Buzz
Không phải ai cũng thừa nhận rằng, khi gặp áp lực, chúng ta thường tỏ ra không muốn thêm việc, nhưng rồi lại cuối cùng chấp nhận làm tiếp!
Tại sao chúng ta lại thích bản thân luôn bận rộn hoặc nói cách khác là đam mê công việc? Tại sao khi trước mắt là một đống giấy tờ và dự án đang chất chồng, chúng ta lại bất ngờ cảm thấy hoảng sợ và lạc lõng? Việc bận rộn dường như trở nên phổ biến. Và từ đó, vấn đề bắt đầu xuất hiện.
Có một sự nghịch lý trong việc mọi người đều bận rộn như thế này.
Những ai có lòng tham vọng cao trong sự nghiệp thường thích đối mặt với những công việc phức tạp và muốn được công nhận tài năng của mình, do đó họ thường xuyên gặp phải tình trạng cấp bách (hoặc nói cách khác, là bận rộn). Tuy nhiên, càng bận rộn, họ càng khó có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc hay tạo ra những ý tưởng sáng tạo.
Nếu việc bận rộn được coi là bằng chứng cho thấy bạn đang làm rất tốt trong lĩnh vực của mình, thì có thể bạn đã hiểu lầm giữa việc bận rộn và sự được công nhận. Tuy nhiên, trái ngược với việc bận rộn không phải là lười biếng. Trái lại, việc không bận rộn - đó chính là làm việc có mục đích, có lựa chọn và có sự ưu tiên hợp lý. Lười biếng xảy ra khi người khác kiểm soát thời gian của bạn. Còn làm việc có mục tiêu xảy ra khi bạn là người kiểm soát cuộc sống của mình.
Khi bận rộn, bạn thường bỏ lỡ một công cụ quan trọng nhất để tăng cường hiệu suất làm việc, đó là niềm vui và sự nghỉ ngơi. Để làm việc hiệu quả, sáng tạo và năng suất hơn; chúng ta cần thoát khỏi vòng quay vô tận của cuộc sống hiện đại ngày nay.
Một nhóm nghiên cứu tại ideas42 (một tổ chức phi lợi nhuận sử dụng khoa học hành vi để giải quyết các vấn đề trong thế giới thực) phân tích các tình huống và cách làm việc dẫn đến tình trạng bận rộn, quá tải; họ phát hiện ra một điểm chung: Mặc dù các tổ chức thường nhấn mạnh về cân bằng và nghỉ ngơi, nhưng ít có tổ chức nào thực sự thực hiện được điều này.
Đối với một số người, điều này là không thể. Công ty của bạn có quá ít nhân sự nhưng lại có quá nhiều công việc, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc phải chấp nhận làm hết mọi thứ. Đối với những người khác, vấn đề đến từ kỹ năng quản lý thời gian hạn chế. Bạn liên tục nhảy từ công việc này sang công việc khác trong thời gian ngắn, chỉ để hoàn thành công việc mà thôi.
Nhưng sự thật phổ biến hơn là: Bạn thích bận rộn!
Sự bận rộn vắt kiệt sức lực của bạn như thế nào?
Sự bận rộn có thể khiến bạn cảm thấy hạnh phúc, nhưng cũng đang dần hao mòn sức khỏe của bạn.
Dù bạn biết bạn cần cân bằng giữa công việc và cuộc sống, dành thời gian cho những việc ý nghĩa hơn hoặc tạm 'offline' để nghỉ ngơi, nhưng việc thực hiện điều đó lại khó khăn.
Hiện tượng này được gọi là “đường hầm” và đây là cách nó hoạt động.
Khi chúng ta bận rộn đến mức phải tối mặt tối mũi ở mọi nơi, trả lời email, tham gia các cuộc họp - thời gian trở nên quý báu. Trong tình trạng thiếu thời gian đó, não bộ của chúng ta sẽ tự động “tắt bớt” một phần chức năng.
Bất thình lình, chúng ta không thể nhìn ra được hình dung lớn hơn, chỉ tập trung vào những nhiệm vụ ngắn hạn và thường là ít giá trị nhất. Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, sự thông minh sẽ giảm đi 13 điểm nếu ta rơi vào trạng thái 'đường hầm'.
Tuy nhiên, khi cuối cùng có thời gian để thư giãn vào cuối ngày, ta lại cảm thấy như đã bỏ lỡ một ngày hoàn toàn. Một nghiên cứu trên Harvard Business Review đã chỉ ra rằng, đa số nhân viên dành 80% thời gian hàng ngày cho các công việc bận rộn, để lại rất ít thời gian cho những việc quan trọng hơn cho bản thân.
Nếu không có sự can thiệp, chúng ta sẽ bị cuốn vào vòng lặp này mỗi ngày. Và khi sự bận rộn vượt quá giới hạn, cơ thể sẽ báo động đến mức cảnh báo tới sức khỏe của ta.
Tác dụng ngược của sự bận rộn là gì?
Khi sự bận rộn không mang lại lợi ích như chúng ta nghĩ, thay vì đó, điều thay thế là gì? Sự chậm rãi? Sự năng động? Hay sự cởi mở và sảng khoái? Như đã đề cập trước đó, sự bận rộn không chỉ khiến thời gian bị thiếu hụt, mà còn hạn chế nhiều lựa chọn của con người.
Đừng tin tưởng quá nhiều vào những gì các nhà khoa học nói. Tuy nhiên, qua nhiều năm nghiên cứu, đã chứng minh rằng một số hoạt động trái ngược hoàn toàn với sự bận rộn có tác động tích cực. Dưới đây là một số ví dụ:
- Chán chường và mơ mộng vào ban ngày: Nghiên cứu chỉ ra rằng, việc bỏ qua một số công việc nhỏ trong một hoạt động lớn hơn có thể giúp tăng cường sự sáng tạo.
- Nghỉ ngơi đúng nghĩa: Tham gia vào các hoạt động ngoài trời thường là đặc điểm chung của những người thành công trong kinh doanh, nghệ sĩ và lãnh đạo.
- Tập trung sâu sắc: Một nghiên cứu cho thấy, việc tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất có thể tăng năng suất lên đến 500% so với việc nhảy từ công việc này sang công việc khác.
- Tương tác xã hội: Theo một nghiên cứu, việc tham gia vào tương tác xã hội có thể nâng cao sự nhận thức ngay lập tức.
- Tách biệt với công việc: Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, việc tách biệt với công việc có thể giảm mệt mỏi, trì hoãn và cải thiện tâm trạng.
Nói rằng bạn muốn ít bận rộn không dễ dàng chút nào. Nhưng như đã thấy, sự bận rộn có thể dẫn đến quyết định thiếu cẩn trọng và ảnh hưởng đến sức khỏe. Thay vào đó, để thoát khỏi vòng xoáy của sự bận rộn, bạn cần phải có sự nhận thức và sáng suốt về nguyên nhân ban đầu khiến bạn rơi vào tình trạng này.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là sự bận rộn là một vấn đề mà chỉ do bạn cá nhân gây ra. Như các vấn đề về quản lý thời gian hay tập trung, nó là trách nhiệm của cả cá nhân và tổ chức để cùng nhau khắc phục.
Cho dù bạn làm việc ở vị trí nhân viên hay sếp, dưới đây là vài gợi ý giúp bạn giảm căng thẳng tại nơi làm việc:
1. Hiểu rõ thời gian của mình nên dành cho những công việc nào
Cách đơn giản nhất để tránh rơi vào 'đường hầm' là nhận thức đúng về cách sắp xếp thời gian và thiết lập những rào cản cần thiết cho từng công việc hàng ngày.
2. Quản lí sự bận rộn bằng cách phương pháp “backup” thời gian
Rất khó để nói rằng bạn sẽ không bận rộn trong suốt một ngày làm việc. Luôn có những vấn đề cần giải quyết hoặc cuộc họp cần tham dự. Tuy nhiên, khi bận rộn đến, bạn cũng có quyền tự do để kiểm soát lịch trình của mình. Bạn có thể kiểm soát sự bận rộn bằng cách dự trù thời gian riêng cho nó. Đó là cách 'backup' thời gian hoạt động. Đơn giản là bạn lập kế hoạch trước cho mỗi phút giây trong ngày làm việc của mình và dành một ít 'khoảng trống' cho một số công việc cụ thể.
Điều này giúp giảm bớt sự bận rộn vì một số lý do sau đây:
Đầu tiên, việc 'backup' thời gian giúp bạn nhận ra và dành thời gian cho những công việc thực sự quan trọng. Có thể là việc lập trình, viết văn hay thiết kế - bất kể công việc bạn được giao.
Thứ hai, nó giúp bạn chia nhỏ ngày làm việc thành các đoạn thời gian cụ thể, thay vì làm việc linh tinh giữa các nhiệm vụ. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, chúng ta lãng phí từ 20-80% thời gian năng suất của mình khi chuyển đổi giữa các công việc.
Tuy nhiên, khi bạn lên kế hoạch thời gian như vậy, hãy chú ý đến các sai lầm - tức là, sự lạc quan quá mức về thời gian hoàn thành một nhiệm vụ.
3. Có sự phân chia rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi
Sự bận rộn chỉ là một phản ứng phụ của cách chúng ta thích thú xem xét một sự chuyển đổi lớn hơn.
Với sự tiến triển của công việc tri thức, rất khó để mọi người thấy được kết quả của công việc vào cuối ngày. Mục tiêu và nhiệm vụ của chúng ta trở nên mơ hồ hơn, khiến cho chúng ta phải làm việc chăm chỉ hơn. Chúng ta hành động như thể chúng ta rất bận rộn, mong muốn nhận được sự chú ý và sự khen ngợi từ mọi người.
Tuy nhiên, khi có cái nhìn sâu sắc hơn về khối lượng công việc mình đảm nhận, chúng ta sẽ không cần phải tỏ ra bận rộn như vậy trước mắt mọi người. Điều này cũng nên được áp dụng vào thời gian nghỉ ngơi của bạn. Với vai trò là một sếp hoặc quản lí, nhân viên sẽ lấy bạn làm gương mẫu.
Khi chúng tôi phỏng vấn hơn 700 chuyên gia về giao tiếp trong công việc, họ đã chia sẻ về cách công việc xâm chiếm cuộc sống của họ. 60% cho biết họ phải xem và trả lời email công việc ngoài giờ làm hàng ngày. Do đó, việc phân chia rõ ràng thời gian làm việc và nghỉ ngơi sẽ giúp nhân viên thực sự có thời gian để nghỉ ngơi và sạc lại năng lượng cho một ngày mới.
Không chỉ có sự bận rộn, cuộc sống đa màu sắc hơn bạn tưởng
Sẽ không gì tệ hơn khi sau một ngày làm việc dài, bạn trở về nhà và tự hỏi 'Mình đã làm gì cả ngày?'.
Sự bận rộn làm mất đi ý nghĩa sống và các mối quan hệ xã hội của chúng ta. Thay vì sống với ý nghĩa và động lực để phát triển, chúng ta lại bị cuốn vào việc chứng minh một cái gì đó vô nghĩa.
Cũng như nhà triết học La Mã cổ đại Seneca từng viết trong tác phẩm On the Shortness of Life:
Mọi người đều đồng lòng rằng không ai có thể thành công khi luôn bận rộn. Bởi tâm trí bị quá tải bởi hàng loạt việc, không tập trung sâu sắc vào điều gì, nhưng lại vội vã từ chối tất cả. Cứ như muốn chứa đựng mọi thứ vào đầu óc. Sống là quan trọng nhất. Và không có gì khó học hỏi hơn việc sống'
Hoặc như Tim Kreider đã viết cuối bài “Cái bẫy của 'Bận rộn'”: “Cuộc đời này quá ngắn ngủi để mãi mãi bận rộn như vậy”
