Xuống Dòng Mềm và Những Mẹo Slack và Zoom Bạn Cần Biết

Nếu bạn là người làm việc bàn, bạn đã trải qua ít nhất hai năm và nửa làm việc từ xa, ít nhất là một phần hoặc hầu hết thời gian. Thiết lập văn phòng từ xa của bạn đã được điều chỉnh: Bạn có chiếc ghế bàn ưa thích, màn hình rộng của bạn, chiếc đèn ring nhỏ nhỏ cho cuộc gọi video. Không có cách nào bạn sẽ lười biếng; bạn đang gửi liên tục các tin nhắn Slack, và tham gia Zoom như một con quái vật cuộc họp bạn.

Miễn là chúng ta đang sống cuộc sống của mình thông qua màn hình, chúng ta nên làm cho 'phần mềm công việc' hoạt động cho chúng ta. Đây là phần mà tôi kể cho bạn về một số mẹo công việc chỉ vì tôi mới biết về chúng, và tôi hiện đang tin rằng bạn cũng phải triển khai chúng. Chúng đều dựa trên phần mềm, nhỏ, và tăng dần—không có gì lộng lẫy như một tin nhắn Away đúng đắn. Nhưng chúng sẽ giúp tối ưu hóa cuộc sống công việc của bạn không kém.

Bạn sẽ cảm ơn tôi. Đồng nghiệp của bạn sẽ cảm ơn tôi. Và những mẹo này áp dụng cho bạn dù bạn vẫn đang làm việc từ xa hay có những ý kiến khó hiểu về tại sao mọi người nên quay lại văn phòng.

Chính Sách Trả Hàng Mới

Nếu bạn đang sử dụng Slack, bạn có thể bị tội là đã gửi một loạt các tin nhắn ngắn thay vì viết ý kiến của mình vào một đoạn văn gọn và nhấn Gửi một lần. Điều này làm phiền. Bạn đã nghe âm thông báo Slack chưa? Tất nhiên rồi. Bây giờ hãy tưởng tượng nghe nó bảy lần liên tiếp trong khi bạn, tôi không biết, đang thử Zoom.

Đã đến lúc sử dụng “xuống dòng mềm” trong Slack. Trong thời đại xử lý văn bản, xuống dòng mềm được sử dụng để chèn một dấu xuống dòng và làm cho văn bản bắt đầu lại ở dòng tiếp theo. Điều này khác biệt so với xuống dòng cứng, được chèn bằng cách nhấn phím Enter, sẽ bắt đầu một đoạn văn mới hoàn toàn. Trong thời đại tin nhắn ngay lập tức—như trong Slack—phím Enter thường mang cùng trọng lượng của việc kết thúc đoạn văn bằng cách hoạt động như một lệnh Gửi ngay lập tức. Tuy nhiên, một lần nhấn phím Enter có thể được lập trình để tạo ra một dấu xuống dòng và đưa văn bản xuống dòng tiếp theo (như trong xử lý văn bản), thay vì gửi ngay lập tức tin nhắn của bạn.

Quên đi xuống dòng cứng và hãy chào đón xuống dòng mềm thay thế. Trong Slack, nhấp vào hình ảnh hồ sơ của bạn và chọn Ưu tiên. Khi đến đó, vào menu Nâng Cao. Dưới Tùy Chọn Đầu Vào là cụm từ “Khi viết tin nhắn, nhấn ‘Enter’ để …” Chọn “Bắt đầu dòng mới.” Từ điểm đó trở đi, bạn sẽ phải sử dụng Command+Enter (Mac) hoặc Ctrl+Enter (PC) để gửi. Hai giây bổ sung đó có thể đủ để bạn suy nghĩ về điều bạn sắp gửi, và chúng sẽ giúp bạn tối ưu hóa tin nhắn của mình. Và, tất nhiên, đồng nghiệp ở phía nhận sẽ chỉ nghe thấy một tiếng bíp duy nhất thay vì 17.

Lên Lịch Hóa Linh Hoạt

Trong những tháng gần đây, các đội biên tập của MYTOUR ở Mỹ và Anh đã sáp nhập, điều đó có nghĩa là (a) chúng tôi hiện đang là một phòng tin toàn cầu, và (b) lịch trình của mọi người (phát âm là shed-ules, tất nhiên) đều lộn xộn. Khi bạn làm việc với đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau—hoặc nếu nơi làm việc của bạn đơn giản là đã thiết lập ranh giới lành mạnh—bạn nên nhận thức về khi nào mọi người đang làm việc và khi nào họ không. Đây là nơi Lên Lịch Gửi xuất hiện.

Để làm điều này, bạn chỉ cần soạn một tin nhắn Slack và, trước khi nhấn nút Gửi, nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống bên cạnh nó và chọn “Lên lịch gửi sau.” Chọn từ các thời gian được đề xuất của Slack hoặc nhập một thời gian tùy chỉnh. (Chỉ cần biết rằng các thời gian hiển thị là cho múi giờ của bạn, không phải của họ.) Khi bạn đã lên lịch một tin nhắn, bạn sẽ thấy một kênh có tên “Lên lịch” xuất hiện trong thanh bên trái của bạn. Ở đó, bạn có thể chỉnh sửa, lên lịch lại hoặc xóa bất kỳ tin nhắn đã lên lịch nào.

Gmail của Google đã có tùy chọn lên lịch gửi email từ năm 2019, và lên lịch gửi cũng có sẵn làm tùy chọn nhắn tin trên điện thoại Android. Apple hơi, erm, chậm trễ so với lịch trình ở đây, nhưng trong phiên bản iOS kế tiếp, bạn sẽ có thể lên lịch Mail và, nếu bạn cảm thấy động lực, bạn có thể sử dụng iOS Shortcut để trì hoãn tin nhắn văn bản.

Bạn nên sử dụng điều này một cách rộng rãi. Đây là một lựa chọn tốt hơn, nhẹ nhàng hơn so với việc gửi tin nhắn hoặc ghi chú mỗi khi một ý nghĩ bắt qua đầu bạn, điều này có thể là thời điểm không thuận lợi cho đồng nghiệp của bạn.

Gọi Nó Là Cal

Slack hoạt động với hơn 2,400 ứng dụng, điều này có nghĩa là bạn có thể kết nối một loạt các ứng dụng không phải là Slack vào tài khoản của bạn và tạo ra mọi loại lối tắt và tùy chỉnh cho bản thân. Điều này có phải là một ác mộng về quyền riêng tư? Có thể. Liệu nó có làm cho cuộc sống công việc của bạn thuận tiện hơn, nếu bạn dính chặt vào Slack cả ngày? Có lẽ là có.

Sự tích hợp Slack hữu ích nhất mà tôi đã phát hiện là Google Calendar. Bằng cách kết nối Lịch làm việc của tôi với Slack, tôi đã kích hoạt một bot Slack gửi cho tôi một thông báo duy nhất mỗi sáng bao gồm một tổng quan về các cuộc hẹn của ngày của tôi. Nó cũng bao gồm các liên kết Zoom cho các cuộc họp có chúng, vì vậy tôi có thể tham gia cuộc họp video trên Zoom ngay từ thông báo Slack.

Một trong những phần làm mất hứng thú của tính năng này là ứng dụng GCal chia sẻ mọi chi tiết của cuộc hẹn lịch của bạn đến ứng dụng Slack—ngay cả khi bạn đặt tình trạng hiển thị sự kiện là “riêng tư” trong Lịch của mình. Vì vậy lý thuyết, một quản trị viên có quyền truy cập vào Slack của bạn vẫn có thể xem chi tiết của sự kiện lịch của bạn ngay cả khi bạn đặt nó là riêng tư. Slack nói rằng lý thuyết có thể xây dựng một tính năng cho người dùng có thể kiểm soát xem sự kiện Lịch nào được nhập với đầy đủ thông tin và sự kiện nào vẫn giữ riêng tư. Nhưng điều này sẽ liên quan đến một lượng lớn sự can thiệp của người dùng, có thể làm mất đi sự tiện lợi của tính năng. Ngoài ra, nếu bạn đã kết nối lịch làm việc, quản trị viên của bạn vẫn có quyền truy cập vào nó.

Vì vậy, vào cuối ngày, nếu bạn muốn sự tiện lợi này nhưng bạn lo lắng về quyền riêng tư, bạn có thể muốn sử dụng bot Slack của Google Calendar nhưng làm cho các cuộc hẹn thực sự riêng tư của bạn càng bí ẩn càng tốt trong Lịch của bạn.

Nghỉ Ngơi, Zoom

Đây là một trong những lựa chọn ưa thích của MYTOUR—hoặc như đồng nghiệp của tôi Jeremy White mô tả, “Đóng Zoom nhanh là chắc chắn là một phong cách công nghệ nghiên cứu.” Khi bạn đang tham gia một cuộc gọi Zoom, dù bạn là người chủ trì hay là người tham gia, Command+W trên Mac và Ctrl+W trên máy tính Windows sẽ ngay lập tức hiển thị tùy chọn để rời khỏi cuộc họp hoặc kết thúc nó cho tất cả. Bạn vẫn phải nhấn Rời khỏi cuộc họp tại thời điểm đó, vì vậy đó không phải là một sự rời đi hoàn toàn sạch sẽ. Nhưng có một cách để biến mất: Nếu bạn vào cài đặt Tổng quát của Zoom và bỏ chọn “Yêu cầu xác nhận khi tôi rời khỏi một cuộc họp,” bạn có thể nhấn Command+W để rời khỏi cuộc họp ngay lập tức chỉ với một phím.

Điều này có lẽ nhanh khoảng hai giây hơn so với việc sử dụng chuột để tìm kiếm Kết thúc và sau đó rời khỏi cuộc họp. Nhưng nào, không cần lư linger; bạn có công việc và nơi cần phải đến. Đó là tất cả.

Tham Gia Huddle

Bạn đã tham gia Huddle chưa? (Không phải nhầm lẫn với HODL.) Bạn đang chờ đợi điều gì? Slack giới thiệu Huddles âm thanh vào mùa hè năm 2021, và nó nhanh chóng trở thành sản phẩm được áp dụng nhanh nhất của công ty.

Kể từ đó, Slack đã thêm video hỗ trợ cho Huddles và định vị tính năng này như là cổng vào toàn bộ bộ công cụ cộng tác, nhưng vẻ đẹp của Huddles nằm ở sự đơn giản của nó. Đó giống như trò chuyện ngay lập tức, nhưng dưới dạng âm thanh. Đôi khi một loạt các tin nhắn dựa trên văn bản đi lại đơn giản không đủ (ngay cả khi bạn sử dụng một soft return lịch sự).

Dưới đây là cách để tụ tập Huddle: Từ kênh Slack hoặc trò chuyện riêng tư của bạn, nhấp vào biểu tượng tai nghe bên phải tên kênh hoặc đồng nghiệp ở cuối cửa sổ Slack. Điều này ngay lập tức khởi chạy cuộc gọi VoIP và yêu cầu đồng nghiệp của bạn tham gia. (Command+Shift+H cũng khởi chạy một Huddle, nếu bạn đang tìm kiếm một lối tắt thậm chí nhanh hơn.)

Cần lưu ý rằng điều này sẽ gửi một thông báo chuông trong Slack, và không gian Huddle sẽ nổi trên cột trò chuyện Slack cho đến khi mọi người chấp nhận hoặc từ chối Huddle. Vì vậy, có lẽ hãy hỏi trước khi bạn khởi chạy một cái. Và nó hơi có lỗi; ngay cả sau khi tôi từ chối một Huddle với biên tập viên của mình (oops), thông báo vẫn tồn tại. Nhưng nói chung, Huddles nhanh chóng, dễ dàng và somehow dễ chịu hơn nhiều so với việc nhấc điện thoại. Bạn thậm chí có thể bật chú thích trong Huddle, điều này hữu ích cho những người khó nghe.

Tôi sẽ không nói dối và nói rằng việc Huddling trên Slack thú vị như tụ tập xung quanh một bình nước ở giờ trưa hoặc một bàn cốc ở giờ hạnh phúc. Không phải vậy. Nhưng nó có thể mang lại cho bạn vài phút trở lại mà bạn có thể sử dụng cho những điều khác, đáng thưởng thức hơn.