[Những Bài Thú Nhận của Tuổi Trẻ] 12 Phương Pháp Giúp Bạn Tăng Hiệu Suất Trong Ngày (Phần 1)

Để chào đón trở lại cuộc sống năng suất, hôm nay tôi muốn chia sẻ 6 trong số 12 phương pháp giúp tôi thiết kế một ngày làm việc hiệu quả. Hãy cùng khám phá những phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả dưới đây nhé.

1. THỜI GIAN VÀNG SINH HỌC

Trong cuốn Work The System, tác giả Sam Carpenter đã chia sẻ về khái niệm thời gian vàng sinh học. Theo ông, mức năng lượng của chúng ta thay đổi theo từng khoảng thời gian trong ngày. Nắm bắt được điều này và lên kế hoạch làm việc dựa trên nó sẽ giúp tăng năng suất công việc.

Ví dụ, tôi thường giữ được sự tập trung cao độ từ 6:00-09:00 sáng, 14:00 - 17:00 chiều. Do đó, tôi sắp xếp các công việc quan trọng trong hai khoảng thời gian này. Những khoảng thời gian còn lại, như buổi trưa, tôi dành để làm công việc ít đòi hỏi sự tập trung, và buổi tối tôi dành để dạy học.

Nguồn: Google

2. KỸ THUẬT KHỞI ĐỘNG BẰNG ÂM NHẠC

Nguồn: Google

Từ trải nghiệm cá nhân, tôi nhận thấy chất lượng giấc ngủ ảnh hưởng rất lớn đến tâm trạng của buổi sáng hôm sau.

Ví dụ, nếu tôi ngủ muộn và sử dụng điện thoại quá nhiều vào buổi tối, khi thức dậy, tôi thường cảm thấy nặng nề và khó chịu. Phải mất một thời gian để có thể tập trung vào công việc.

Tuy nhiên, khi tôi áp dụng phương pháp này bằng cách mở một playlist nhạc sôi động để khởi động ngày mới (tôi thường nghe playlist của anh Kira), tôi nhanh chóng lấy lại tinh thần và bước vào công việc.

Cá nhân tôi cảm thấy phương pháp này khá giống với “nghi thức” bắt đầu công việc như đốt nến thơm hoặc pha cà phê. Tuy nhiên, nó hiệu quả hơn khi bạn mở nhạc trong các khoảng thời gian nghỉ giữa các hiệp làm việc, giúp duy trì tinh thần và tập trung.

3. NGUYÊN TẮC SỐ BA (XÁC ĐỊNH 3 MỤC TIÊU QUAN TRỌNG NHẤT)

Tôi từng có ý định lập một danh sách công việc dài đến nỗi hy vọng có thể hoàn thành trong một ngày.

Kết quả thì dễ dự đoán, tôi chưa bao giờ hoàn thành hết mọi việc trong danh sách. Tệ hơn nữa, khi gặp khó khăn trong công việc, tôi thường dễ dàng chuyển sang việc khác, kết quả là không làm xong việc nào cả.

Vì vậy, trước khi lập danh sách công việc hàng ngày, bạn nên ưu tiên và chỉ định 3 mục tiêu quan trọng mà bạn muốn đạt được trong ngày, sau đó mới chia nhỏ các công việc và ghi vào danh sách.

Chẳng hạn, hôm nay, một trong ba mục tiêu của tôi là hoàn thành bài blog này. Các công việc cụ thể bao gồm: tạo ý tưởng, tìm hiểu về các bài viết liên quan và viết nội dung, soạn thảo, chỉnh sửa bản thảo, thiết kế hình ảnh và đặt thời gian đăng bài. Chỉ cần làm như vậy, danh sách công việc của tôi đã trở nên rõ ràng và thiết thực hơn rất nhiều.

4. ĂN CON ẾCH (LÀM VIỆC KHÓ NHẤT TRƯỚC)

Một trong những điều làm chậm bước tiến của sự hiệu quả là thói quen trì hoãn. Thói quen này thường xuất hiện khi chúng ta đối diện với công việc khó khăn, mơ hồ và không biết bắt đầu từ đâu.

Càng trì hoãn, càng tránh né, sự lo lắng và mất hứng thú sẽ ngày càng gia tăng, dẫn đến việc không hoàn thành công việc đúng thời hạn hoặc không đạt được chất lượng mong muốn.

Vì vậy, nếu công việc thật sự khó nhọc như việc phải ăn một con ếch (dù mình rất thích ếch, bạn có thể tưởng tượng như là ăn sống một con ếch chẳng hạn), hãy bắt đầu làm nó ngay từ đầu ngày. Còn nếu bạn phải ăn hai con, tôi đề xuất bạn nên bắt đầu với con lớn nhất trước.

Một trong những mẹo để giảm áp lực khi đối mặt với công việc khó như “ăn ếch” là chia nhỏ nó thành các công việc nhỏ và áp dụng kỹ thuật pomodoro 25 phút - nghỉ 5 phút.

5. PHÂN KHỐI THỜI GIAN (TIME BLOCKING)

Chắc hẳn bạn đã nghe về định luật Parkinson, theo đó công việc thường “mở rộng” để lấp đầy thời gian mà chúng ta có để hoàn thành nó.

Thay vì để thời gian trôi không kiểm soát, hãy sử dụng to-do-list và ước lượng thời gian cho mỗi công việc, sau đó chia nhỏ theo hiệp Pomodoro.

Phương pháp này giúp não bộ nhận biết giới hạn thời gian, tạo áp lực vô hình để tập trung và sử dụng thời gian hiệu quả.

Đừng lo nếu ước lượng không chính xác, bạn có thể điều chỉnh và cải thiện dần. Thực hành nhiều, sai số sẽ giảm dần.

LÀM VIỆC ĐƠN NHIỆM (SINGLE-TASKING)

Nguồn gốc: Tìm kiếm trên Google

Não bộ chúng ta được sinh ra chỉ phù hợp để tập trung vào duy nhất một công việc trong một khoảng thời gian nhất định.

Khi chúng ta làm nhiều việc cùng lúc hoặc chuyển đổi giữa các công việc một cách đột ngột, thặng dư chú ý sẽ làm giảm khả năng tập trung và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Đề xuất ngắt kết nối điện thoại, tắt thông báo và ứng dụng không cần thiết, hoặc sử dụng phần mềm chặn trang web/ứng dụng mạng xã hội để giảm sự phân tán trong công việc.