cầu quá nhiều về bằng cấp và mức lương hấp dẫn. Nhưng để làm nhân viên tư vấn tuyển sinh, cần phải có những kỹ năng gì và thực hiện những công việc cụ thể nào? Mời bạn đọc tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây!
1. NHÂN VIÊN TƯ VẤN TUYỂN SINH LÀ GÌ?
1.1 ĐỊNH NGHĨA
Người tư vấn tuyển sinh đóng vai trò là đại diện của các tổ chức giáo dục, đồng thời hiểu rõ về chương trình đào tạo, đối tượng học, với những kỹ năng giúp thu hút học viên đến trường hoặc trung tâm. Vai trò này đóng góp quan trọng vào sự thành công của các tổ chức giáo dục như trường đại học và các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, kỹ năng...
Đừng quên vai trò của nhân viên tư vấn tuyển sinh trong việc thu hút học viên và thúc đẩy sự phát triển của các tổ chức giáo dục!
1.2 NHÂN VIÊN TƯ VẤN TUYỂN SINH LÀM VIỆC GÌ?
Tiếp xúc với học sinh và phụ huynh, giới thiệu và tư vấn về các chương trình học phù hợp.
2. MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TƯ VẤN TUYỂN SINH
Dưới đây là mô tả chi tiết về các nhiệm vụ chính mà một nhân viên tư vấn tuyển sinh thường thực hiện:
2.1 CÔNG VIỆC TUYỂN SINH
Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên tư vấn tuyển sinh, bao gồm một số công việc cụ thể như sau:
Tìm và thu hút sinh viên
Quảng cáo khóa học và giải đáp câu hỏi
Thực hiện một số chiến dịch tiếp thị
Tuyển sinh trực tiếp
2.2 Công việc tư vấn
Sau khi liên hệ với khách hàng, chuyên viên tư vấn sẽ giới thiệu các khóa học, chương trình học và cơ sở đào tạo của trung tâm. Sau đó, tiến hành tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về các khóa học này.
Một số nhiệm vụ trong việc tư vấn khách hàng bao gồm:
a. TƯ VẤN TRỰC TIẾP
- Chào đón học viên tại phòng tuyển sinh.
- Hiểu nhu cầu về khóa học của học viên.
- Giới thiệu thông tin về khóa học: chương trình đào tạo, học phí, ưu đãi, thời khóa biểu,...
b. TƯ VẤN TRỰC TUYẾN
- Nhận cuộc gọi từ học viên.
- Giải đáp thắc mắc qua điện thoại, email, mạng xã hội,...
- Hiểu nhu cầu về khóa học của học viên.
- Tư vấn chi tiết về các chương trình đào tạo.
2.4 CÔNG TÁC CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG (HỌC VIÊN)
Bên cạnh các hoạt động tuyển sinh, tư vấn và quản lý khách hàng, nhân viên tư vấn tuyển sinh còn có trách nhiệm chăm sóc khách hàng như sau:
- Chủ động thăm hỏi học viên về khả năng thích ứng và tiếp nhận chương trình đào tạo sau một thời gian.
- Nhắc nhở học viên về thời khóa biểu và lịch thi.
- Cung cấp thông tin bổ sung về các khóa học (nếu có).
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ gắn bó, kết nối với mạng lưới khách hàng tiềm năng.
- Ngoài ra, tổ chức tư vấn các dịch vụ giáo dục đặc biệt như dịch vụ giáo dục trẻ em tại các trung tâm Anh ngữ sẽ yêu cầu sự hỗ trợ từ nhân viên tư vấn tuyển sinh đối với phụ huynh của học viên.
2.5 MỘT SỐ CÔNG VIỆC KHÁC
Ngoài các nhiệm vụ chính đã đề cập, nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng phải thực hiện một số công việc khác như sau:
- Liên hệ với giáo viên, giảng viên và phụ huynh (nếu cần).
- Tổ chức và sắp xếp lớp học.
- Kiểm tra và hỗ trợ kỳ thi tại trung tâm.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện, các hoạt động đào tạo ngoại khóa.
- Theo dõi và quản lý văn phòng phẩm.
- Tham dự các cuộc họp và phổ biến các quy định nội bộ của trung tâm.
- Báo cáo công việc cho cấp trên.
3. YÊU CẦU TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN TƯ VẤN TUYỂN SINH
3.1 YÊU CẦU VỀ BẰNG CẤP
Tư vấn tuyển sinh là một ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao và các yêu cầu cũng không quá khắt khe. Vì vậy, các bạn trẻ muốn ứng tuyển vào vị trí này có thể tham khảo các tiêu chuẩn sau:
- Có bằng cao đẳng/đại học trở lên.
- Đã có kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ khách hàng trước đó, ưu tiên các bạn làm trong lĩnh vực liên quan đến giáo dục.
- Nếu ứng tuyển vào làm tại các trung tâm ngoại ngữ, cần có chứng chỉ ngoại ngữ tương ứng. Ví dụ, ứng tuyển làm nhân viên tư vấn tuyển sinh tại trung tâm dạy tiếng Trung cần có chứng chỉ HSK.
3.2 YÊU CẦU VỀ KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN
Vì nhân viên tư vấn tuyển sinh là người đại diện cho các trung tâm, tổ chức giáo dục nên không thể thiếu kiến thức chuyên môn. Để trở thành một chuyên viên tư vấn giỏi, bạn cần có các kiến thức cơ bản như:
- Đảm bảo am hiểu sâu rộng về sản phẩm/dịch vụ của tổ chức: Các khoá học, chương trình đào tạo, chi phí học phí, lộ trình, các sự kiện sắp tới,...
- Nắm rõ quy trình tư vấn tuyển sinh.
- Thành thạo thủ tục và hồ sơ nhập học.
3.3 Yêu cầu về kỹ năng
Yêu cầu kỹ năng nào cần có cho nhân viên tư vấn tuyển sinh?
3.3.1 Kỹ năng nghe
Phải hiểu rõ tâm trạng của khách hàng để cung cấp thông tin, tư vấn phù hợp.
Một số điều cần nhớ khi lắng nghe khách hàng trong quá trình tư vấn tuyển sinh:
- Không chỉ truyền đạt thông tin về khoá học của tổ chức mà còn tương tác và lắng nghe khách hàng để thể hiện sự tôn trọng và tạo ấn tượng tốt với họ.
- Nghe một cách chân thành, kết hợp giao tiếp bằng ánh mắt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể để khách hàng cảm nhận bạn đang chăm chú lắng nghe.
- Nếu khách hàng còn e ngại và ít nói, đừng quên đặt những câu hỏi mở để giúp họ chia sẻ nhiều hơn những gì họ muốn.
3.3.2 Kỹ năng thích ứng linh hoạt
Sẵn lòng tiếp nhận và hỗ trợ những khách hàng khó tính nhất
Khi gặp phải tình huống bất ngờ hoặc khách hàng khó thuyết phục, cần giữ thái độ bình tĩnh và cẩn trọng phân tích vấn đề để linh hoạt tìm ra cách giải quyết thích hợp nhất. Lưu ý tránh tạo ra mâu thuẫn gây hậu quả không đáng có.
3.3.3 Kỹ năng thấu hiểu tâm lý
Nắm bắt nhu cầu và hiểu được tâm lý của khách hàng
3.3.4 Kỹ năng quản lý thời gian
Xây dựng một lịch trình làm việc thông minh
Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực tư vấn tuyển sinh. Việc làm việc mà không có kế hoạch và không hiệu quả có thể khiến bạn bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.
3.3.5 Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng thuyết phục là yếu tố quan trọng giúp bạn tiếp cận và đạt được sự tin tưởng của khách hàng, từ đó quảng bá thành công khóa học của bạn. Để thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn, hãy áp dụng những mẹo sau:
- Trong quá trình tư vấn, hãy quan tâm đến nhu cầu của khách hàng thay vì chỉ tập trung vào việc giới thiệu khóa học.
- Hãy hỗ trợ một cách nhiệt tình và trả lời mọi thắc mắc để tăng cơ hội thuyết phục khách hàng.
- Hiểu và thông cảm với khách hàng, không ép buộc họ tham gia khóa học mà bạn tư vấn. Hãy linh hoạt thay đổi thời gian phù hợp hơn.
- Mô tả các lợi ích của khóa học, chương trình khuyến mãi,... để thuyết phục một cách thông minh.
- Khi khách hàng tự tìm đến bạn, điều đó chứng tỏ họ đang có nhu cầu tìm hiểu khóa học. Chỉ cần bạn thuyết phục bằng cách xây dựng niềm tin, khách hàng sẽ chấp nhận tham gia.
3.3.6 Kỹ năng thu thập thông tin
Quá trình tư vấn tuyển sinh yêu cầu kiến thức sâu rộng về các dịch vụ, khóa học của trung tâm và cơ sở giáo dục. Một lỗi phổ biến của nhân viên tư vấn là tư vấn sai chuyên ngành hoặc không phù hợp với nhu cầu và định hướng của học viên. Vì vậy, cần phải cẩn thận trong việc tìm kiếm và lựa chọn thông tin phù hợp để giới thiệu và tư vấn các khóa học, chương trình đào tạo đáp ứng đúng nhu cầu của học viên.