Buzz
Gửi email là một phần không thể thiếu trong công việc, và kỹ năng này là điều mà mọi người cần phải thành thạo. Để viết email một cách chuyên nghiệp và tránh những sai sót thông thường, hãy cùng tìm hiểu nhé!
Không được bỏ qua tiêu đề cho email
Tiêu đề của email cần phải rõ ràng và thể hiện rõ nội dung chính của email. Ví dụ:
Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7 năm 2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt
Không bao giờ gửi email mà không có tiêu đề. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Hãy tránh sử dụng các tiêu đề như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…
Để thể hiện tính chất của email, bạn có thể sử dụng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7 năm 2021
Như vậy, người nhận email sẽ biết ngay tình trạng của email và quyết định xem có nên đọc ngay hay không, hay nên dành thời gian đọc kỹ hơn.
Mở đầu email bằng lời chào hỏi lịch sự
Luôn bắt đầu email bằng một lời chào hỏi. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn. Tùy thuộc vào mức độ thân thiết với người nhận, bạn có thể sử dụng lời chào thân mật hoặc trang trọng.
Nội dung email
Nội dung email cần ngắn gọn và trực tiếp, không nên dài dòng. Văn phong trong email cần tuân thủ quy tắc văn phong chuẩn. Tuyệt đối không sử dụng từ ngữ viết tắt hay ngôn ngữ trẻ con.
Những lưu ý khi đính kèm File
- Chúng ta nên gửi file có định dạng phổ biến dễ mở trên mọi thiết bị, như .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
- Nếu có nhiều file, hãy nén lại thành .zip thay vì .rar.
- Trước khi gửi file, hãy kiểm tra kỹ nội dung để đảm bảo không cần chỉnh sửa thêm.
- Đặt tên file đính kèm cần rõ ràng, ngắn gọn, không sử dụng tiếng Việt có dấu.
Lưu ý chữ ký cá nhân
Chữ ký là nơi để lại thông tin liên hệ của bạn như tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ… Hãy đảm bảo rằng thông tin này là chính xác và cần thiết để đối tác có thể liên lạc với bạn một cách thuận tiện.
Chỉ nhập địa chỉ email khi hoàn thành việc soạn nội dung
Có lẽ không ít lần bạn đang soạn email mà chưa kịp hoàn tất nội dung thì vô tình nhấn gửi đi, khiến thư của bạn vô tình được gửi đến người nhận. Điều này không chỉ là một sự cười chút và cũng làm mất đi sự chuyên nghiệp. Để tránh tình huống này, sau khi viết nội dung email hoàn chỉnh, hãy nhập địa chỉ email người nhận.
Đọc lại email trước khi gửi đi
Có thể bạn sẽ vô tình bỏ sót, nhưng người nhận email chắc chắn sẽ không bỏ qua những lỗi nhỏ trong email của bạn. Điều này dù nhỏ nhặt nhưng có thể ảnh hưởng đến cách mà nhà tuyển dụng đánh giá về bạn. Do đó, đừng phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email một vài lần trước khi nhấn nút “gửi”.
>> Xem thêm: 3 điều cần học từ những người hướng nội để trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc hơn
— HR Insider—
Mytour – Trang web tuyển dụng trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam
