Buzz
Việc gửi email không chỉ là một phần của cuộc sống hàng ngày ở văn phòng, mà còn là một kỹ năng quan trọng mà mọi người cần phải nắm vững. Gửi email khác biệt so với các phương tiện giao tiếp khác, vì vậy làm thế nào để viết email một cách chuyên nghiệp mà không gặp phải những sai sót phổ biến. Hãy cùng khám phá những bí quyết viết email chuyên nghiệp dưới đây!
Việc gửi email là một phần quan trọng trong công việc hàng ngày tại văn phòng, và kỹ năng này là điều mà mọi người đều cần nắm vững. Để viết một email chuyên nghiệp, bạn cần biết cách truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về những kỹ năng viết email chuyên nghiệp dưới đây!
Tầm quan trọng của kỹ năng viết email
Kỹ năng giao tiếp qua thư tín và email rất quan trọng trong môi trường công việc, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp. Giao tiếp qua email cũng tăng cường hiệu suất làm việc và kết nối giữa bạn và người nhận.
Giao tiếp qua email không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin mà còn là cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Bằng cách viết email, người nhận có thể hình dung được tính cách, quan điểm và tư duy của bạn.
Những sai lầm thường gặp khi viết email
Mặc dù chúng ta đều biết rằng mọi email đều để lại dấu vết, nhưng không phải lúc nào cũng chú ý và ý thức về điều này. Mỗi từ mỗi câu trong email của bạn phản ánh thái độ của bạn với người nhận. Điều này làm cho email trở thành một phương tiện giao tiếp mà không thể xóa hoặc lãng quên, và chúng thậm chí còn có thể lưu trữ lại mãi mãi.
Nếu bạn gặp mâu thuẫn với đồng nghiệp hoặc cảm thấy có nguy cơ về một mâu thuẫn sắp xảy ra, hãy tránh thảo luận qua email. Hãy giải quyết mọi vấn đề qua cuộc trò chuyện trực tiếp để tránh sự hiểu lầm và tranh cãi không cần thiết.
Nếu không thể tránh khỏi việc sử dụng email để giải quyết vấn đề, hãy giữ bình tĩnh và tránh sử dụng những từ ngữ mang tính khiêu khích. Điều này là quan trọng để duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Thông tin nhạy cảm về công ty như dự án mới, kế hoạch triển khai không nên được trao đổi qua email vì có nguy cơ bị tiết lộ cho bên thứ ba. Điều này có thể gây ra những hậu quả lớn cho công ty.
Dưới đây là những điều cần lưu ý trong kỹ năng viết email để tránh các xung đột không cần thiết trong môi trường làm việc.
Lời nhắn không rõ ràng
Trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp, việc không truyền đạt nội dung rõ ràng là một điều cần tránh. Hãy tập trung vào việc trình bày thông điệp một cách rõ ràng và nhanh chóng. Một email mơ hồ có thể tạo ra sự không thoải mái và mâu thuẫn không cần thiết. Hãy suy nghĩ kỹ về những điều bạn muốn truyền đạt trước khi viết email.
Yêu cầu dài dòng không tập trung vào trọng tâm
Mặc dù email có thể chứa nhiều thông tin và yêu cầu, nhưng hãy tập trung vào trọng tâm để người nhận dễ dàng hiểu và xử lý. Gửi thông tin theo dạng danh sách theo thứ tự quan trọng nhất để người nhận biết được công việc cần ưu tiên.
Sử dụng CC hoặc BCC một cách lộn xộn, không rõ lý do
Trong email làm việc, hãy cân nhắc khi sử dụng CC hoặc BCC để không tạo ra sự lộn xộn và không rõ ràng. Hãy đặt câu hỏi với bản thân liệu việc CC một ai đó có thực sự cần thiết không. Đừng CC những người không liên quan đến vấn đề mà email đề cập đến.
CC hoặc BCC chỉ để thông báo cho những liên quan
Gửi quá nhiều tập tin đính kèm
Nhân viên văn phòng thường nhận hàng trăm email mỗi ngày. Vì vậy, việc gửi email ngắn gọn kèm theo tập tin đính kèm được tóm tắt là quan trọng.
Gửi quá nhiều thông tin trong tập tin đính kèm có thể làm người nhận mất thời gian để đọc và lọc thông tin. Hãy cắt hoặc lọc nội dung trước khi gửi để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Lỗi chính tả
Lỗi chính tả làm giảm chất lượng của email và có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của bạn với đối tác. Hãy đọc lại email trước khi gửi để tránh lỗi chính tả.
Thái độ không chuyên nghiệp
Email nơi công sở cần lịch sự và tránh sử dụng ngôn ngữ không thích hợp. Không nên sử dụng hài hước trừ khi có mối quan hệ thân thiết với người nhận.
Tránh đùa giỡn trong email và thể hiện sự tôn trọng. Việc giao tiếp lịch sự giúp tránh hiểu lầm không đáng có.
Mẹo để cải thiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Email luôn phải có tiêu đề
Tiêu đề email cần rõ ràng và nêu rõ chủ đề. Ví dụ:
Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7/2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt
Không gửi email mà không có tiêu đề. Tránh sử dụng tiêu đề chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…
Nếu muốn thể hiện tính chất của email, sử dụng cú pháp: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7/2021
Thông qua tiêu đề, người nhận biết tình trạng của email và quyết định đọc ngay hay dành thời gian đọc kỹ hơn.
Mở email bằng lời chào hỏi lịch sự
Luôn bắt đầu email với một lời chào. Thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc đối với người nhận.
Nội dung email phải ngắn gọn, trực tiếp vào vấn đề. Viết văn bản theo chuẩn và không sử dụng từ viết tắt hay lóng.
Những lưu ý khi gửi file đính kèm:
- Gửi file dưới định dạng phổ biến như .Pdf, .Doc hoặc JPEG.
- - Nén file thành .zip thay vì .rar nếu cần.
Chú ý đến chữ ký cá nhân
Chữ ký là nơi để lại thông tin liên lạc, hãy chắc chắn rằng chúng là chính xác và cần thiết.
Nhập địa chỉ email sau khi hoàn thành nội dung
Viết nội dung email xong rồi mới nhập địa chỉ email người nhận để tránh gửi nhầm.
Kiểm tra email trước khi gửi
Đừng phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ, hãy tự kiểm tra email trước khi gửi để tránh những lỗi nhỏ.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Chọn địa chỉ email dễ nhớ và chuyên nghiệp, tránh sử dụng tên người dùng phức tạp hoặc không liên quan.
Cân nhắc trước khi sử dụng “Reply All”
Khi trả lời email gửi đến nhiều người, xem xét cẩn thận trước khi gửi phản hồi đến tất cả. Hãy chỉ gửi đến những người liên quan để tránh gây nhầm lẫn.
Hạn chế sử dụng dấu chấm than và thán từ
Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than và thán từ như “!” hoặc “?”, vì nó có thể làm ảnh hưởng đến cách người đọc hiểu và nhận thức.
Chú ý đến sự khác biệt văn hóa
Trong việc gửi email tới các đối tác, đồng nghiệp hoặc khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau, cần lưu ý đến sự khác biệt văn hóa để tránh hiểu lầm hoặc xúc phạm. Nên tìm hiểu về quy tắc và thói quen giao tiếp trong từng quốc gia để sử dụng email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Chú ý cách trình bày email
Cách trình bày email quan trọng để giúp người đọc hiểu nội dung dễ dàng. Phân chia email thành các đoạn ngắn, sử dụng tiêu đề để phân loại các phần và đặt câu hỏi cụ thể giúp người đọc trả lời dễ dàng hơn.
Giữ tinh thần thoải mái và điềm tĩnh khi viết email
Khi viết email, hãy giữ tinh thần thoải mái và tỉnh táo để tránh lỗi chính tả hoặc xúc phạm đến người nhận. Nếu cảm thấy căng thẳng, hãy đợi một lúc rồi quay lại viết email một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Nhận thức được rằng, email trong môi trường làm việc có những quy tắc riêng. Vi phạm không cố ý hoặc không ý thức sẽ dẫn đến những khó khăn trong giao tiếp công việc. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm chủ hơn
Chúc bạn may mắn!
