Nhiệm vụ và yêu cầu cho nhân viên xuất nhập khẩu

Sự đa dạng trong công việc của nhân viên xuất nhập khẩu

Tính thú vị của ngành nghề xuất nhập khẩu

Các vị trí làm việc trong ngành xuất nhập khẩu

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu: Vai trò và tính thú vị

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu: Công việc và mức thu nhập

Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

• Tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng cho sản phẩm của công ty
• Thương lượng và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng
• Nghiên cứu và phát triển thị trường mới để tiếp cận sản phẩm
• Tư vấn về luật pháp và thuế nhập khẩu để hỗ trợ khách hàng
• …

Kiến thức cần thiết cho nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

• Có khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo (tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung,…)
• Biết lập kế hoạch và đối mặt với áp lực cao
• Có khả năng tìm kiếm thông tin thị trường và khách hàng
• Kỹ năng sử dụng các tài khoản B2B (Alibaba, Tradekey,…)

Cách tích lũy kinh nghiệm thực tiễn trong ngành xuất nhập khẩu

• Thực tập tại các công ty xuất nhập khẩu như ngành thủ công mỹ nghệ, than đá, thủy sản, gỗ,…
• Học hỏi từ các kênh thông tin thực tiễn như trên website và ground sale xuất nhập khẩu

2. Chức năng của nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ (Document staff) thuộc bộ phận chứng từ có trách nhiệm chính là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được vận chuyển lên tàu theo yêu cầu của các công ty khai thác và Forwarder.

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là đảm bảo sự chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, cũng như đảm bảo quy trình giao hàng cho khách hàng tuân thủ đúng theo quy định pháp luật.

Vai trò của nhân viên chứng từ

Công việc của nhân viên chứng từ ở vị trí xuất nhập khẩu bao gồm:

• Soạn thảo và xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến, và khai báo thông tin hàng hóa với hải quan,…
• Chuẩn bị các bộ chứng từ khai hải quan, bộ chứng từ xin cấp C/O và hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng hóa yêu cầu giấy phép), cũng như hồ sơ xin đăng ký chất lượng (đối với một số mặt hàng đặc biệt), và các văn bản liên quan cho các bên có liên quan.
• Liên hệ với khách hàng và phối hợp với bộ phận hiện trường (Operator) để thực hiện thủ tục thông quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu
• Lưu trữ hồ sơ và chứng từ như thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, và mẫu hàng,…
• Liên lạc với các nhà cung ứng và khách hàng để sắp xếp lịch chuyển hàng và giao nhận hàng
• Cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
• Thực hiện việc lập báo cáo và so sánh hàng tồn kho hàng tuần, hàng tháng với các phòng ban liên quan.

Yêu cầu kiến thức:

• Sử dụng thành thạo tiếng Anh. Có khả năng đọc hiểu và soạn thảo các chứng từ bằng tiếng Anh, giao tiếp cơ bản. (chủ yếu qua email và Skype)
• Am hiểu về tin học văn phòng
• Có kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ trong công việc
• Có khả năng làm việc dưới áp lực vì nhân viên chứng từ luôn phải chịu áp lực về thời gian hoàn thành, về áp dụng các quy định mới trong quá trình xuất nhập khẩu hay vận chuyển. Và phải chịu trách nhiệm đối với mọi sai sót trong hợp đồng.
• Hiểu biết về các loại chứng từ như Hợp đồng, Hóa đơn, Danh sách đóng gói,…
• Phù hợp với các bạn có tính cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc

Kinh nghiệm cần có trong lĩnh vực xuất nhập khẩu về chứng từ:

Ngoài kiến thức chuyên môn từ trường học, việc học hỏi và trau dồi kiến thức từ bên ngoài là điều cần thiết. Hiện nay, có nhiều CLB Logistics tại Việt Nam như: 

CLB Logistics FTU2, CLB Logistics ĐH giao thông vận tải, CLB Logistics BVU,…

Ngoài việc tổ chức các cuộc họp định kỳ để chia sẻ kiến thức cho các thành viên, các CLB còn tổ chức các buổi hội thảo, chuyên đề hoặc cuộc thi nhằm giúp học viên hiểu rõ hơn về ngành này, đặc biệt là về vị trí nhân viên chứng từ.

3. Nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu ở vị trí mua hàng

Nghề mua hàng đòi hỏi khả năng học hỏi liên tục và cập nhật thông tin về giá cả và nguyên vật liệu mới.

Nhân viên mua hàng phải đảm bảo rằng các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ sản xuất của công ty được mua từ những nhà cung cấp đáng tin cậy. Nhiệm vụ chính của họ là tối ưu hóa giá trị cho công ty thông qua thỏa thuận về thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Bạn đã hiểu rõ về công việc của nhân viên xuất nhập khẩu ở vị trí mua hàng chưa? Bạn quan tâm đến vị trí nào? Chúc bạn thành công trong sự nghiệp!