Buzz
Đầu tiên, tạo ra danh sách hành động có hiệu quả:
Thường thì bạn có nhiều việc hơn là thời gian bạn có để hoàn thành chúng, vì vậy đôi khi chúng ta bị chìm đắm trong một đống việc từ quan trọng đến vô bổ và kết quả là không làm được việc gì cả. Việc lập danh sách hành động giúp bạn có thể kiểm soát từng nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
1. Xác định thời gian cho danh sách hành động
2. Ghi lại các nhiệm vụ cần hoàn thành trong thời gian đã chọn
3. Lựa chọn mức độ chi tiết thực tế
4. Kết hợp các nhiệm vụ để tăng hiệu quả trong cùng một khoảng thời gian
5. Sắp xếp các nhiệm vụ theo độ ưu tiên
6. Dành thêm thời gian cho:
- Công việc phải làm hàng ngày
- Các nhiệm vụ bất ngờ hoặc làm gián đoạn
- Tìm kiếm sự hỗ trợ và lời khuyên cho các nhiệm vụ phải thực hiện nhưng không biết cách làm
- Thư giãn, ăn uống, uống cafe,...
7. Loại bỏ những công việc không thể hoàn thành
- Loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết, không bắt buộc ra khỏi danh sách
- Ủy thác những công việc không quan trọng cho người khác nếu có thể
8. Hỏi ý kiến của người quản lý nếu bạn không có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng
9. Kiểm tra danh sách: Hỏi bản thân với các nhiệm vụ này, liệu bạn có thể đạt được mục tiêu hay không?
10. Kiểm tra nhật ký: Ghi lại thời gian cho từng nhiệm vụ để kiểm soát tiến độ làm việc, những nhiệm vụ quan trọng không hoàn thành sẽ được chuyển sang ngày tiếp theo.
Thứ hai, ưu tiên khối lượng công việc:
Sau khi liệt kê tất cả các nhiệm vụ, bạn cần biết cách xác định thứ tự ưu tiên cho mỗi nhiệm vụ để biết làm việc gì trước, làm việc gì sau.
1. Xác định cơ sở cho sự ưu tiên công việc
- Nhiệm vụ nào có giá trị cao nhất?
- Nhiệm vụ nào không quan trọng lắm?
- Quy định nào để xác định điều đó?
- Mục tiêu cốt lõi nào cần đạt được?
2. Hiểu rõ sự khác biệt giữa CẤP THIẾT và QUAN TRỌNG
3. Loại bỏ những nhiệm vụ mà sẽ không bao giờ có thời gian để làm và không nên làm
4. Quyết định hoạt động nào là quan trọng nhất trong danh sách công việc? Đây là nhiệm vụ được ưu tiên cao nhất
5. Kiểm tra lựa chọn của bạn có phù hợp với tiêu chí đặt ra không?
6. Nếu chỉ được làm thêm 1 việc nữa, bạn sẽ làm gì? Sử dụng câu hỏi này để sắp xếp thứ tự các công việc
7. Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết
8. So sánh danh sách với thời gian được đặt ra để hoàn thành tất cả công việc để loại bỏ, ủy thác, và nhờ sự trợ giúp
Lưu ý:
- Luyện tập việc ưu tiên thường xuyên, ban đầu sẽ mất thời gian, nhưng sau này chỉ cần vài phút mỗi ngày
- Bắt đầu mỗi ngày bằng việc xem lại công việc và ưu tiên cho công việc nào cần làm trước
- Không để những nhiệm vụ khó chịu, không thoải mái đến cuối cùng
- Dựa vào mục tiêu để đặt ra ưu tiên
Thứ ba, loại bỏ những nhiệm vụ không mang lại giá trị:
Đôi khi chúng ta làm những việc không cần thiết mà không mang lại giá trị, điều đó khiến chúng ta mất thời gian để thực hiện những công việc có giá trị. Cần biết cách loại bỏ những việc không có ích cho bản thân.
1. Làm việc mà không ai được hưởng lợi từ đó: Dừng lại, tìm công việc khác
2. Thường xuyên trả lời Email, tin nhắn,...:
- Không cần phải trả lời ngay khi nhận (Tùy vào mức độ quan trọng)
- Đặt ra thời gian cố định trong ngày để xử lý Email
3. Thường xuyên nghe điện thoại: Bật chế độ im lặng, gọi lại khi hoàn thành công việc
4. Thường xuyên bị gián đoạn trong công việc: Đặt ra quy tắc khi bị gián đoạn
5. Dành nhiều thời gian để phân loại công việc: Giảm thiểu thời gian để phân loại công việc
6. Mất quá nhiều thời gian để lên kế hoạch: Quan trọng, nhưng cần rút ngắn thời gian để thực hiện
7. Dành quá nhiều thời gian cho công việc không quan trọng: Xây dựng kế hoạch làm việc
8. Thường xuyên giúp đỡ người khác: Đôi khi nên từ chối
9. Thường xuyên phải làm công việc cấp thiết: Ưu tiên làm công việc quan trọng trước
10. Thường xuyên phải làm lại những công việc đã sai: Cần hiểu rõ vấn đề trước khi bắt đầu
11. Dành quá nhiều thời gian để làm đẹp công việc không cần thiết: Tạm dừng lại, hoàn thành công việc quan trọng trước
Thứ tư, thực hiện danh sách hành động:
1. Bắt đầu thực hiện ngay khi viết ra
2. Thực hiện theo thứ tự ưu tiên
3. Làm những nhiệm vụ khó trước, đôi khi nghỉ ngơi bằng những nhiệm vụ dễ cũng không vấn đề
4. Danh sách hành động chỉ là hướng dẫn, có thể điều chỉnh linh hoạt
5. Mỗi sáng, dành vài phút để xem lại và duy trì danh sách hành động
6. Cẩn thận với danh sách không ngừng phình to - Đó là dấu hiệu của việc mất kiểm soát
7. Để hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách xuất sắc, hãy bắt đầu từng công việc một và ghi chú lại sau khi hoàn thành.
8. Luôn hoàn thành công việc một cách cẩn thận, không nên vội vàng nhưng cũng không nên quá kỹ tính, đi theo con đường ngắn nhất là chìa khóa.
9. Đừng để nhiệm vụ cuối cùng luôn chờ đợi, hãy gạch bỏ nó ngay khi hoàn thành.
