Buzz
Lĩnh vực tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn thận. Các giai đoạn trong quá trình tổ chức sự kiện có sự liên kết mật thiết với nhau. Từ việc xây dựng bản tóm tắt của khách hàng cho đến việc thực hiện chương trình thực tế, người làm sự kiện cần phải cẩn thận và tỉ mỉ ở mọi bước.
Nếu nhân viên tài khoản không trao đổi thông tin chính xác với khách hàng bằng văn bản, điều này có thể gây hiểu lầm và thậm chí gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
Nếu nhà thiết kế không tính toán kỹ lưỡng kích thước sân khấu, điều này có thể làm cho bộ phận sản xuất gặp khó khăn trong quá trình thi công và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện.
Sự cẩn thận này còn thể hiện ở việc bạn quản trị rủi ro như thế nào? Người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ không bao giờ đóng khung 1 phương án duy nhất. Dù quy mô tổ chức lớn hay nhỏ, bạn cần phải lường trước những sự cố xấu nhất có thể xảy ra đến từ thời tiết, công chúng, cơ quan địa phương,...để đưa ra các phương án dự phòng trước khi chương trình bắt đầu.
Khi mới tổ chức một số sự kiện cho trường, với tư cách Phó Bí thư Đoàn trường, tôi cùng với Ban chấp hành và thầy trợ lý thanh niên đã tổ chức kiểm tra sân khấu trước các tiết mục văn nghệ. Trong quá trình kiểm tra âm thanh, mic đột nhiên hết pin vào ngày diễn, nhưng không có pin dự phòng. Khi đó, tôi cảm thấy hối tiếc vì không kiểm tra mic và chuẩn bị pin dự phòng trước. Thầy đã nhanh chóng mua pin mới và may mắn là kịp giờ diễn. Từ vụ việc đó, tôi luôn cẩn thận hơn cho các sự kiện sau này và nhớ rằng “thà dư còn hơn là thiếu”.
Đó chỉ là một số ít trong vô vàn tình huống có thể xảy ra. Trong nghề sự kiện, bạn cần nhớ một quy tắc: “Nỗ lực dẫn đến thành công, nhưng chi tiết nhỏ mới tạo nên thành tựu lớn.”
2. Sức Khỏe
Đầu tiên, hãy chấp nhận rằng tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi cả thể chất lẫn tinh thần. Bạn cần có tinh thần kiên nhẫn và một thể lực tốt, bền bỉ.
- Bạn có thể làm việc dưới mọi điều kiện thời tiết khi sự kiện diễn ra ngoài trời hay không?
Trên thực tế, không phải sự kiện nào cũng diễn ra trong những phòng máy lạnh mát mẻ. Với những sự kiện ngoài trời như Marathon, lễ hội âm nhạc, hoặc cất nóc, bạn sẽ phải đối mặt với thời tiết khắc nghiệt như nắng nóng, lạnh giá, hoặc mưa gió.
Tôi từng tham gia hỗ trợ cho hội thao của Quận Đoàn, và trong ngày đó, tôi phải di chuyển liên tục để kiểm tra đội thi, thông báo lịch thi đấu, và liên lạc với bên cung cấp đồ ăn trưa. Về đến nhà, chân tôi ẩm mệt, nhưng may mắn là tôi thường tập thể dục để tăng cường sức khỏe. Nếu bạn muốn làm trong lĩnh vực này, hãy suy nghĩ kỹ về sức khỏe của bản thân.
- Bạn có thể chịu đựng được áp lực công việc liên tục trong nhiều ngày trước khi sự kiện diễn ra không?
Đối với những người làm trong ngành này, việc phải hoàn thành deadline cho sự kiện là điều bình thường. Họ phải làm việc cả ngày lẫn đêm, thậm chí khi có vấn đề bất ngờ hoặc khách hàng yêu cầu, họ phải làm việc ngay lập tức dù đó có thể là ngày nghỉ. Có những thời kỳ họ làm việc 20 giờ mỗi ngày, đi ngủ lúc 4 giờ sáng và thức dậy lúc 7 giờ để chuẩn bị cho sự kiện.
Đối với tôi, thời kỳ trước sự kiện luôn là thời điểm áp lực nhất. Lúc đó, các cấp trên và nhà tài trợ luôn yêu cầu sự hoàn hảo trong công việc. Nhưng sau sự kiện, mọi người luôn cảm thấy vui vẻ và hạnh phúc vì sự thành công của sự kiện. Mọi người cảm thấy gắn kết hơn với nhau như một gia đình.
- Bạn có thể chịu đựng việc di chuyển liên tục, thời gian trên máy bay hoặc ô tô nhiều hơn thời gian ở đất liền không?
Các chương trình thường không giới hạn địa điểm cố định. Những người trong ngành thường xuyên di chuyển, từ Hà Nội sáng ăn phở đến Sài Gòn chiều uống cà phê là điều bình thường.
Nếu bạn muốn thâm nhập sâu vào nghề này, hãy tự hỏi những câu này trước khi quyết định theo đuổi.
Tôi sẽ kể về một lần làm tổ chức sự kiện cho hội thảo Voluntaring 2019. Sự kiện bắt đầu lúc 7h sáng, vì vậy chúng tôi phải đến từ lúc 5h30 sáng để chuẩn bị. Sự kiện kéo dài đến 20h và sau đó cần phải dọn dẹp đến 22h mới về nhà. Cảm giác mệt mỏi vây quanh cơ thể khiến tôi suy sụp. Nếu bạn có thể chấp nhận thời gian làm việc không đều như vậy, hãy theo đuổi, nếu không, hãy suy nghĩ kỹ.
Với nghề sự kiện, không gì là cố định. Bạn cần phải linh hoạt và nhanh chóng thích nghi với mọi tình huống.
Một tình huống phổ biến là bạn được giao dự án ngoài kế hoạch của mình. Trong trường hợp đó, sự sẵn lòng học hỏi và tìm hiểu là quan trọng nhất.
Nếu bạn muốn một môi trường ổn định và an toàn, có lẽ không phải là sự lựa chọn phù hợp.
4. Khả năng chịu áp lực
Bạn không chỉ làm việc với một cá nhân mà còn phải làm việc với nhiều bên như: khách hàng, nhà cung ứng, cơ quan chính trị, pháp luật,... Điều này tạo ra áp lực không nhỏ.
Nghề tổ chức sự kiện thực sự đòi hỏi sự kiên nhẫn và linh hoạt. Bạn phải đối mặt với nhiều yêu cầu và thay đổi, thậm chí là những góp ý khó chịu.
Đôi khi bạn phải chịu trách nhiệm cho các vấn đề không phải do mình gây ra, nhưng vẫn phải đối mặt với phê bình. Điều này thể hiện sự đoàn kết trong nhóm và khả năng chịu đựng áp lực.
Việc xác định giá cả với khách hàng và tìm kiếm nhà cung cấp với chi phí hợp lý không hề dễ dàng. Trong các doanh nghiệp lớn, bộ phận kế toán thường đảm nhận nhiệm vụ này. Nhưng ở các doanh nghiệp nhỏ và các đơn vị tổ chức sự kiện, nhân viên thường phải tự xử lý việc này. Nếu bạn muốn trở thành quản lý sự kiện, bạn cần phải quen với áp lực này.
Rất nhiều người trong ngành sự kiện đã trải qua cảm giác không tìm ra ý tưởng cho sự kiện của mình. Việc tạo ra ý tưởng độc đáo trong ngành này đầy thách thức và cần phải đáp ứng đúng thời hạn. Ngay cả những người có kinh nghiệm cũng đôi khi gặp khó khăn trong việc tạo ra ý tưởng mới mẻ và khả thi cho các chương trình sự kiện.
5. Kỹ năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp không chỉ quan trọng trong việc làm việc với khách hàng và nhà cung cấp, mà còn cần thiết trong việc tương tác với đồng nghiệp. Việc lắng nghe và truyền đạt thông tin là một yếu tố quan trọng trong công việc tổ chức sự kiện.
Để minh họa cho bạn, hãy tưởng tượng bạn đang điều phối một sự kiện cùng đồng đội và bạn không thể diễn đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng. Nếu bạn có tinh thần cá nhân quá mạnh mẽ và không biết lắng nghe hoặc chấp nhận ý kiến của người khác, việc làm việc sẽ trở nên khó khăn. Khi tham gia khóa học tại CTV Operation Sài Gòn Tếu, các anh chị tiền bối luôn nhấn mạnh về tầm quan trọng của giao tiếp với khách hàng theo tiêu chí win-win để tạo sự thoải mái cho cả hai bên. Đối với các thành viên trong nhóm, sự lắng nghe và sự đoàn kết là rất quan trọng để làm việc hiệu quả cùng nhau.
6. Kỹ năng tổ chức
Khi bắt đầu một dự án với khối lượng công việc lớn và không biết từ đâu bắt đầu, kỹ năng tổ chức sắp xếp là rất quan trọng. Nếu bạn có một kế hoạch rõ ràng và biết sắp xếp công việc theo đúng ưu tiên, bạn đã có đặc điểm của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Để có cái nhìn cụ thể hơn, hãy tưởng tượng sếp giao cho bạn một danh sách công việc bao gồm liên hệ với KOL, kiểm tra giá cả từ nhà cung cấp, tìm địa điểm tổ chức sự kiện,... Bạn cần phải đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, tạo checklist và timeline cụ thể cho mỗi công việc. Điều này chứng tỏ kỹ năng tổ chức của bạn.
Mình luôn có một sổ tay để ghi chú về các sự kiện trong tháng, checklist theo tuần và danh sách công việc hàng ngày. Điều này giúp công việc diễn ra một cách trơn tru, mặc dù đôi khi có những bất ngờ mà mình không thể dự đoán trước. Nhưng điều này là bình thường với ngành sự kiện.
7. Tinh thần chấp nhận
Để bước vào lĩnh vực sự kiện, chỉ có đam mê ngắn hạn sẽ khiến bạn dễ bị loại bỏ. Bởi đây là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng: thiết kế, viết, thuyết trình, sử dụng các thiết bị âm thanh ánh sáng,... và luôn cần cập nhật kiến thức văn hóa xã hội.
Một sự kiện nổi bật hôm nay có thể trở nên lỗi thời ngay vào ngày mai. Để không bị tụt lại, nhân viên sự kiện cần luôn tự cập nhật thông tin từ các phương tiện truyền thông và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện.
Các chuyên gia sự kiện luôn học hỏi từ mỗi trải nghiệm. Họ quan sát tỉ mỉ, suy nghĩ sâu xa và rút ra bài học. Bản thân mình, ngoài việc tổ chức sự kiện, mình còn sáng tạo nội dung trên TikTok để cập nhật xu hướng và lấy cảm hứng.
Bạn có nhận ra bản thân mình có những phẩm chất nào trong 7 điều trên không? Hãy tự đánh giá và lựa chọn nghề nghiệp một cách đúng đắn. Nhớ rằng, những phẩm chất này có thể được rèn luyện nếu bạn đam mê và quyết tâm theo đuổi nghề sự kiện. Chúc bạn thành công trên con đường mà bạn chọn.
