Buzz
Đôi khi, những
1. Các lỗi thường gặp trong việc quản lý chuyến công tác của nhân viên
Không thể đồng bộ hóa yêu cầu liên quan đến công tác
Có thể doanh nghiệp có một đội ngũ chuyên gia xử lý nhiệm vụ này hoặc đơn giản tích hợp vào bộ phận nhân sự. Những người này nhận và xử lý yêu cầu từ mọi ngóc ngách trong doanh nghiệp, và không phải lúc nào nhân viên cũng tuân thủ quy trình một cách đúng đắn. Một số sử dụng gmail, số khác nhắn tin qua Zalo, có người thì thậm chí trò chuyện trực tiếp,…
Thông tin đến từ nhiều nguồn sẽ dễ khiến bạn bỏ sót đối tượng hoặc mất quá nhiều thời gian để tổng hợp.
Quy trình phê duyệt dài và phức tạp
Một số sai lầm trong việc quản lý chuyến công tác của nhân viên
Trong những chuyến công tác, thủ tục trước và sau chuyến thường làm nhiều người đau đầu. Giống như trợ lý hành chính, nhân sự, hoặc kế toán, cần theo dõi yêu cầu, đồng thời doanh nghiệp cần đảm bảo chuyến công tác được phê duyệt bởi người đúng như trưởng phòng hoặc giám đốc điều hành. Điều này đòi hỏi tương tác trực tiếp nhiều hơn và quy trình phê duyệt phức tạp hơn.
Sau chuyến đi, nhân viên phải nộp chứng từ, hóa đơn để được thanh toán phí, làm mất khá nhiều thời gian kiểm tra các tài liệu này.
Quản lý chi phí linh tinh
Có quá nhiều khoản chi phí nhỏ như vé máy bay, phòng khách sạn, đi lại từ nơi lưu trú đến địa điểm làm việc, chi phí ăn uống,... mỗi khoản này tạo ra nhiều hóa đơn chứng từ. Với số lượng lớn nhân viên đi công tác, việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn.
Một vấn đề khác đặt ra là làm thế nào để biết phòng/ban này đã chi tiêu bao nhiêu % của ngân sách cho phép? Để giải quyết vấn đề này, trợ lý hành chính, nhân viên nhân sự, hoặc tài chính kế toán cần phải thường xuyên làm các báo cáo chi phí, công việc mất thời gian và gây phiền phức.
Với 1001 khoản như vậy, khả năng có sai sót trong việc tổng hợp các khoản chi phí công tác không phải là điều hiếm gặp.
Quản lý thời gian chưa chính xác, chưa phản ánh đúng với thực tế
Trong vấn đề công tác của nhân viên, đặc biệt là thời gian (di chuyển, gặp đối tác, báo cáo tiến độ,…), nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thể đưa ra các mốc thời gian phản ánh chính xác công việc. Làm thế nào để xác định một khung thời gian vừa đủ để hoàn thành công việc mà không bị cảm giác áp đặt hay dư dả quá nhiều thời gian, gây trì trệ công việc.
Cách khắc phục những sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên
Giải pháp khắc phục những sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên
Trong thời kỳ gần đây, các doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả công việc và kinh doanh. Quản lý chuyến công tác của nhân viên cũng là một phần quan trọng trong chiến lược này. Có những ứng dụng công nghệ xuất hiện để nhanh chóng giải quyết vấn đề này. Đáng chú ý nhất trong số đó là Giải pháp quản lý công tác và du lịch cho doanh nghiệp - TMS của Vntrip.
Ứng dụng này được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa chi phí, nguồn lực trong công tác và du lịch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và dễ dàng, giảm chi phí nhân sự và quan trọng nhất là tăng cường hiệu suất quản lý.
Những tính năng nổi bật của TMS giúp khắc phục sai lầm trong quản lý chuyến công tác của nhân viên
- Hệ thống cung cấp đa dạng khách sạn với hơn 12.000 địa điểm nội địa và 1.000.000 khách sạn quốc tế. Đặc biệt, kết nối trực tiếp với nhiều hãng hàng không nổi tiếng như Vietnam Airlines, Vietjet, Bamboo, Air Asia, giúp việc đặt phòng và vé trở nên đơn giản chỉ với vài thao tác.
Nhân viên đi công tác có thể sử dụng ứng dụng Vntrip TMS trên điện thoại di động, linh hoạt đặt phòng và vé theo lịch trình công tác của họ.
Hệ thống khách sạn tiêu chuẩn thường xuyên mang đến những ưu đãi hấp dẫn, đặc biệt là cho khách hàng thuộc khối doanh nghiệp. Các ưu đãi đặc biệt này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một phần chi phí đáng kể.
- Đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp là một ưu tiên hàng đầu. Ngay từ việc mua vé máy bay doanh nghiệp, quản lý chi phí trở nên dễ dàng khi vé được mua với giá gốc và không gây mất phí xuất vé.
Dữ liệu được tập trung vào một nơi, có thể tạo ra báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu, giúp quá trình kiểm tra và đối chiếu diễn ra một cách nhanh chóng. Quản lý trở nên đơn giản và thuận tiện hơn với việc này.
Tối ưu hóa dòng tiền với hạn mức công nợ không giới hạn, cho phép doanh nghiệp đối soát và thanh toán sau 45 ngày. Đây là lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp, đồng thời phương thức thanh toán linh hoạt và đa dạng giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
