Những lỗi thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc

Email là một trong những công cụ giao tiếp phổ biến nhất trong công việc, và trong thời gian làm việc, một người có thể gửi đi rất nhiều email. Tuy nhiên, nhiều người viết vẫn thường mắc phải các lỗi sai trong cách viết email tiếng Anh như thiếu tiêu đề mail, văn phong không phù hợp,… khiến cho email thiếu chuyên nghiệp, gây ấn tượng xấu đối với người nhận. Trong bài viết này, tác giả sẽ chỉ ra những lỗi sai thường gặp và những lưu ý cần nhớ khi viết mail trong công việc.

Cấu trúc một email

Các sai lầm về các phần chính trong cấu trúc của một email

Thiếu tiêu đề trong email

Đây là lỗi sai nghiêm trọng nhất trong cách viết email tiếng Anh. Đối với người nhận mail, khi mỗi ngày trong hộp thư có đến hàng trăm email, tiêu đề mail giúp họ nắm được thông tin chung: email liên quan đến vấn đề gì. Nhờ đó người nhận có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các mail cần đọc và giải quyết trước.

Vì vậy, người viết cần luôn luôn có tiêu đề cho email của mình và lưu ý:

• Tiêu đề phải ngắn gọn, không dài dòng

• Tiêu đề phải nêu lên nội dung chính của email (sự kiện, vấn đề, mục đích, thời gian (nếu có)). Ví dụ: Monday meeting rescheduled hoặc Job application: Copywriter 

• Hạn chế ghi cả câu dài hoặc chèn vào các từ không quan trọng.
  Ví dụ: We need to reschedule our meeting on Monday hoặc I want to apply for the copywriter position.

Thiếu hoặc sử dụng câu chào không chính xác

Một trong những lỗi sai thường gặp nhất khi viết email bằng tiếng Anh là những lỗi sai liên quan đến câu chào mở đầu email (Dear Mr. Stark, Good morning James,). Người viết thường gặp hai lỗi sai chính ở phần này:

• Thiếu câu chào

• Sử dụng câu chào không chính xác: không ghi rõ người nhận, sai tên người nhận, sử dụng câu chào quá thân mật)

Câu chào là phần quan trọng trong email, giúp người viết tạo thiện cảm đầu tiên với người nhận. Vì vậy người viết cần luôn luôn phải có câu chào đúng trong email của mình:

• Hi [tên người nhận], / Dear [tên người nhận], : đây là hai cách chào phổ biến và phù hợp nhất trong email. Dear mang nghĩa trang trọng hơn so với Hi. Ngoài ra, để tăng sự trang trọng khi viết email cho khách hàng, cấp trên hoặc khi lần đầu tiên viết mail cho người nhận, người viết có thể sử dụng Mr./ Ms. [họ người nhận] 

Những cách chào hỏi cần tránh:

• To whom it may concern, / Dear Sir or Madam, : Những cách chào hỏi chỉ ghi những thông tin chung chung sẽ gây ấn tượng xấu đối với người nhận rằng: người viết chưa thật sự tìm hiểu kĩ thông tin về người nhận. Vì vậy, trước khi gửi email, người viết nên đầu tư tìm hiểu kĩ tên người mình sẽ gửi email tới. Trong trường hợp hiếm không thể tìm thấy thông tin, người viết có thể sử dụng chức vụ hoặc phòng ban của người nhận. Ví dụ: Dear hiring manager, hoặc

  Dear the customer service department,

• Hey!/ Hi [nickname], ; Đây là những cách chào quá thân mật, thường sẽ bị xem là suồng sã, thiếu tôn trọng người nhận.

Ngoài ra, người viết cũng cần chú ý, tránh sai tên và giới tính của người nhận trong câu chào.

Thiếu mục đích của email

Nhiều người viết thường gặp phải lỗi sai là thiếu phần mục đích chính (email này để phản hồi cho thông tin gì trước đó, email này để than phiền về vấn đề gì, …)  ngay đầu email.

Mọi người thường rất bận rộn và phải xử lý rất nhiều công việc trong thời gian làm việc. Vì vậy, một câu tóm tắt ngắn gọn về mục đích chính của email ngay sau câu chào hỏi sẽ giúp người đọc nhanh chóng nằm được vấn đề, nội dung chính trong email.

Người viết có thể sử dụng những cụm từ sau để nêu mục đích của mình:

I am writing to + động từ (Tôi viết email này để …)

• complain about (than phiền về điều gì)

• apologize for (xin lỗi về điều gì)

• request (yêu cầu điều gì)

• thank you for (cảm ơn vì điều gì)

I am writing in response to + danh từ (Tôi viết email này để phản hồi về …)

• the email you sent on + thời gian (email bạn đã gửi vào ….)

• your request (yêu cầu của bạn)

• the information you provided (thông tin mà bạn đã cung cấp)

Thiếu và sử dụng sai câu kết trong email

Nhiều người viết thường quên câu kết mail, hoặc dùng nhầm giữa các câu kết mail như: nhầm giữa những kết mail trang trọng và kết thư thân mật, nhầm giữa Yours sincerely, và Yours faithfully,

Người viết cần chú ý phân biệt các câu kết mail như sau:

Đối với các email trang trọng: (gửi sếp hoặc khách hàng)

• Best regards, 

• Yours sincerely, (dùng khi người gửi biết chính xác tên người nhận)

• Yours faithfully, (dùng khi người gửi không biết tên người nhận)

Đối với các email thân mật hơn: (gửi đồng nghiệp)

• Cheers,

• Best, 

Người viết cũng cần lưu ý có dấu phẩy (,) theo sau câu kết thư.

Lỗi sử dụng ngôn ngữ không lịch sự

• Không sử dụng các cụm từ rút gọn: wanna (dùng want to), gonna (dùng going to), Y’all (dùng: you all) 

• Không sử dụng các cụm từ viết tắt: ASAP (dùng as soon as possible – nhanh nhất có thể), GTK/ G2K (dùng good to know – tốt vì được biết)

• Không sử dụng tiếng lóng hoặc các từ quá thân mật, suồng sã: lol (cười lớn), noob (người mới), các tiếng chào/ gọi thân mật: hey, wow, what’s up?

• Không sử dụng các biểu tượng cảm xúc: :D, ☺ 

• Hạn chế sử dụng các thành ngữ: This campaign will cost us an arm and a leg. (Chiến dịch này tiêu tốn rất nhiều tiền)

Các lỗi khác

• Ghi sai thông tin (thời gian, địa điểm, …)

• Sai ngữ pháp 

• Sai chính tả

Những lỗi về thông tin có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng (như nhầm địa điểm gặp khách hàng, trễ hạn nộp báo cáo, …). Các lỗi về chính tả, ngữ pháp, mặc dù có vẻ nhỏ nhặt hơn, nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hình ảnh của người viết email. Hãy tưởng tượng nếu cấp trên của bạn nhận được một email đầy lỗi chính tả, họ sẽ đánh giá như thế nào về nhân viên của mình?

Để tránh các lỗi khi viết email, người viết cần đọc lại email cẩn thận trước khi gửi, qua các bước sau:

Tóm tắt