[Những Bật Mí Từ Tuổi Trẻ] Chia Sẻ Hành Trình Một HR Business Partner tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage

Trở thành Management Trainee (MT) – Quản trị viên Tập sự tại các công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia không phải là mục tiêu, mà là điểm khởi đầu của một cuộc hành trình đầy thử thách.

Không có màu hồng, không dễ dàng, có nhiều đánh đổi, nhiều áp lực, và thay đổi công việc liên tục, là cách mà các công ty đào tạo những 'nhà lãnh đạo trẻ tương lai'. Hành trình này không có sự chăm sóc đặc biệt, ưu ái hay mặc nhiên là 'được làm sếp' như nhiều người thường nghĩ.

Dưới đây, Phúc sẽ chia sẻ về trải nghiệm cá nhân trong thời gian làm MT tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage.

Trước hết, là giai đoạn đầu tiên của cuộc hành trình này.

Thực ra, hành trình của Phúc bắt đầu với vị trí MT Sales chứ không phải MT Nhân sự. Khi đăng kí ưu tiên các phòng ban, Phúc chọn ưu tiên 1 là Nhân sự, ưu tiên 2 là Sales. Tuy nhiên, sau vòng đánh giá cuối cùng, qua quá trình thử thách và phỏng vấn trao đổi với các anh chị Nhân sự, Phúc được đánh giá phù hợp với Sales hơn.

Trải qua hai tuần đầu tiên làm quen với bản sắc doanh nghiệp tại Suntory PepsiCo Vietnam Beverage, thời gian MT của Phúc bắt đầu bước vào giai đoạn tiếp theo: đi thị trường trong sáu tuần. Mỗi ngày, Phúc cùng đồng đội bán hàng thăm các cửa hàng tạp hóa ở quận 1 và quận Tân Phú, thu thập thông tin quan trọng cho dự án nhóm về việc cải thiện Quy trình Chào hàng.

Sau hai tháng khởi đầu nhẹ nhàng, các MT như Phúc được di chuyển đến các phòng ban liên quan trực tiếp đến chuyên môn của họ. Phúc đã trải qua ba phòng: Marketing, Kế hoạch Tài chính và Kiểm soát Tài chính. Giai đoạn này giúp Phúc hiểu rõ hoạt động của từng phòng ban và đóng góp vào các nhiệm vụ thực tế.

Luân chuyển giữa các phòng ban giúp Phúc chuẩn bị tốt cho vai trò trong MT Nhân sự sau này. Phúc hiểu rõ quy trình và mối quan hệ trong công ty, từ đó phối hợp tốt hơn trong các dự án liên quan.

Sau thời gian làm việc ở các phòng ban, Phúc trở lại Sales với vai trò Key Account Executive, chịu trách nhiệm cho các đối tác lớn của Suntory PepsiCo như Lotteria và FamilyFood. Công việc yêu cầu Phúc làm việc chặt chẽ với các nhân sự cấp cao của đối tác.

Mặc dù mới ra trường, nhưng nhờ sự hướng dẫn của sếp, Phúc dễ dàng thích nghi với công việc. Việc chuẩn bị thuyết trình về chiến lược phát triển ngành hàng của đối tác không gặp khó khăn đáng kể đối với Phúc.

Khó khăn lớn nhất của Phúc là cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Việc di chuyển nhiều và làm việc với nhiều đối tác khác nhau khiến Phúc gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch trình sao cho hợp lý.

Trong thời điểm đó, Phúc đã suy nghĩ kỹ về các lựa chọn và tự đánh giá bản thân một cách nghiêm túc. Anh tự hỏi liệu công việc Sales có phải là con đường sự nghiệp mà anh muốn theo đuổi lâu dài không? Anh tự hỏi liệu anh có thích làm MT Nhân sự như lựa chọn ban đầu không? Anh tự hỏi liệu có cách nào khác để cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc không?

Cuối cùng, mặc dù không ngại khó khăn để làm tốt công việc, nhưng Phúc nghĩ rằng sẽ tốt hơn nếu anh được làm công việc mà anh yêu thích (là MT Nhân sự), và không để mọi người quá bận tâm về mình.

Lúc đó, Phúc đã quyết định gặp bộ phận Nhân sự, chia sẻ về những suy nghĩ của mình một cách chân thành, hiểu rõ rằng mình sẽ gặp khó khăn trong việc phát triển lâu dài trong lĩnh vực Sales, và muốn theo đuổi con đường sự nghiệp trong ngành Nhân sự. Phúc cũng gặp sếp hiện tại để chia sẻ dự định của mình và mong anh ấy hỗ trợ. Dù biết rằng đây là quyết định đột ngột và có thể gây phiền toái cho mọi người liên quan, nhưng Phúc tin rằng mình sẽ làm tốt hơn ở vị trí mới, và một đồng nghiệp khác có thể sẽ làm tốt hơn ở vị trí của Phúc, điều này sẽ là lợi ích cho tất cả mọi người.

Thực ra, bản thân cũng khá lo lắng với quyết định chuyển sang phòng ban mới, và Phúc đã sẵn lòng đối mặt với việc có thể phải chuyển công ty để theo đuổi đam mê. Rất may mắn, anh đã nhận được sự ủng hộ từ các đồng nghiệp trong phòng Sales và cả ban giám đốc phòng Nhân sự. Hai tuần sau đó, Phúc chuyển sang làm việc trong phòng HR và tham gia vào nhóm Business Partner phục vụ cho các bộ phận Corporate (Tài chính/ Marketing/ Nhân sự/ Quan hệ doanh nghiệp).

Phòng Nhân sự của Suntory PepsiCo có các bộ phận chính sau: Tuyển dụng, Đào tạo, Lương/ Phúc lợi, và một bộ phận khác là Đối tác Nhân sự (HRBP). HRBP là đối tác của các phòng ban khác, hỗ trợ tư vấn và đề xuất chiến lược nhằm đảm bảo mỗi phòng ban có đủ nguồn nhân lực để hoàn thành nhiệm vụ. Khi các phòng ban cần tăng cường nhân sự, tuyển dụng, hoặc điều chỉnh cơ cấu, HRBP sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp tốt nhất trước khi chuyển yêu cầu cho phòng ban chuyên môn xử lý.

Ví dụ, trước đây, team Marketing của PepsiCo không có team Digital Marketing. Các chiến dịch liên quan đến Digital Marketing đều phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ Agency bên ngoài, điều này khiến tiến độ công việc phụ thuộc nhiều vào Agency. Vì vậy, HRBP đã đề xuất thành lập một team Digital Marketing để team Marketing có thể tự chủ hơn trong công việc.

Vị trí của Phúc tại bộ phận Nhân sự là HR Business Partner (HRBP) cho phòng Tài chính và Tiếp thị, cũng như là người đảm nhiệm hỗ trợ tuyển dụng nhân sự cho hai phòng ban này khi có nhu cầu tuyển dụng cao.

Bước vào lĩnh vực Nhân sự, Phúc được hấp dẫn bởi lĩnh vực Tuyển dụng vì đó là công việc mà mỗi người có thể đo lường rõ ràng hiệu suất làm việc của mình, và kết quả thu được là rõ ràng khi nhân sự mới tham gia góp phần vào sự phát triển của công ty. Còn với vai trò HRBP, Phúc phải giải quyết các vấn đề chiến lược của các bộ phận khác, vì vậy, sự chuyên môn sâu, kinh nghiệm làm việc như một cố vấn và khả năng giao tiếp với các nhân sự cấp cao là điều cần thiết. Những yếu tố này, Phúc vẫn chưa thể có, vì tuổi đời còn trẻ và kinh nghiệm làm việc còn hạn chế.

Ngoài ra, Phúc phải đối mặt với hai thách thức không nhỏ khác. Đầu tiên, sếp của Phúc kỳ vọng cao với các nhân viên mới. Vì vậy, trong thời gian đầu, Phúc cảm thấy áp lực lớn khi phải đáp ứng các yêu cầu cao từ sếp. Thứ hai, vì các nhân viên khác đã làm quen với công việc từ 9 tháng trước, trong khi đó, Phúc lại bắt đầu từ con số 0, do đó, Phúc phải nhanh chóng làm quen với công việc để bù đắp khoảng thời gian ấy.

Trong những tình huống lớn, như việc tái cấu trúc nhân sự trong bộ phận, sếp và Phúc cần phải thuyết phục các trưởng phòng - những người có kinh nghiệm và hiểu biết về đội ngũ nhân sự của mình - để họ chấp nhận các thay đổi được đề xuất.

Đối với các vấn đề trung bình, Phúc tiếp cận bằng cách xây dựng niềm tin với các quản lý, tạo cảm giác rằng mọi hành động đều hướng đến sự phát triển tốt nhất cho bộ phận của họ và tăng cường hiệu suất làm việc. Hơn nữa, Phúc cũng phải tìm hiểu và đưa ra những lý do hợp lý để thuyết phục họ, dĩ nhiên là những lý do này đã được sếp 'challenge' trong nội bộ rồi.

Đối với các vấn đề chuyên môn cụ thể của từng bộ phận, Phúc chuẩn bị trước bằng cách phỏng vấn những người có kinh nghiệm trong ngành, nhưng ở các công ty khác, chứ không phải ở công ty hiện tại, những người ngang cấp đã từng có. Phúc tự tin về điều này, có đủ mối quan hệ để tìm được người phù hợp và sẵn lòng chia sẻ kiến thức. Phúc cũng thích tìm kiếm các mô hình tham khảo ở nước ngoài, qua việc tìm kiếm trên mạng và kiểm chứng thông qua việc hỏi ý kiến từ các chuyên gia. Nhờ vậy, Phúc đã chinh phục sếp và các quản lý bằng kiến thức và kinh nghiệm từ những người tiền bối. Và những điều đó sẽ trở thành kinh nghiệm của Phúc trong tương lai thôi (cười).

Khi mới làm việc tại văn phòng, nhiệm vụ của Phúc là tuyển dụng nhân sự mới, mặc dù còn mới mẻ và chưa có nhiều kinh nghiệm. Phúc thấy công việc tuyển dụng khá dễ dàng và phù hợp với bản thân. Do đó, Phúc tự tin hơn với công việc này hơn là với vai trò của một HRBP. Trong buổi phỏng vấn đầu tiên, Phúc được phỏng vấn trực tiếp dưới sự giám sát của giám đốc nhân sự. Buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và Phúc nghĩ rằng sẽ được đánh giá cao. Tuy nhiên, Phúc nhận được những phản hồi khá thẳng thắn từ giám đốc nhân sự, khiến Phúc cảm thấy ngạc nhiên. Tuy nhiên, cảm giác thất vọng đó lại là động lực để Phúc thay đổi.

Sau đó, Phúc bắt đầu tìm hiểu và học hỏi về kỹ năng phỏng vấn không chỉ qua buổi phỏng vấn cùng giám đốc nhân sự mà còn từ mọi nguồn khác, từ đó tự xây dựng cấu trúc phỏng vấn của bản thân và rút kinh nghiệm từ những góp ý. Trong các buổi phỏng vấn sau, Phúc cố gắng khai thác mọi khía cạnh của ứng viên, đặt câu hỏi sâu và tạo cơ hội để họ tỏa sáng. Phúc cũng học cách lắng nghe nhiều hơn và từ đó nhận biết rõ hơn điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên. Việc này đã nhận được sự đánh giá tích cực từ giám đốc nhân sự.

Có những trường hợp Phúc phải thông báo thôi việc cho nhân viên, điều này luôn là một phần khó khăn của công việc nhân sự. Phúc cảm thấy xấu hổ và khó chịu khi phải thôi việc những người có kinh nghiệm, nhất là khi mình còn trẻ và chưa từng làm việc với họ. Tuy nhiên, Phúc nghĩ rằng đó cũng có thể là một cơ hội mới cho họ.

Công việc của Phúc đôi khi gặp khó khăn nhưng đó là phần của công việc nhân sự và không thể tránh khỏi. Phúc nghĩ rằng một số thách thức có thể là cơ hội mới cho nhân viên. Phúc luôn cố gắng hết mình để đảm bảo các quyền lợi của nhân viên và tạo điều kiện cho họ rời đi một cách thoải mái nhất.

Phúc nhớ rằng trong vòng thi cuối cùng tại PepsiCo, Phúc đã đảm nhận vai trò làm điều phối trong cuộc thảo luận, tạo cơ hội cho mọi người trong nhóm tham gia và đóng góp ý kiến. Việc này tạo ra một không khí làm việc nhóm tích cực. Phúc tin rằng lãnh đạo không phải là việc lấn át mà là việc lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mọi người.

Nguồn: Nguyễn Thị Diệu Uyên | BrandsVietnam