Buzz
Muốn hiểu rõ về nhân viên văn phòng là gì? Đọc ngay bài viết dưới đây để có cái nhìn toàn diện!
Nhân viên văn phòng là gì?
Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, nhiều người thường nghĩ rằng đây là một công việc dễ dàng và không gây mệt mỏi. Tuy nhiên, thực tế công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng và đảm nhận nhiều nhiệm vụ phức tạp. Ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên văn thư, nhân viên pháp chế, nhân viên marketing, nhân viên tổ chức sự kiện.
Xem thêm:
- Nhân viên mua hàng là gì? Chi tiết về mức lương
- Nhân viên điều phối là gì? Công việc và 6 kỹ năng cần có
- Trợ lý là gì? Top 5 Vị trí trợ lý có lương cao nhất
- Nhân viên thống kê là gì? 5 Kỹ năng và mức lương hiện tại
- Nhân viên phát triển thị trường là gì? 5 Yếu tố và kỹ năng cần có
Vai trò của nhân viên văn phòng
Để hiểu rõ hơn về công việc trong văn phòng, đọc ngay về vai trò của nhân viên văn phòng. Họ có vai trò và chức năng riêng biệt tùy thuộc vào trình độ chuyên môn.
- Áp dụng kiến thức chuyên môn để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và phát triển.
- Nhân viên văn phòng tham mưu cho ban lãnh đạo để doanh nghiệp hoạt động mạnh mẽ.
- Kết nối với các bộ phận khác để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu chung.
Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng
Một số vị trí của nhân viên văn phòng bao gồm:
Vị trí lễ tân văn phòng
Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân văn phòng là:
- Trả lời điện thoại và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Đón tiếp khách đến thăm hoặc làm việc tại công ty
- Hướng dẫn khách đến các bộ phận liên quan
- Hỗ trợ sắp xếp phòng họp và tổ chức hội thảo
Công việc văn thư, lưu trữ hồ sơ
- Tiếp nhận và phân loại các văn bản gửi đến công ty
- Xử lý và gửi văn bản ra ngoài theo yêu cầu
- Lưu trữ và sắp xếp các hồ sơ, văn bản công ty
- Quản lý lịch làm việc và họp của các phòng ban
- Sắp xếp và in ấn giấy tờ khi cần
Quản lý nhân sự
- Thực hiện việc theo dõi chấm công và quy định làm việc của nhân viên
- Quản lý hồ sơ và theo dõi chế độ bảo hiểm của nhân viên
- Giải đáp thắc mắc và liên hệ với bộ phận liên quan đến quyền lợi của nhân viên
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
- Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm cần thiết cho công ty
- Chịu trách nhiệm quản lý văn phòng phẩm và tài sản của công ty
Hỗ trợ các dự án của công ty
Các nhân viên văn phòng sẽ hỗ trợ các dự án của công ty theo các nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị và in các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ cần thiết cho dự án
- Đảm bảo phương tiện di chuyển, nơi ở và ăn uống cho nhân viên thực hiện dự án
- Chuẩn bị trang thiết bị để dự án diễn ra suôn sẻ
Các công việc hành chính khác
- Nhân viên pháp lý
- Thanh toán các khoản chi phí của công ty
- Tổ chức sự kiện nội bộ, truyền thông
- Thư ký giám đốc
Nhân viên văn phòng cần có 5 kỹ năng và phẩm chất sau
1. Chuyên môn nghiệp vụ văn phòng
Để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc, bạn cần phải hiểu và thực hiện đúng những yêu cầu cơ bản của công việc.
Nhân viên văn phòng cần am hiểu và linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ văn phòng như máy tính, Excel, Powerpoint, Word, máy in và máy scan để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
2. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng đối với nhân viên văn phòng. Nó giúp tạo sự thuận lợi trong trao đổi thông tin với đồng nghiệp và khách hàng, góp phần tạo dựng mối quan hệ tốt với các đối tác.
Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác cũng rất quan trọng. Điều này giúp xây dựng niềm tin và sự tôn trọng trong môi trường làm việc.
Khả năng lắng nghe và đánh giá ý kiến từ tập thể giúp nhân viên văn phòng nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc.
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt và sáng tạo là điều vô cùng quan trọng đối với nhân viên văn phòng. Họ cần tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách thông minh và hiệu quả để duy trì hiệu suất làm việc.
Sự đoàn kết trong nội bộ sẽ bị ảnh hưởng nếu không giải quyết tốt các vấn đề phát sinh.
4. Chủ động, nhanh nhẹn
Nhân viên văn phòng cần phải tỏ ra chủ động và nhanh nhẹn trong việc xử lý thông tin và giải quyết vấn đề.
Điều này sẽ giúp họ được đồng nghiệp, đối tác và lãnh đạo đánh giá cao.
5. Cẩn thận, tỉ mỉ
Trong việc lưu trữ chứng từ, in ấn và chuyển giao văn bản, nhân viên văn phòng cần phải cực kỳ cẩn trọng. Họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trong việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban và đối tác.
Mỗi công việc, dù nhỏ nhất cũng đều đòi hỏi sự tỉ mỉ từng chi tiết để tránh rủi ro nhầm lẫn và mất mát chứng từ.
Mức lương của nhân viên văn phòng
Mức lương của nhân viên văn phòng phụ thuộc vào vị trí công việc và cấp bậc.
Mức lương cấp bậc nhân viên
Mức lương cấp bậc thư ký, trợ lý
Mức lương cấp bậc quản lý
Muốn trở thành nhân viên văn phòng nên học ngành gì?
Quản trị kinh doanh
Lựa chọn ngành quản trị kinh doanh sẽ mở ra nhiều cơ hội cho bạn trẻ muốn làm nhân viên văn phòng. Bạn cần có kiến thức sâu rộng về quản trị kinh doanh, từ nền tảng đến các lĩnh vực chuyên ngành như quản trị nhân sự, marketing, tài chính...
Chương trình đào tạo đa dạng giúp bạn linh hoạt đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong công ty.
Nhờ đó, bạn có thể tận dụng lợi thế và phát triển sự nghiệp một cách toàn diện.
Quản trị văn phòng
Ngành này tập trung vào việc quản lý và đánh giá các hoạt động văn phòng. Cung cấp kiến thức cơ bản về công việc văn thư, lưu trữ tại các tổ chức và doanh nghiệp.
Quản trị nhân lực
Ngành này đào tạo về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Học viên được trang bị kỹ năng quản lý, đào tạo và đánh giá nhân viên.
Kế toán
Công việc này yêu cầu kiến thức chuyên môn về kế toán - kiểm toán. Bạn sẽ học về thu thập, xử lý thông tin tài chính và quản lý ngân sách kinh doanh.
