Buzz
Xin chào, tôi là Cẩm Trà, thường được gọi là Chloe. Hiện tôi là Trưởng Phòng Truyền Thông & Marketing tại TECHVIFY Software. Ngay từ khi ra trường, tôi đã chọn lĩnh vực Truyền thông và Marketing làm định hướng cho sự nghiệp của mình. Tuy nhiên, khi gia nhập TECHVIFY - một công ty IT outsourcing năng động và tiềm năng, tôi đã phát hiện ra sự hấp dẫn của công việc Business Analyst. Do đó, tôi đã thử sức học và tham gia vào các dự án với vai trò BA trong nhóm dự án một thời gian, trước khi đảm nhận vị trí hiện tại của mình.
Mặc dù thời gian học và làm việc ở vị trí BA không dài nhưng nó đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong việc quản lý Team Marcom.
1. KHẢ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Nhiệm vụ của BA là phân tích nghiệp vụ của doanh nghiệp, từ đó phát triển ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề mà họ đang gặp phải. Tất nhiên, họ sẽ phải đối mặt với sự thay đổi của môi trường chung trong quá trình đưa ra các giải pháp. Vì vậy, BA phải luôn sẵn sàng để thích ứng và giải quyết các vấn đề liên tục.
Trong quá trình quản lý nhóm Marcom với hơn 10 thành viên và làm việc với 4-5 phòng ban khác nhau liên tục, vấn đề là điều không thể tránh khỏi. Do đó, dựa trên kinh nghiệm làm BA, tôi đã áp dụng những bước sau để giải quyết vấn đề.
“Khả năng xác định khung và cấu trúc một vấn đề một cách chính xác chiếm 75% nỗ lực để tìm ra giải pháp” - Ron Bonig, CIO của Đại Học George Washington
Bước đầu
Bước thứ hai
Bước thứ ba
Bước thứ tư
2. MÔ HÌNH HÓA MỌI THỨ LIÊN QUAN ĐẾN VẬN HÀNH
Thói quen mô phỏng hoạt động của tôi đã được tích hợp một cách chặt chẽ khi tôi quản lý nhóm của mình.
Trước hết, tôi luôn xác định rõ phạm vi công việc của từng thành viên trong nhóm cũng như từng nhiệm vụ cụ thể. Tôi phân tích mọi chi tiết từ nhiệm vụ, thời gian, trách nhiệm và kết quả mong đợi... Từ đó, tôi chia nhỏ và tập trung chuyên môn hóa từng cá nhân, đồng thời tránh các rủi ro như trách nhiệm, làm thiếu hoặc thừa công việc...
Sau đó, tôi mô hình hóa quy trình hoạt động - Áp dụng mô hình BPMN. Điều này giúp các thành viên tham gia công việc hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong một dự án lớn; đồng thời đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi giữa các thành viên trong nhóm.
Một điều nhỏ nhưng quan trọng, do con người và bối cảnh thay đổi không ngừng. Ví dụ, kinh nghiệm của các thành viên có thể phát triển, hoặc họ có cách tiếp cận tối ưu hơn qua thời gian… Do đó, thách thức cho người quản lý quy trình là phải tạo điều kiện để mọi người đóng góp ý kiến, đồng thời nhanh chóng cập nhật quy trình theo tình hình thực tế. Nhìn chung, hãy linh hoạt và sáng tạo hơn trong quản lý hoạt động - không nên giới hạn quá chặt chẽ!
Bên cạnh đó, tôi cũng áp dụng được những kỹ năng khác của BA vào công việc như: phân tích vấn đề, khám phá nhu cầu (elicit), tư duy phản biện, … điều này không thể nêu chi tiết ở đây.
Tổng kết lại, không chỉ với BA, việc linh hoạt áp dụng các kiến thức chuyên ngành khác sẽ mở ra cái nhìn đa chiều hơn và tạo ra cơ hội tối ưu hóa công việc - đồng thời liên tục cập nhật kiến thức chuyên môn. Do đó, không ngần ngại học và trải nghiệm điều mới mẻ, cũng không nên tiếc nuối về quá khứ. Vì cuối cùng, điều quan trọng nhất là 'bạn học được gì từ những trải nghiệm đó', đúng không?
