Buzz
Xin chào, mình là Cẩm Trà, thường được biết đến với cái tên Chloe. Hiện tại, mình đảm nhận vai trò là Trưởng Phòng Truyền Thông & Marketing tại TECHVIFY Software. Ngay từ khi tốt nghiệp, mình đã chọn lựa lĩnh vực Truyền thông và Marketing làm hướng đi cho sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, khi gia nhập TECHNIFY - một công ty IT outsouce sáng tạo và tiềm năng, mình đã phát hiện ra sự hấp dẫn của công việc Business Analyst. Vì vậy, mình đã dành thời gian để học hỏi và tham gia các dự án với vai trò BA trong một thời gian, trước khi bắt đầu công việc hiện tại.
Mặc dù thời gian mình dành để học tập và làm việc với vai trò BA không nhiều, nhưng đó đã là một trải nghiệm quan trọng giúp mình trong việc quản lý Team Marcom.
1. Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề
Nhiệm vụ của BA là phân tích các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và từ đó đề xuất các giải pháp cho các vấn đề mà họ đang gặp phải. Điều này đòi hỏi họ phải linh hoạt và sẵn lòng thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc.
Trong quá trình quản lý Team Marcom với hơn 10 thành viên và liên tục tương tác với 4-5 phòng ban khác nhau, việc gặp phải các vấn đề là điều không tránh khỏi. Do đó, mình đã áp dụng những bước học được từ công việc BA để giải quyết các tình huống phát sinh.
“Khả năng xác định khung và cấu trúc vấn đề một cách chính xác là chìa khóa chiếm 75% công sức để tìm ra giải pháp” - Ron Bonig, CIO của Đại học George Washington.
Bước một: Tìm hiểu đúng vấn đề đang gặp phải. Việc “nêu rõ và đặt tên” vấn đề rất quan trọng để chúng ta có thể hiểu một cách chính xác nhất ngữ cảnh, phạm vi và các yếu tố liên quan của một vấn đề nhất định. Đừng tìm kiếm giải pháp khi chưa hiểu rõ vấn đề!
Bước hai: Xác định các thông số cụ thể - nghĩa là biến toàn bộ thông tin đã xác định thành con số. Hãy hạn chế sử dụng các từ mô tả tình trạng như “nghĩ rằng”, “tưởng rằng”, “cảm thấy rằng”... Vì điều này có thể làm giảm tính thuyết phục và độ chính xác của các giải pháp khi trình bày trước CEO, nhóm hoặc các bộ phận khác.
Bước ba: Đề xuất các giải pháp dựa trên thông tin đã thu thập. Tại sao lại gọi là “bộ giải pháp”? Để cụ thể hóa các giải pháp sẽ giúp chúng ta nhìn thấy rõ hơn con đường giải quyết vấn đề. Nếu có thể, hãy liệt kê chi tiết từng bước như: người chịu trách nhiệm, thời gian, ngân sách, kết quả dự kiến và các rủi ro tiềm ẩn. Trong trường hợp vấn đề phức tạp, chúng ta có thể đề xuất nhiều hơn 1 giải pháp để các quyết định viên có thể lựa chọn dựa trên lợi ích và rủi ro cụ thể của từng giải pháp.
Bước bốn: Tổng hợp và rút ra kinh nghiệm. Dường như vấn đề đã được giải quyết một cách hoàn hảo. Nhưng việc tổng hợp và biến vấn đề thành kinh nghiệm sẽ giúp chúng ta nâng cao trình độ giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng!
2. Mô Hình Hóa Tất Cả Các Khía Cạnh Có Liên Quan Đến Vận Hành
Thói quen mô hình hóa vận hành được mình áp dụng một cách rất nghiêm ngặt khi quản lý Team của mình.
Xác định rõ ràng Phạm vi làm việc
Mô hình hóa quy trình vận hành
Một ghi chú nhỏ: con người và môi trường luôn biến đổi. Ví dụ, kinh nghiệm của các thành viên có thể phát triển, hoặc họ có thể cải thiện cách làm việc cùng nhau qua thời gian... Vì vậy, bài toán của người quản lý là tạo điều kiện cho mọi người đóng góp ý kiến và nhanh chóng cập nhật quy trình theo tình hình thực tế. Tóm lại, hãy linh hoạt trong quản lý - không cứng nhắc quá!
Bên cạnh đó, tôi cũng áp dụng các kỹ năng BA khác vào công việc như phân tích vấn đề, kích thích nhu cầu, tư duy phản biện... Tuy không thể nêu chi tiết ở đây.
Vì vậy, đừng ngần ngại học hỏi và trải nghiệm điều mới mẻ, đồng thời không nên hối tiếc về thời gian đã dành cho việc học tập hoặc công việc khác trong quá khứ.
Cảm ơn quý độc giả đã ủng hộ chúng tôi.
