Những mẹo thiết kế Powerpoint đẹp và chuyên nghiệp

Thiết kế Powerpoint là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần nắm giữ. Powerpoint tích hợp nhiều tính năng giúp người dùng tạo ra bài trình chiếu, báo cáo, kế hoạch,… Mytour sẽ giới thiệu 9 thủ thuật thiết kế slide thuyết trình để bạn tham khảo nhé! 

Powerpoint là gì? 

Powerpoint, hay gọi tắt là PPT, là một công cụ trong Microsoft Office cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và thiết kế bài trình chiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể thiết kế Powerpoint với nhiều loại thông tin như hình ảnh, văn bản, đồ họa,… Do đó, công cụ này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giảng dạy, báo cáo, giới thiệu sản phẩm,…

Tính năng nổi bật của Powerpoint

Powerpoint được ra mắt từ năm 1987 và đã trải qua nhiều cải tiến, hiện tại công cụ thiết kế bài trình chiếu này có nhiều ưu điểm vượt trội. Vì thế, khi cần tạo slide trình chiếu, người dùng thường nghĩ ngay đến việc sử dụng PPT. Các tính năng nổi bật giúp người dùng có thể kể đến như: 

Zoom & Morph: Tính năng Zoom cho phép người dùng thiết kế Powerpoint theo ý muốn. Ngoài ra, tính năng Morph được tích hợp trên PTT giúp tạo ra các hiệu ứng chuyển động mượt mà, gây ấn tượng với người xem. 

Các mẫu thiết kế sẵn có: Nếu bạn đang gặp khó khăn với ý tưởng thiết kế slide, không cần lo lắng, Powerpoint cung cấp đa dạng mẫu thiết kế sẵn, bạn chỉ cần thêm nội dung phù hợp. 

Liên kết các slide: Đây là tính năng quan trọng giúp người dùng tạo các liên kết linh hoạt giữa các slide với nhau. Nhấp chuột là bạn đã chuyển đến slide mong muốn trong bài thuyết trình. 

Mực kỹ thuật số: Tính năng này cho phép người dùng viết tay, vẽ trực tiếp lên slide bằng mực kỹ thuật số. 

Biểu tượng và hình 3D: Nếu bạn muốn để lại ấn tượng với khán giả, có thể thêm biểu tượng và hình 3D vào slide. Powerpoint cung cấp đa dạng hình 3D phù hợp với từng lĩnh vực để bạn lựa chọn.

Giao diện và các thuật ngữ trong Powerpoint

Trước khi khám phá các thủ thuật thiết kế Powerpoint, người dùng cần hiểu rõ cấu trúc giao diện và các thuật ngữ sử dụng trong công cụ trình chiếu này. Cấu trúc giao diện Powerpoint được thiết kế khoa học, rõ ràng bao gồm các thành phần cơ bản: 

Các phím điều khiển trên giao diện chính bao gồm các tính năng như thanh tiêu đề, thanh Ribbon chứa các lệnh, và thanh công cụ ở đầu trang để lưu, hoàn tác,...

Phía dưới các nút điều khiển là khu vực chính của Powerpoint để người dùng thiết kế và sáng tạo. Phần lớn màn hình được sử dụng để hiển thị slide đang được thiết kế, phía bên trái là số thứ tự của các slide, khu vực ghi chú và lệnh chiếu ở phía dưới. 

Các thuật ngữ phổ biến khi thiết kế slide mà người dùng cần nhớ bao gồm: 

• Bài thuyết trình và Trình chiếu: Đây là các bản thiết kế mà bạn đã tạo ra. 
• Slide: Đây là các trang trình bày dữ liệu hình ảnh, đồ hoạ,… không có giới hạn số lượng. 
• Hiệu ứng: Bao gồm các hiệu ứng hình ảnh để làm cho slide thêm hấp dẫn và thu hút người xem. 
• Chuyển đổi: Là các hiệu ứng chuyển đổi giữa các slide để làm cho bài thuyết trình sinh động hơn, thú vị hơn.

Hướng dẫn cách tải Powerpoint về máy tính 

Nếu trên máy tính của bạn chưa có phần mềm thiết kế Powerpoint, hãy tải ngay! Dưới đây là hướng dẫn tải Microsoft Office 365 bao gồm Powerpoint và các công cụ văn phòng khác.  

Bước 1: Truy cập vào trang chủ của Microsoft Office tại địa chỉ https://www.microsoft.com/office. 

Bước 2: Chọn gói phần mềm phù hợp với cá nhân, gia đình, doanh nghiệp, giáo dục,… 

Bước 4: Bạn cần thực hiện thanh toán để hoàn tất quá trình mua bản quyền Microsoft Office. 

Bước 5: Bạn hãy vào trang quản lý Microsoft Office -> chọn Install Office để cài đặt công cụ. Sau đó, người dùng đã có thể sử dụng công cụ thiết kế PPT 365 hiện đại với nhiều tính năng nổi bật. 

Những quy tắc thiết kế Powerpoint đẹp, chuyên nghiệp 

Khi thiết kế slide trình chiếu, mỗi người có thể có phong cách riêng. Tuy nhiên, để đảm bảo bài thuyết trình chuyên nghiệp, người dùng cần chú ý đến cả nội dung và hình thức. Hai yếu tố này cần phải tương thích và bổ sung lẫn nhau để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả đến khán giả. Dưới đây là 9 nguyên tắc thiết kế slide chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ để bạn tham khảo: 

Thiết kế slide Powerpoint đơn giản 

Đây là nguyên tắc cơ bản mà người dùng cần nhớ khi làm slide. Thông thường, nhiều người nghĩ rằng slide càng có nhiều chi tiết và màu sắc thì sẽ thu hút hơn. Tuy nhiên, suy nghĩ này có thể dẫn đến việc slide trở nên rối mắt và khó chịu đối với người xem. Vì vậy, bạn nên thiết kế slide đơn giản nhất có thể, chỉ tập trung vào 3 - 5 ý chính và chèn hình ảnh để làm nổi bật. Đồng thời, bạn cũng cần lựa chọn bố cục màu sắc hài hòa, tránh gây xung đột hoặc màu nền trùng màu chữ gây khó đọc. 

Trình bày thông tin một cách ngắn gọn 

Khi thiết kế slide, người dùng nên tập trung vào ý chính, thông điệp để trình bày một cách súc tích, cô đọng. Không nên đặt quá nhiều từ vào slide, điều này có thể làm người xem khó tiếp thu thông điệp quan trọng. Thay vào đó, bạn nên chỉ đưa ra từ khoá và sau đó giải thích khi thuyết trình. Cách thiết kế như vậy sẽ giúp người xem tập trung và lắng nghe thuyết trình một cách chi tiết hơn. 

Lựa chọn kiểu chữ và màu sắc hài hòa 

Như đã biết, thiết kế Powerpoint có thể sử dụng văn bản, hình ảnh, màu sắc,… Tuy nhiên, màu sắc và kiểu chữ là yếu tố quyết định đến hình thức của bài trình chiếu. Để chọn kiểu chữ phù hợp, người dùng cần dựa vào nội dung thông tin. Ví dụ, đối với nội dung trang trọng, bạn nên sử dụng kiểu chữ có chân để thể hiện sự nghiêm túc. Còn đối với nội dung bay bổng, nghệ thuật, người dùng có thể dùng font chữ cầu kỳ, uốn lượn,… Lưu ý, trong một slide, không nên sử dụng quá 3 kiểu chữ để đạt hiệu quả. 

Trong thiết kế, màu sắc là yếu tố quan trọng để thu hút thị giác. Vì vậy, người dùng cần biết cách kết hợp và sử dụng màu sắc một cách hài hoà. Không nên sử dụng màu sắc quá sặc sỡ để tránh khi trình chiếu slide bị loá. 

Chú ý đến cỡ chữ 

Một trong những nguyên tắc khi thiết kế Powerpoint mà bạn cần nhớ đó là cỡ chữ. Thông thường, slide sẽ được phát trên máy chiếu, TV màn hình phẳng,… Vì vậy, cỡ chữ nhỏ nhất của slide là 28px và nó sẽ được điều chỉnh dựa trên bố cục, nội dung và thiết bị trình chiếu. Hãy cân nhắc các yếu tố này để chọn cỡ chữ phù hợp, giúp mọi người dễ dàng theo dõi. 

Hạn chế số dòng, số từ 

Việc hạn chế số dòng, số từ là một trong những chiến lược thiết kế slide chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Điều này có nghĩa là bạn nên giới hạn tối đa 6 dòng và mỗi dòng chỉ nên có tối đa 6 từ trên một slide. Bằng cách này, khi rút gọn số từ và số dòng, bạn sẽ tạo ra sự cân bằng và khoảng trống trên slide. Bạn có thể thêm biểu tượng, hình ảnh để làm nổi bật thị giác. 

Lựa chọn hình ảnh phù hợp 

Trong thiết kế Powerpoint không thể thiếu hình ảnh mô tả, minh hoạ. Tuy nhiên, hình ảnh là một yếu tố quan trọng để tạo nên bài trình chiếu chuyên nghiệp. Người thiết kế cần lựa chọn ảnh có nội dung, bố cục, kích thước phù hợp. Hình ảnh cần phải tương đồng và bổ sung cho nội dung văn bản, tránh chọn những hình ảnh không liên quan. Đồng thời, bạn cần điều chỉnh kích thước hình ảnh sao cho phù hợp với nội dung thông tin và chú ý đến độ phân giải của ảnh. Lưu ý, không nên phóng to quá mức làm mờ hình ảnh hoặc thu nhỏ quá mức làm mất đi chi tiết. 

Áp dụng các hiệu ứng linh hoạt 

Hiệu ứng là một tính năng giúp cho quá trình thiết kế Powerpoint của người dùng trở nên sinh động và hấp dẫn hơn. Các hiệu ứng trên PowerPoint rất đa dạng, tuy nhiên, người dùng cần biết cách sử dụng một cách hợp lý. Trong khi thiết kế slide, nên chọn những hiệu ứng mượt mà và tự nhiên để giữ sự nhất quán và sự tập trung của người xem. Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng hoặc các hiệu ứng gây khó chịu cho người xem. 

Cấu trúc slide phù hợp 

Tiếp theo, một trong những nguyên tắc quan trọng khi thiết kế Powerpoint là cấu trúc. Người thiết kế cần tạo cấu trúc cho slide sao cho hài hòa giữa các phần nội dung. Ví dụ như sắp xếp các khối văn bản, hình ảnh, đồ họa phù hợp với nhau hoặc đặt các thông tin quan trọng ở các vị trí chiến lược. Hoặc người dùng có thể sắp xếp các khối văn bản xen kẽ với hình minh họa để làm cho bài thuyết trình thêm hấp dẫn. Việc sắp xếp cấu trúc slide hợp lý sẽ thu hút sự chú ý của người xem và truyền tải thông tin một cách hiệu quả hơn.

Cuối cùng, nguyên tắc sử dụng màu sắc khi thiết kế Powerpoint mà bạn cần nhớ là giới hạn 5 màu. Nghĩa là trên một slide, người thiết kế chỉ nên sử dụng tối đa 5 màu cho chữ, nền, hình minh họa và các chi tiết khác. Điều này giúp cho bài trình chiếu của bạn không bị rối loạn màu sắc và tạo ấn tượng tốt với người xem. Đồng thời, người thiết kế cần biết phối hợp các màu sắc một cách hài hòa, tránh gây khó chịu cho người theo dõi. 

Tóm Lược 

Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ thông tin và các kỹ thuật thiết kế Powerpoint chuyên nghiệp để bạn tham khảo. Kỹ năng thiết kế slide trình chiếu là một trong những điều cần thiết cho công việc và học tập. Ngày nay, quá trình thiết kế slide trình chiếu trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn nhờ vào tính năng có sẵn. Hãy tận dụng và tuân thủ các nguyên tắc thiết kế này để có một bản trình chiếu chuyên nghiệp về cả nội dung và hình thức nhé! 

Hãy theo dõi fanpage Hoàng Hà Mobile và kênh Mytour để không bỏ lỡ những kinh nghiệm hữu ích về công nghệ nhé!