Những hàm Excel cần biết cho kế toán

Buzz

Nội dung bài viết

Tính toán cơ bản

Phép cộng

Phép trừ

Phép nhân

Phép chia

Hàm TRUNG BÌNH

Hàm TỔNG LẺ

Hàm tìm kiếm (VLOOKUP và HLOOK UP)

VLOOKUP

Hàm Tìm Kiếm Ngang (HLOOKUP)

Hàm IF

Hàm TỔNGIF và TỔNGIFS

Hàm VÀ VÀ HOẶC

Hàm TỐI THIỂU, TỐI ĐA

Hàm TRÁI, PHẢI, GIỮA

HÀM TEXT

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Excel là công cụ phổ biến được sử dụng trong công việc kế toán.
- Hiểu rõ các hàm Excel thông dụng giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Mytour giới thiệu và hướng dẫn cách sử dụng các hàm thường gặp trong kế toán.
- Tính toán cơ bản với phép cộng, trừ, nhân, chia.
- Hàm TRUNG BÌNH và TỔNG LẺ.
- Hàm tìm kiếm VLOOKUP và HLOOKUP.
- Hàm IF, TỔNGIF, TỔNGIFS.
- Hàm VÀ, HOẶC.
- Hàm TỐI THIỂU, TỐI ĐA.
- Hàm TRÁI, PHẢI, GIỮA.
- Hàm TEXT để định dạng số, ngày tháng, tiền tệ.

Ngoài các phần mềm kế toán chuyên nghiệp như Misa, Fast, Mcom…, Excel là công cụ phổ biến được sử dụng trong công việc kế toán. Hiểu rõ các hàm Excel thông dụng thường giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và công sức so với cách tính thủ công. Hôm nay, Mytour sẽ giới thiệu và hướng dẫn bạn cách sử dụng một số hàm thường gặp trong kế toán.

Tính toán cơ bản

Phép cộng

Công thức tính tổng

Tổng quát

SUM: Là hàm tính tổng.
Number1: Là số thứ nhất.
Number2,…: Các số tiếp theo (có thể có hoặc không).

Các đối số có thể là các giá trị, vùng dữ liệu, hoặc tham chiếu ô đơn, và được phân cách bằng dấu phẩy (,).

Bạn cũng có thể sử dụng dấu cộng (+) để thực hiện phép tính cộng.

Phép trừ

Công thức: =number1 - number2

Trong đó:

Dấu trừ (-): là ký hiệu sử dụng trong tính toán để thực hiện phép trừ.
Number1: là số bị trừ.
Number2: là số trừ.

Number có thể là một số hoặc vị trí của một ô chứa dữ liệu.

Ví dụ: Khi bạn nhập: = 5-2 vào một ô tính => kết quả sẽ là 3.

Phép nhân

Cú pháp: =PRODUCT(number1,[number2],…)

Trong đó:

PRODUCT: là hàm dùng để nhân các thừa số.
Number1: là thừa số thứ 1.
Number2,…: là thừa số thứ 2 trở đi (có thể có, có thể không).

Number có thể là một vùng dữ liệu, một số, một tham chiếu ô đơn, và được phân cách nhau bằng dấu phẩy (,).

Hoặc có thể sử dụng dấu hoa thị (*) để thực hiện phép nhân.

Ví dụ: Bạn nhập công thức : =PRODUCT(2,6,9) vào một ô tính => kết quả là 108.

Phép chia

Cú pháp: =number1 / number2

Trong này:

Dấu gạch chéo (/): là biểu tượng toán học dùng để thực hiện phép chia.
Number1: là số bị chia.
Number2: là số chia.

Number có thể là một số hoặc là vị trí của một ô chứa dữ liệu.

Ví dụ: Bạn nhập vào một ô tính: =10/3 => kết quả thu được là 3.33333…

Hàm TRUNG BÌNH

Công thức: = TRUNG BÌNH (số1, [số2], …)

Trong này:

TRUNG BÌNH: là tên hàm dùng để tính giá trị trung bình của các đối số.
số1: là đối số thứ nhất.
số2,…: là đối số thứ hai trở đi (có thể có, có thể không).

Đối số có thể là một vùng dữ liệu, một số, một tham chiếu ô đơn, và được phân cách nhau bằng dấu phẩy (,).

Ví dụ: =TRUNG BÌNH(1,2,3) => trả về kết quả là 2.

Hàm TỔNG LẺ

Công thức: = TỔNG LẺ (số1,[số2],...)

Trong đó:

TỔNG LẺ: là tên hàm dùng để tính toán tổng các dòng hiển thị. Các dòng bị ẩn bởi bộ lọc sẽ được bỏ qua không tính.
Function_num: có giá trị từ 1-11 hoặc 101-111 chỉ định hàm sử dụng cho tổng phụ. 1-11 bao gồm các hàng ẩn thủ công, còn 101-111 loại trừ chúng ra; những ô được lọc ra sẽ luôn được loại trừ.
Tham_chieu1: là phạm vi hoặc tham chiếu đầu tiên mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.
Tham_chieu2,... : giá trị tùy chọn. Phạm vi hoặc chuỗi được đặt tên từ 2 đến 254 mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

Ví dụ bạn muốn tính tổng của các dòng được lọc bằng công cụ Bộ lọc. Trong ô tổng, bạn sử dụng công thức: =TỔNG LẺ(9,G3:G12). Trong đó, 9: là yêu cầu tính tổng, G3:G12 là phạm vi chứa dữ liệu áp dụng công thức. Khi bạn sử dụng công cụ lọc thông tin, ô tổng sẽ chỉ tính tổng các dòng được lọc.

Tổng doanh thu sau khi lọc theo Chi nhánh Hà Nội:

Tổng doanh số sau khi lọc theo quý 1/2018:

Hàm tìm kiếm (VLOOKUP và HLOOK UP)

VLOOKUP

Cú pháp hàm: = VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Đây là những điều bạn cần biết:

Tìm Kiếm Dọc (VLOOKUP): là tên hàm để tra cứu dữ liệu theo hàng thẳng đứng.
Giá Trị Tìm Kiếm: là giá trị bạn muốn tìm kiếm
Bảng Tham Chiếu: là bảng bạn sẽ tra cứu.
Số Thứ Tự Cột: số cột trong bảng tham chiếu chứa giá trị cần trả về.
[Trao Đổi Phạm Vi]: đối số tùy chọn. Trả về kết quả gần đúng hoặc chính xác – chỉ định là 1/TRUE (xấp xỉ) hoặc 0/FALSE (chính xác).

Nếu bạn cần điền bảng giá, bạn có thể dùng hàm VLOOKUP như sau:

Chú Ý:

Đầu tiên, cột phải chứa dữ liệu bạn muốn tham chiếu.
Vùng tham chiếu luôn phải là giá trị tuyệt đối. (Trừ khi có yêu cầu khác).
Nếu hàm HLOOKUP trả về lỗi #N/A tức là giá trị bạn tìm không có trong bảng tham chiếu. Hãy kiểm tra và bổ sung thông tin.

Hàm Tìm Kiếm Ngang (HLOOKUP)

Cú pháp hàm: = HLOOKUP(giá_trị_tìm, bảng_tham_chiếu, số_thứ_tự_dòng, [trao_đổi_phạm_vi])

Như vậy:

HLOOKUP: là tên của hàm dùng để tìm kiếm dữ liệu theo hàng ngang.
lookup_value: là giá trị cần tìm kiếm.
table_array: là bảng tham chiếu.
row_index_num: là số dòng trong bảng tham chiếu chứa giá trị cần trả về.
[range_lookup]: là đối số tùy chọn. Trả về kết quả phù hợp gần đúng hoặc chính xác – được chỉ định bằng hai giá trị là 1/TRUE (xấp xỉ) hoặc 0/FALSE (chính xác).

Cách sử dụng hàm HLOOKUP tương tự như VLOOKUP, chỉ khác ở chỗ hàm HLOOKUP tìm kiếm dữ liệu theo dòng.

Hàm IF

Cấu trúc hàm: = IF (Logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

IF: là tên của hàm điều kiện trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Logical_test: là điều kiện tham chiếu.
[value_if_true]: đối số tùy chọn. Là giá trị trả về nếu điều kiện Logical_test đúng. Nếu người dùng không nhập giá trị value_if_true, Excel sẽ trả về giá trị TRUE nếu điều kiện đúng.
[value_if_false]: đối số tùy chọn. Là giá trị trả về nếu điều kiện Logical_test sai. Nếu người dùng không nhập giá trị value_if_false, Excel sẽ trả về giá trị FALSE nếu điều kiện sai.

Ví dụ bạn có bảng điểm sau cần phân loại:

Những thí sinh có điểm từ 5 điểm trở lên => Đỗ.
Những thí sinh có điểm dưới 5 điểm => Trượt.
Ta sử dụng công thức cho ô C2 là: =IF(B2>=5,'Đỗ','Trượt').

Hàm TỔNGIF và TỔNGIFS

Cấu trúc hàm TỔNGIF: =TỔNGIF (dải, điều kiện, dải_tổng)

Trong đó:

TỔNGIF: là tên của hàm dùng để tính tổng theo một điều kiện cụ thể.
Dải: là phạm vi tham chiếu chứa dữ liệu điều kiện.
Điều kiện: là điều kiện cần phải thỏa mãn.
dải_tổng: là phạm vi cần tính tổng.

Ví dụ: Bạn cần tính tổng số lượng sản phẩm bán ra từ cửa hàng Hà Nội, bạn nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính Excel: =TỔNGIF(B3:B12,'Cửa hàng Hà Nội',G3:G12).

Cấu trúc hàm TỔNGIFS: = TỔNGIFS dải_tổng, dải_điều_kiện1, điều_kiện1, [dải_điều_kiện2, điều_kiện2], ...)

Trong đó:

TỔNGIFS: là tên hàm dùng để tính tổng thỏa mãn nhiều điều kiện.
dải_tổng: là phạm vi cần tính tổng.
dải_điều_kiện1,2,3…: là phạm vi tham chiếu chứa dữ liệu điều kiện 1,2,3...
Điều_kiện1,2,3…: là điều kiện cần thỏa mãn 1,2,3...

Với bảng doanh thu ví dụ trên, bạn muốn tính doanh thu của Chi nhánh Hà Nội trong quý 1/2018, bạn sử dụng công thức: =TỔNGIFS(G3:G12,B3:B12,'Chi nhánh Hà Nội',C3:C12,'1/2018').

Hàm VÀ VÀ HOẶC

Cấu trúc hàm: = VÀ (Điều_kiện1; [Điều_kiện2]; [Điều_kiện3];…)

Trong đó:

VÀ: là hàm với ý nghĩa là VÀ, và trả về TRUE khi tất cả các điều kiện đều đúng.
Điều_kiện1,2,3…: Các đối số là các hằng số hoặc các biểu thức logic.

Cấu trúc hàm:= HOẶC(Điều_kiện1; [Điều_kiện2]; [Điều_kiện3];…)

Trong đó:

HOẶC: là hàm với ý nghĩa là HOẶC, và trả về FALSE khi tất cả các điều kiện đều sai.
Điều_kiện1,2,3…: Các đối số là các hằng số hoặc các biểu thức logic.

Ví dụ về sự khác biệt giữa AND và OR:

VÀ(TRUE,FALSE) = FALSE

HOẶC(TRUE,FALSE) =TRUE.

Hàm TỐI THIỂU, TỐI ĐA

Cấu trúc hàm: =TỐI THIỂU(số 1, số 2, …)

Trong đó:

TỐI THIỂU: là tên hàm dùng để trả về giá trị nhỏ nhất trong dãy số.
số 1, số 2…: là dãy số cần tìm giá trị nhỏ nhất.

Cấu trúc hàm: =TỐI ĐA(số 1, số 2, …)

Trong cấu trúc:

TỐI ĐA: là tên hàm dùng để trả về giá trị lớn nhất trong chuỗi số.
số 1,2…: là chuỗi số cần tìm giá trị nhỏ nhất.

Ví dụ: TỐI THIỂU(10,5,16) =5 và TỐI ĐA(10,5,16)=16.

Hàm TRÁI, PHẢI, GIỮA

Các hàm TRÁI, PHẢI, GIỮA cho phép người dùng lấy ra một số ký tự từ trong chuỗi.

Cú pháp:

= TRÁI(văn_bản, [số_ký_tự]).
= PHẢI(văn_bản, [số_ký_tự]).
= GIỮA(văn_bản, số_bắt_đầu, số_ký_tự).

Trong đó:

TRÁI: là tên hàm muốn lấy các ký tự từ phía bên trái của chuỗi văn bản.
PHẢI: là tên hàm muốn lấy các ký tự từ phía bên phải của chuỗi văn bản.
GIỮA: là tên hàm muốn lấy các ký tự từ vị trí bắt đầu mà bạn chỉ định tính từ bên trái.
Văn_bản: Chuỗi văn bản chứa các ký tự bạn muốn lấy.
Số_bắt_đầu: Số thứ tự của ký tự mà hàm GIỮA bắt đầu lấy.
Số_ký_tự: Số ký tự bạn muốn hàm TRÁI/PHẢI trích xuất. Số_ký_tự phải lớn hơn hoặc bằng 0. Nếu bỏ qua, mặc định là 1.

Ví dụ bạn có chuỗi 'Mytour', bạn lần lượt lấy 5 ký tự bên trái, 5 ký tự bên phải, và 5 ký tự tính từ kí tự thứ 4;

=TRÁI('Mytour',5) => kết quả là: ThuTh;
=PHẢI('Mytour',5) => kết quả là: em.VN;
=GIỮA('Mytour',4,5) => kết quả là: Thuat.

HÀM TEXT

Cú pháp: = TEXT(số,định_dạng)

Trong đó:

TEXT: là tên hàm dùng để thay đổi cách hiển thị số.
Số: là số cần định dạng.
Định_dạng: mã định dạng mà bạn muốn áp dụng.

Hàm TEXT dùng để chuyển đổi định dạng số sang chữ, ngày tháng, phần trăm, tiền tệ,…

Dưới đây là một số loại định dạng phổ biến mà Mytour chia sẻ:

Mã định dạng	Mô tả	Một số định dạng mã mẫu
"#.000":	Làm tròn số và thể hiện đến phân số thứ 3 (tự động thêm số 0 vào vị trí còn thiếu).	Ví dụ: TEXT(2.7,"#.000") =2.700
"#.##"	Làm tròn số và thể hiện đến phân số thứ 2 và không thể hiện số 0.	Ví dụ: TEXT(2.7856,"#.##") =2.79
"?????.??"	Thêm các dấu cách đứng đầu và làm tròn, thể hiện phân số thứ 2.	Ví dụ: TEXT(2.7,"?????.??") =˽˽˽˽2.7
"#,###.00"	Sử dụng dấu ngăn cách phần nghìn và 2 số thập phân	Ví dụ: TEXT(1234567.99,"###,###,###.00") =1,234,567.99
"$#,###.00"	Thêm định dạng tiền tệ với dấu tách phần nghìn và hai số thập phân.	Ví dụ: =TEXT(1234567.99,"$#,###.00") =$1,234,567.99
"% .00"	Thêm định dạng tiền tệ với hai số thập phân.	Ví dụ: =TEXT(2.7,"% .00") =%270.00
"MM/DD/YY"	Định dạng tháng /ngày/năm.	Ví dụ: TEXT(TODAY(),"MM/DD/YY") =07/03/19
"H:MM AM/PM"	Định dạng giờ: phút sáng/chiều.	Ví dụ: TEXT(NOW(),"H:MM AM/PM") = 0:41 PM.

Trên đây là hướng dẫn về một số hàm thường được sử dụng trong kế toán. Mong rằng thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Hàm Excel nào thường được sử dụng trong kế toán để tính tổng?

Hàm SUM là một trong những hàm Excel phổ biến nhất được sử dụng trong kế toán để tính tổng các giá trị. Bạn có thể nhập các số trực tiếp hoặc tham chiếu đến vùng dữ liệu để tính tổng dễ dàng.

Có những hàm Excel nào dùng để thực hiện phép tính cơ bản?

Các hàm Excel như SUM, SUBTRACT, PRODUCT và DIVIDE được sử dụng để thực hiện các phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân và chia. Việc sử dụng những hàm này giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong công việc kế toán.

Làm thế nào để sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel cho kế toán?

Hàm VLOOKUP được sử dụng để tra cứu dữ liệu theo hàng dọc trong Excel. Bạn cần cung cấp giá trị cần tìm, bảng tham chiếu, số thứ tự cột và tùy chọn để xác định kết quả gần đúng hay chính xác.

Hàm IF có thể áp dụng trong tình huống nào trong kế toán?

Hàm IF trong Excel được sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả về giá trị khác nhau dựa trên kết quả của điều kiện đó. Ví dụ, bạn có thể phân loại các thí sinh đỗ hay trượt dựa trên điểm số.

Cách sử dụng hàm TỔNGIFS để tính tổng nhiều điều kiện trong Excel?

Hàm TỔNGIFS cho phép bạn tính tổng các giá trị thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau. Bạn chỉ cần chỉ định phạm vi tổng, sau đó thêm các điều kiện và phạm vi điều kiện tương ứng.