Những kỹ năng cơ bản của Excel mà bạn cần nắm

Là một nhân viên văn phòng, việc thành thạo các thủ thuật Excel cơ bản là rất quan trọng. Các kỹ năng này giúp bạn quản lý và sử dụng bảng tính hiệu quả hơn. Chi tiết hơn sẽ được cập nhật đầy đủ trong bài viết này từ Mytour. Hãy cùng khám phá nhé!

Quick Access – công cụ truy cập nhanh

Một trong những thủ thuật Excel được nhiều người quan tâm là tạo nút truy cập nhanh trong Quick Access. Điều này giúp bạn dễ dàng thêm lệnh và truy cập Excel một cách nhanh chóng. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Excel trên laptop hoặc máy tính của bạn.

Bước 2: Trên thanh Toolbar, nhấn chuột để chọn mũi tên hướng xuống => chọn “Thêm lệnh khác” để bổ sung các tùy chọn chức năng. Trong cửa sổ thanh công cụ Quick Access, bạn lựa chọn tính năng muốn hiển thị lên thanh công cụ để truy cập nhanh > nhấn “Thêm” để thêm vào.

Bước 3: Nhấn OK để lưu lại.

Thủ thuật Excel – thêm dấu chéo vào ô

Trong Excel, người dùng có thể tạo các ô với đường chéo ở giữa để phân chia ô thành 2 phần. Hướng dẫn chi tiết như sau:

Bước 1: Trên trang tính đang làm việc, chọn ô cần chỉnh sửa và click chuột phải.

Bước 2: Chọn Định dạng ô > một cửa sổ mới xuất hiện > chọn tab “Đường viền” và nhấn vào biểu tượng dấu chéo (bên trái hoặc bên phải, tùy theo nhu cầu của bạn).

Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất việc tạo đường chéo cho ô.

Thêm cột, hàng bằng phím tắt đơn giản

Chỉ với vài thủ thuật Excel cơ bản, bạn đã có thể thêm hoặc xoá các hàng và cột. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Trên trang tính hiện tại, bạn có thể chọn một hoặc nhiều hàng/cột bằng cách click chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím sau:

• Để chọn dòng, đưa con trỏ chuột đến một ô trong dòng và nhấn tổ hợp phím “Shift + Space”.
• Để chọn cột, đưa con trỏ chuột đến một ô trong cột và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Space”.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift +” để thêm cột hoặc hàng ngay bên cạnh cột/hàng đã chọn.

Với phương pháp này, bạn có thể chọn nhiều dòng hoặc nhiều cột cùng một lúc bằng cách nhấn vào nút mũi tên di chuyển theo các hướng. Khi đã chọn đủ các dòng/cột thì dừng lại.

Thủ thuật sao chép – di chuyển vùng dữ liệu

Một thủ thuật khác trong Excel mà nhiều người sử dụng là sao chép – di chuyển vùng dữ liệu. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Trên bảng dữ liệu, bạn chọn cột dữ liệu cần sao chép > di chuyển con chuột đến góc của ô dữ liệu cho đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên 4 hướng.

Bước 2: Có hai trường hợp:

• Nếu bạn muốn di chuyển các ô chứa dữ liệu, giữ chuột và kéo đến ô mong muốn.
• Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu, nhấn tổ hợp phím “Ctrl” trước khi kéo.

Thủ thuật Excel xóa ô trống trong vùng dữ liệu

Đôi khi, trong vùng dữ liệu của bạn có thể xuất hiện các ô trống xen kẽ với các ô chứa dữ liệu. Để xóa các ô trống này, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn chọn vùng chứa các ô trống cần xóa => bật chế độ Lọc (Filter) => chọn cột chứa ô trống cần xóa và sắp xếp => trong phần Chọn Tất cả, bỏ chọn ô trống => chọn ô trống.

Bước 2: Bôi đen vị trí có ô trống => chuột phải và chọn Xóa hàng.

Bước 3: Tắt chế độ Lọc (Filter) và nhận kết quả vùng dữ liệu hoàn chỉnh.

Sử dụng Data Validation để hạn chế giá trị nhập

Data Validation giúp bạn giới hạn giá trị nhập để tránh nhập sai. Thủ thuật Excel này thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần áp dụng giới hạn => chọn tab Data trên thanh công cụ => chọn tính năng Data Validation.

Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation:

• Chọn mục “Số nguyên” trong ô Allow để nhập giá trị nguyên và dưới.
• Chọn “Khoảng” trong ô Data.
• Nhập giá trị tối thiểu và tối đa trong ô Minimum và Maximum (ví dụ: từ 1 đến 20000).

Bước 3: Nhấn OK. Lúc này, các ô dữ liệu sẽ bị giới hạn từ 1 đến 20000. Hệ thống sẽ thông báo lỗi nếu bạn nhập quá giới hạn này.

Tăng tốc độ nhập liệu bằng cách viết tắt

Thủ thuật Excel để tăng tốc độ nhập liệu rất đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải gõ một đoạn văn dài, bạn có thể sử dụng chức năng gõ tắt. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tập tin > Tùy chọn > nhấp vào tab “Chứng thực” > tiếp tục nhấp vào nút “Tùy chọn Tự động Sửa lỗi”.

Bước 2: Tại ô “Thay bằng”, nhập nội dung mà bạn muốn thay thế bằng từ viết tắt. Tại ô “Thay thế”, nhập từ viết tắt tương ứng.

Ví dụ, bạn muốn viết tắt từ “Kế toán” thành “KT”. Tại ô “With”, nhập “Kế toán”. Tại ô “Replace”, nhập “KT”. Từ nay, khi bạn nhập “KT” và nhấn Enter, Excel sẽ tự động thay thế thành “Kế toán”.

Thủ thuật điều chỉnh độ rộng cột và hàng

Khi sao chép nội dung từ sheet này sang sheet khác trong Excel, độ rộng của dòng và cột có thể bị thay đổi. Áp dụng thủ thuật Excel sau để điều chỉnh lại kích thước:

Bước 1: Chọn cột hoặc hàng cần điều chỉnh > vào tab “Home” > chọn “Format”.

Bước 2: Chọn “Chiều cao hàng” để điều chỉnh chiều cao của hàng, hoặc chọn “Độ rộng cột” để điều chỉnh độ rộng của cột.

Thủ thuật Excel – loại bỏ dữ liệu trùng lặp

Đôi khi, dữ liệu của bạn có các giá trị trùng lặp, và để loại bỏ chúng, bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn và bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím “Alt + A + M” để mở hộp thoại Remove Duplicates.

Bước 3: Chọn cột dữ liệu muốn xóa thông tin trùng lặp. Nhấn OK để hoàn tất.

Thủ thuật tự động co giãn độ rộng cột và dòng khi nhập

Khi nhập liệu, thường cần điều chỉnh độ rộng cột và dòng thích hợp. Thay vì sau khi nhập liệu, bạn có thể thiết lập tự động co giãn dòng và cột theo nội dung muốn.Thủ thuật Excel này thực hiện như sau:

Bước 1: Chuột phải vào tên sheet cần chỉnh sửa => chọn View code.

Bước 2: Chọn mục General, chọn Worksheet.

Bước 3: Nhập dòng chữ “cells.EntireColumn.AutoFit” vào ô trống. Khi đó, độ rộng cột sẽ tự động co giãn theo dữ liệu được nhập.

Hướng dẫn chuyển đổi chữ hoa, chữ thường trong 3 giây

Trong Excel, người dùng cũng có thể thay đổi chữ hoa, chữ thường nhanh chóng chỉ với vài hàm đơn giản. Cách chuyển đổi như sau:

• Để chuyển đổi chữ in thành chữ thường: “=LOWER(…)”
• Để chuyển đổi chữ thường thành chữ in hoa: “=UPPER(…)”.
• Để viết hoa chữ cái đầu trong tên riêng: “=PROPER(…)”.

Cách cố định dòng – thủ thuật Excel căn bản

Đối với các dòng tiêu đề, người dùng thường muốn cố định dòng này để dễ nhận biết. Khi cố định dòng, dòng đó sẽ vẫn giữ nguyên vị trí khi bạn cuộn chuột lên xuống trên bảng tính.

Nếu bạn muốn cố định dòng đầu tiên trong bảng:

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính cần cố định dòng.

Bước 2: Nhấn vào tab View trên thanh công cụ => chọn Freeze Panes => chọn Freeze Top Row. Sau khi hoàn thành, dòng bạn muốn cố định sẽ được đánh dấu bằng một đường kẻ đậm hơn so với các dòng khác.

Cách cố định nhiều dòng:

Bước 1: Kéo chuột để chọn tất cả các dòng cần cố định. Sau đó, nhấn vào ô đầu tiên phía dưới của nhóm dòng cần cố định đó.

Bước 2: Chọn tab View trên thanh tiêu đề => chọn Freeze Panes => chọn Freeze Panes. Sau đó, dòng được cố định sẽ có đường kẻ đậm hơn so với các hàng khác.

Cách cố định cột trong Excel – thủ thuật cơ bản

Ngoài việc cố định dòng, bạn cũng có thể cố định cột bằng cách sử dụng thủ thuật Excel sau đây:

Để cố định cột đầu tiên: 

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong sheet bảng tính cần cố định cột.

Bước 2: Nhấn chọn tab View trên thanh công cụ => chọn Freeze Panes => chọn Freeze First Column. Sau khi đã thực hiện, đường kẻ của cột này sẽ đậm hơn so với các cột khác.

Để cố định nhiều cột:

Bước 1: Chọn nhóm các cột cần cố định trên trang tính.

Bước 2: Nhấn chọn tab View trên thanh tiêu đề => chọn Freeze Panes => chọn Freeze Panes.

Hướng dẫn đánh số thứ tự trong bảng Excel

Thay vì đánh số thứ tự thủ công, bạn có thể thực hiện cách đánh số thứ tự tự động bằng thủ thuật Excel cơ bản sau:

Bước 1: Nhấn chọn ô đầu tiên trong cột muốn đánh số thứ tự và nhập số 1.

Bước 2: Chọn Fill trên thanh định dạng => chọn Series => tick vào ô Columns nếu muốn điền số theo hàng – tick vào ô Row nếu muốn điền số theo cột.

Bước 3: Nhập giá trị từ 1 đến giá trị cuối mà bạn cần vào ô Step value – Stop value. Nhấn OK để kết thúc quy trình.

Mẹo hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian làm việc

Thay vì sử dụng dấu (+) hoặc hàm SUM(), tính tổng trong bảng tính sẽ dễ dàng hơn nếu áp dụng thủ thuật sau đây:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tính tổng.

Bước 2: Nhìn vào thanh ở cuối trên bảng tính, bạn sẽ thấy tổng các giá trị trong vùng dữ liệu đó (Sum), giá trị trung bình (Average) và số giá trị (Count).

Thủ thuật Excel – Hướng dẫn căn chỉnh lề

Khi sắp xếp nội dung trong bảng tính, bạn có thể áp dụng các thủ thuật căn chỉnh lề để tạo ra bố cục hiển thị hấp dẫn hơn. Hướng dẫn:

Bước 1: Đổi đơn vị đo thành cm: Chọn File => More => Options => Advanced => Chọn Centimeters tại Units => nhấn OK.

Bước 2: Chọn Page Layout => Margins => Custom Margins.

Bước 3: Căn chỉnh lề bằng cách nhập các thông số cần thiết => nhấn OK để hoàn tất.

Danh sách phím tắt Excel phổ biến và hữu ích

Để trở thành một chuyên gia tin học, bạn nên thuộc lòng những phím tắt quan trọng sau đây:

• (Ctrl + A) – Chọn toàn bộ vùng dữ liệu
• (Ctrl + T) – Tạo bảng Excel từ phạm vi dữ liệu đã chọn
• (Ctrl + ;) – Chèn ngày hôm nay
• (Ctrl + Shift + ;) – Chèn giờ hiện tại
• (Alt + F1) – Tạo biểu đồ
• (Ctrl + S) – Lưu file Excel
• (Ctrl + F) – Tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính
• (Ctrl + H) – Mở hộp thoại Thay thế

Đó là những phím tắt Excel phổ biến và hữu ích nhất mà bạn nên biết. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn có thể thao tác trên Excel dễ dàng hơn. Đừng quên đón đọc thêm những tin tức thú vị về thủ thuật Excel tại đây!