Buzz
Tôi là Lê Trang, vừa hoàn thành chương trình Thạc sĩ ngành Giáo dục tại Đại học Bristol, Anh. Tôi muốn gửi lời chúc mừng đến các bạn sinh viên mới và chúc mừng bắt đầu hành trình học tập ở nước ngoài vào tháng 9 năm nay. Cùng với sự háo hức và các hoạt động chào đón sinh viên, các trường đại học mở nhiều vị trí Đại Sứ Sinh Viên. Công việc này bao gồm những gì và làm thế nào để được chọn làm Đại Sứ? Tôi sẽ chia sẻ trải nghiệm của mình khi là một trong sáu Đại Sứ Học Bổng Quốc Tế cho học bổng Think Big tại Đại học Bristol (theo kiến thức của tôi, chưa có sinh viên Việt Nam nào làm ở vị trí này trước đó).
Lưu ý: Tôi sẽ chỉ dựa vào kinh nghiệm tại Đại học Bristol và bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo cho những bạn muốn ứng tuyển vị trí này tại các trường đại học khác.
1. Đại Sứ Sinh Viên là gì?
Nói một cách đơn giản, đây là vị trí bạn sẽ làm ‘’Đại Sứ Sinh Viên’’.
Ban đầu, tôi chỉ nghĩ rằng có một vị trí chung chung, nhưng sau khi nhập học, tôi mới biết rằng có nhiều vị trí Đại Sứ cho các khoa/phòng/ban khác nhau. Ví dụ: Đại Sứ Sinh Viên Sau Đại Học (có thể cho các Trường riêng), Người Đại Diện Sinh Viên, Đại Sứ Sinh Viên cho Phòng Toàn Cầu, Đại Sứ Sinh Viên cho Liên Minh Sinh Viên Bristol trong các sự kiện, Đại Sứ Học Bổng Quốc Tế cho Đội Học Bổng Quốc Tế,...
Thường thì, đây là vị trí mà các bạn sẽ được nhận lương. Lương làm việc mỗi giờ tại các trường đại học thường cao hơn mức lương cơ bản (Living Wage) và có thêm tiền thưởng vào các dịp lễ. Trước khi bắt đầu công việc chính thức, các bạn sẽ được đào tạo và làm quen với nhóm. Thời gian tham gia đào tạo cũng được tính là thời gian làm việc và được trả lương.
2. Công việc của Đại sứ Sinh viên là gì?
Mỗi vị trí Đại sứ Sinh viên sẽ có một Mô tả Công việc (JD) riêng, trong đó mô tả chi tiết về các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm (gọi chung là Đặc điểm Cá nhân). Tuy nhiên, sau khi nộp đơn hoặc đọc thông tin tuyển dụng cho một vài vị trí Đại sứ Sinh viên, mình nhận thấy có một vài điểm chung sau:
2.1. Về nhiệm vụ:
Giới thiệu về các khóa học/khoa học/trường đến sinh viên mới hoặc sinh viên tiềm năng.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện quảng bá cả trực tuyến và ngoại tuyến (sự kiện quảng bá).
(Ví dụ: Trong mảng trực tuyến, tại vị trí của mình, mình tham gia các buổi hội thảo trực tuyến để trả lời các câu hỏi về cuộc sống tại Bristol, lý do mình chọn trường, những điều mình học được từ chương trình học bổng,… Ngoài ra, mình viết bài chia sẻ trên LinkedIn và thực hiện video cho nhóm. Trong mảng ngoại tuyến, bạn có thể đứng tại các gian hàng trong Lễ Chào mừng để giới thiệu và giải đáp thắc mắc cho sinh viên mới).
Báo cáo lại với người quản lý sau mỗi sự kiện (nếu cần thiết) và chia sẻ thêm trên trang cá nhân.
Nguồn ảnh: Đại sứ sinh viên
Thời lượng làm việc không cố định, thường sẽ theo sự kiện/ca trong tuần hoặc tháng (nhưng không vượt quá 20 giờ/tuần) và khá linh hoạt nên bạn hoàn toàn có thể cân bằng được giữa việc học và làm việc.
2.2. Về hồ sơ ứng viên
Thể hiện sự hiểu biết và lòng nhiệt thành với ngành học/khoa/trường. (Ví dụ như tôi rất yêu trường, tôi nhớ hết các thông tin cần thiết như thứ hạng, các khóa học, câu lạc bộ,… khi còn ở Việt Nam nên tôi dễ dàng lựa chọn thông tin để kết hợp trong đơn).
Có kiến thức/kinh nghiệm/kỹ năng về tổ chức hoạt động, giao tiếp, sắp xếp và quản lý thời gian, nói trước công chúng (kỹ năng tổ chức/giao tiếp/quản lý thời gian/nói trước công chúng).
Thái độ cầu tiến, vui vẻ, hòa đồng, tôn trọng và chuyên nghiệp trong công việc và giao tiếp với các bên liên quan.
Có kỹ năng về viết bài, quay phim, chụp ảnh, dựng video và có trang cá nhân chia sẻ (Blog, Vlog) riêng là một ưu điểm.
3. Viết đơn ứng tuyển cho vị trí Đại sứ Sinh viên như thế nào?
3 bước mình đã thực hiện khi ứng tuyển và được chọn cho vị trí Đại sứ Học bổng Quốc tế như sau:
Bước 1: Đọc kỹ Mô tả Công việc để xem sự phù hợp hay còn gọi là sự khớp của mình với vị trí.
Đây là bước quan trọng nhất vì khi bạn xác định sự phù hợp với vị trí, bạn sẽ tăng thêm sự tự tin, sự đầu tư, có động lực hơn để hoàn thành đơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về việc sẽ miêu tả về bản thân trong đơn ứng tuyển.
Các yếu tố mình cân nhắc về sự khớp bao gồm:
Kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
Thời gian làm việc (thường sẽ tính theo giờ và làm khi có đợt cần).
Vị trí làm việc
Khi nhận thấy bản thân đáp ứng cả 3 yếu tố trên, tôi sẽ bắt đầu bước tiếp theo.
Bước 2: Viết đơn
Trước hết, tôi đã học được cách viết đơn một cách có logic cho tất cả các đơn.
Đại sứ Sinh viên tìm kiếm người phù hợp và thể hiện được bản thân đáp ứng mỗi yêu cầu của công việc. Vì vậy, dù bạn có một hồ sơ đầy ắp hoặc tự cảm thấy mình 'chưa đủ đáng' thì việc bạn được chọn cho phỏng vấn phụ thuộc vào việc bạn có thể hiện được sự phù hợp đó hay không.
Một đơn ứng tuyển thường bao gồm 2 phần, một phần về thông tin cá nhân và một phần về câu hỏi tình huống hoặc yêu cầu bạn trả lời để chứng minh sự phù hợp của mình. Có thể có câu hỏi về thành tựu mà bạn đã đạt được để người tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn.
Cách trả lời các câu hỏi trong vòng đơn:
(Dựa trên phản hồi mà tôi nhận được sau khi không thành công ứng tuyển cho vị trí Đại sứ Sinh viên Sau đại học)
Thay vì liệt kê, các câu trả lời theo hướng STAR (tình huống, nhiệm vụ, hành động, kết quả) và thể hiện được tiềm năng cống hiến cho vị trí.
(tôi có kỹ năng gì, lấy ví dụ về kỹ năng đó cho một vị trí trong quá khứ để làm nổi bật về thái độ/ cách giải quyết và kết quả). Câu trả lời nên tập trung và ngắn gọn vì bị hạn chế trong 150-200 từ.
Đơn của tôi cho vị trí Đại sứ Học bổng Quốc tế bao gồm 2 phần: Phần 1 tôi được hỏi về kinh nghiệm tổ chức sự kiện và viết bài truyền thông. Phần 2 yêu cầu đăng một bài blog khoảng 300 từ hoặc 1 đoạn video ngắn theo chủ đề cho sẵn khoảng 30 giây. Tôi viết theo phương pháp STAR và dành thời gian trau chuốt cho video.
Bước 3: Chuẩn bị phỏng vấn
Mỗi cuộc phỏng vấn thường kéo dài 15 phút và có 2-4 câu hỏi. Dù không được yêu cầu trước nhưng tôi đã chuẩn bị sẵn một portfolio trên iPad để giới thiệu bản thân (kinh nghiệm, thành tích liên quan) và đề xuất hướng viết riêng cho vị trí nếu được chọn. Ngoài ra, tôi đã học kỹ Mô tả Công việc và tìm hiểu về phòng ban tôi sẽ làm việc (Ban Liên kết Toàn cầu). Tôi đã in sẵn một bản cứng của CV khi cần. Bên cạnh đó, tôi đã luyện tập một số câu hỏi tôi thấy được đánh giá trên YouTube và tự dự đoán bao gồm: (1) Giới thiệu bản thân, (2) Tại sao bạn ứng tuyển vị trí này, (3) Bạn sẽ đóng góp gì, (4) Bạn thường sử dụng công cụ nào để viết và thiết kế, (5) Bạn làm thế nào để cân bằng giữa học tập/ cá nhân và công việc này.
Thời gian tôi được hẹn là 4:00 chiều. Tôi đến sớm 10 phút và trong khoảng thời gian đó tôi đã tận dụng để giới thiệu portfolio để thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng thiết kế và tư duy của mình. Khi thời gian chính thức bắt đầu, người phỏng vấn chỉ giới thiệu về công việc tôi sẽ làm và hỏi thêm 2-3 câu hỏi giới thiệu bản thân, vấn đề về quản lý thời gian khi có nhiều công việc và cách tôi viết bài.
Khi được nói rằng họ cần tìm mình và mình rất thích sự nhiệt huyết mình thể hiện, mình đã tự tin về khả năng được lựa chọn. Sau cuộc phỏng vấn, mình đã gửi email cảm ơn đến đội ngũ.
Kết quả, mình đã được chọn. Trong thời gian làm việc, mình giữ lời hứa và tinh thần làm việc như cam kết trong buổi phỏng vấn vì đây thực sự là công việc mình yêu thích và thưởng thức.
Trên đây là những chia sẻ của mình về vị trí Đại sứ Sinh viên. Hy vọng bài viết này giúp bạn có cái nhìn cụ thể và thực tế hơn cũng như tạo động lực để bạn trở thành một ‘’Đại sứ Sinh viên’’.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu để đọc bài viết này. Chúc bạn apply thành công!
Thân mến,
Trang Lê
