[Những Thú Nhận của Tuổi Trẻ] Làm Thế Nào Đúng Cách (Phần 2) - Bảng Lịch Biểu Tiến Triển

Nếu bạn quan tâm đến phần 1, hãy đọc bài viết tại đây nhé:

[Những Thú Nhận của Tuổi Trẻ] Làm Thế Nào Đúng Cách (Phần 1) - Học Hành, Làm Việc, Chăm Sóc Răng Miệng

Bài viết của mình thường dài nên nhiều người có thể tự hỏi: “Làm sao mà có thể quản lý thời gian như vậy nhỉ?” Thời gian của mình cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày như mọi người. Mình phải làm nhiều việc: nghiên cứu khoa học (3 bài đang chỉnh sửa), nấu cơm cho 2 người, dành thời gian cho chó mỗi ngày và tập thể dục từ nửa đến 1 giờ. Đôi khi, chồng mình muốn đi đánh golf nên mỗi chiều có thể mất 3 giờ. Buổi tối, chúng tôi dành thời gian cho nhau và chơi đàn. Cuối tuần, chúng tôi phải làm việc như dọn dẹp, mua sắm, nấu ăn, và trồng cây. Ngoài ra, còn có những việc hàng ngày như gấp chăn, tưới cây, giặt hoặc gấp quần áo. Vậy làm thế nào mà mình có thể dành thời gian cho các bạn?

Câu trả lời chính là “Kỹ năng quản lý thời gian”. Có lẽ bạn đã nghe về kỹ năng này nhiều lần. Nghe có vẻ phức tạp nhưng thực ra không gì đặc biệt cả.

Hình trong bài là lịch làm việc mình đã sử dụng từ rất lâu trước đây. Mình nhớ rằng đó là cuối năm đầu tiên học thạc sĩ ở Mỹ của mình:

Hè năm đó, mình đã thực tập tại một công ty ở một bang khác, và dự định sẽ về Việt Nam thăm ba mẹ trong vòng 3 tuần trước khi quay lại. Trước khi về, mình phải tìm nhà mới cho mình và 3 người bạn ở gần trường một chút nhưng vẫn phải giữ gần trường. (Và phải đóng đồ trước khi lên máy bay). Đây cũng là thời điểm cuối kỳ khi phải làm bài luận vì không có bài kiểm tra nào. Ngoài ra, mình còn phải chuẩn bị bài giảng về phương pháp thuyết trình hiệu quả cho Trung tâm Phát triển Nghiệp vụ (Professional Development Center) của trường. Và mình tiếp tục mở rộng mạng lưới quan hệ với các doanh nghiệp khác, cũng như phải tham gia phỏng vấn và chỉnh sửa hồ sơ nếu không may phải đi thực tập xong mà không được giữ lại.

Nếu bạn để ý, bạn sẽ thấy mình đã sử dụng nhiều màu sắc khác nhau trên lịch làm việc:

• Những màu vàng cam là những công việc liên quan trực tiếp đến học tập vào cuối kỳ.

• Những màu xanh dương là những công việc mở rộng mạng lưới quan hệ, tìm kiếm việc làm, tìm nhà.

• Những màu xanh lá là những công việc cá nhân cần phải làm và giải quyết.

• Màu tím là những việc giúp đỡ người khác (tình nguyện).

• Màu nâu là những công việc bất ngờ xuất hiện trong tuần.

• Màu đỏ là những công việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành.

Lịch làm việc mỗi tuần của mình đều khác nhau về cả thời gian và màu sắc, không lặp lại, bởi vì ngoài thời gian trên lớp mà mình phải tuân theo, các công việc còn lại do mình tự quản lý đều có thể thay đổi, trừ khi có công việc quan trọng cần phải làm hoặc mình muốn dành thời gian đi chơi với bạn.

Bạn sẽ thấy rõ ràng rằng mình đã lên lịch cho cả thời gian đi chơi, nghỉ trưa, nấu ăn, tập thể dục, đi mua sắm, trò chuyện với gia đình, xem phim Trung Quốc, Hàn Quốc trên lịch làm việc. Và ngay cả trong những tuần bận rộn nhất như trong ví dụ, mình vẫn nhớ điều đó.

Thời khóa biểu dạng này mình thường lập hàng tuần vào cuối tuần, khi mình có thời gian rảnh như đợi đồ giặt, chờ cơm nấu chín, hoặc xem phim Hàn. Nếu không lập thời khóa biểu thì mình sẽ mất khoảng 3 giờ làm việc mỗi tuần.

Có thể các bạn sẽ hỏi: “Tại sao không dùng thời gian đó để làm việc khác có ích hơn?” Mình lại thấy rằng đối với những tuần bận rộn, thời khóa biểu lại càng trở nên hữu ích hơn.

• Khi lập thời khóa biểu, bạn phải suy nghĩ về thời gian mất bao nhiêu cho mỗi công việc, chia nhỏ nó ra. Điều này giúp bạn suy nghĩ sâu hơn về từng công việc trước khi thực hiện. Đôi khi, điều này giúp bạn tìm ra cách tiếp cận mới cho công việc.

• Khi lập thời khóa biểu, bạn cũng phải so sánh và ưu tiên giữa các công việc khác nhau (dưới dạng màu sắc). Vì thời gian của bạn có hạn, bạn phải cân nhắc và ước lượng thời gian một cách cẩn thận cho mọi công việc. Dần dần, nếu bạn thường xuyên ước lượng và tuân theo thời khóa biểu, kể cả khi có công việc mới, bạn sẽ trở nên thành thạo và nhanh chóng hơn trong việc quản lý thời gian của mình. Từ đó, bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn.

• Khi lập thời khóa biểu, bạn có bằng chứng cụ thể để tự kiểm soát bản thân. Nếu đến giờ mà bạn không thực hiện công việc đã lập thì bạn sẽ không kịp hoàn thành. Nếu bạn bị rủ đi chơi khi đang có việc học, bạn có thể nhìn vào thời khóa biểu để từ chối. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng làm việc không đúng thời gian, rồi cuối ngày lại thấy mình lo lắng và căng thẳng.

Nói chung, thời khóa biểu được lập ra để tăng cường suy nghĩ và giúp bạn tuân thủ nó một cách kỷ luật, không tùy hứng như khi không có kế hoạch cụ thể.

“Nhưng mà có phải rất mệt không?” – Mệt, nhưng hãy tiếp tục đọc, bạn sẽ tìm thấy sự hạnh phúc không lời diễn tả được.

Nếu mình ước tính một công việc tốn 3 giờ, thì trên thời khóa biểu, mình chỉ dành 2 giờ cho nó. Nếu mình ước tính một công việc tốn 1 giờ, thì trên thời khóa biểu, mình chỉ dành khoảng 40-45 phút. Và mình có một nguyên tắc vàng: “Nếu hết thời gian không hoàn thành, thì buộc phải chuyển sang công việc khác, cuối cùng làm hết tất cả các công việc, kể cả việc giải trí, sau đó mới quay lại công việc đó. Và mình chắc chắn sẽ quay lại.”

Tại sao mình lại làm như vậy?

• Làm một công việc mà cứ phải làm xong mới thôi, đôi khi mình sẽ bỏ qua công việc khác (thậm chí cũng quan trọng) để tiếp tục làm. Rồi đôi khi làm quá nhiều giờ, mình sẽ mất hứng, không làm nữa, và không làm bất kỳ công việc khác. Hiệu suất làm việc giảm đi rất nhiều.

• Làm một công việc mãi mà không thấy kết quả sẽ làm mình chán nản. Não bộ sẽ phản đối. Tâm trí mệt mỏi, khiến hiệu suất làm việc giảm đi. Thay vì vậy, chuyển sang làm công việc khác, đôi khi mình sẽ nghĩ ra ý tưởng tốt hơn cho công việc cũ, nên khi quay lại, hiệu suất sẽ tăng lên.

• Việc hết thời gian mà vẫn chưa hoàn thành công việc sẽ tạo ra áp lực và khiến bạn làm việc nhanh hơn. Mình ví dụ, khi học đại học, mình đọc 100 trang sách tiếng Anh mất 3 giờ. Mình dần giảm xuống còn 2 giờ. Đến lúc đọc được trong 2 giờ, mình lại giảm thêm trên thời khóa biểu. Hiện nay, tốc độ đọc sách khoa học (khó hơn sách giáo khoa rất nhiều lần) đạt khoảng 1.400 trang mỗi ngày nếu cần (tương đương khoảng 150-200 trang/giờ).

Đây là phương pháp tăng hiệu suất mà mình biết. Thời gian giảm của một công việc, mình biến nó thành thời gian học thêm kỹ năng mới. 

Ví dụ, mình tìm video học Excel trên YouTube hoặc học một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên Coursera. Hoặc tự mình lập dự án xếp lịch gặp giữa các đoàn ngoại giao để lập trình xem có cách nào làm nhanh hơn cách xếp lịch thủ công mà toàn bộ văn phòng (20 người) mất 2-3 ngày mới xong không. Kết quả, mình lập trình được một cái dự án chỉ cần nhập liệu là lịch sẽ tự động xếp trong khoảng 1 giờ. Tiết kiệm được thời gian cho cả mình và toàn bộ văn phòng.

Mình thích sử dụng những dự án trong công việc để phát triển kỹ năng mới. Những công việc mà bạn không thích trong công việc hoặc học tập có thể là nguồn cảm hứng vô tận để thử những điều mới, như việc học lập trình chẳng hạn.

Cuối ngày, cuộc sống đưa ra quả chanh, chúng ta cần biến nó thành cơ hội học hỏi. Nếu bạn dành thời gian đó để giải trí thì cũng không sao. Tuy nhiên, việc học kỹ năng mới sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn trong tương lai, điều đó là quyết định của bạn.

Mình thường lập thời khóa biểu hàng tuần như vậy, liên tục trong suốt 2 năm đầu khi đi làm. Ngay cả khi mình dự định có một tuần bận rộn, mình vẫn ngồi xuống và lập thời khóa biểu như vậy. Lý do là:

• Mình đã liên tục rút ngắn thời gian làm việc cho mỗi dự án theo từng tuần. Một số công việc mà người khác làm trong cả tháng, mình chỉ cần 1 hoặc 2 ngày để hoàn thành.

• Thời gian rảnh rỗi mình dùng để học thêm nhiều kỹ năng mới, từ đó kỹ năng làm việc của mình tăng lên nhanh chóng. Nhờ đó, lương của mình đã tăng gấp 4-5 lần trong một thời gian ngắn.

Khi bạn lập thói quen lập thời khóa biểu, bạn tự hình thành kỹ năng quản lý thời gian. Quản lý thời gian không phải là điều gì quá phức tạp, chỉ cần ước lượng thời gian cần cho mỗi dự án, mỗi tuần làm việc, và sắp xếp chúng vào khoảng thời gian phù hợp nhất. Sau khoảng 2 năm làm thời khóa biểu, bạn có thể ước lượng thời gian cho mọi công việc không chỉ cho bản thân mà còn cho những người làm cùng. Như vậy, ngay cả khi bạn có một dự án mới, bạn cũng biết làm sao để quản lý thời gian hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác.

Hiện tại, tôi đang tập trung vào viết luận án tiến sĩ ở Mỹ (với áp lực phải xuất bản các bài báo khoa học), đồng thời tham gia trực tiếp quản lý hai doanh nghiệp tại Việt Nam. Tôi cũng làm tư vấn cho một số doanh nghiệp lớn ở Mỹ với vai trò là nhà khoa học. Ngoài ra, tôi còn có nhà cửa để quản lí, có thú cưng để chăm sóc, có thời gian để nấu ăn và dành thời gian cùng với chồng. Mặc dù bận rộn như vậy, nhưng tôi vẫn giữ được sự quyến rũ và sở hữu cơ bụng 6 múi, tôi vẫn thích chơi golf và đôi khi đi du lịch một cách bất ngờ. Thêm vào đó, tôi vẫn dành thời gian để viết những bài dài như thế này trên mạng.

Tôi thực hiện tất cả những việc đó và vẫn có đủ giấc ngủ 8 tiếng mỗi đêm, và thậm chí còn dành thời gian nghỉ trưa khoảng nửa giờ. Tất cả những điều này bắt đầu từ việc lập kế hoạch và tuân thủ nghiêm ngặt từ khi tôi còn trẻ. Nhờ vậy, tôi có đủ thời gian để học các kỹ năng - những kỹ năng mà tôi có thể sử dụng trong 10 đến 20 năm tới khi tôi thay đổi ưu tiên để tập trung vào chồng và cuộc sống cá nhân thay vì công việc.

Dù có khó khăn hơn một chút khi còn trẻ, nhưng nếu để đến khi đầu 3 đít chơi vơi mà vẫn không biết làm gì, thì thực sự mới là khổ bỏ xừ...