Buzz
Mình là Quanh, là một sinh viên ngành Marketing, mình muốn chia sẻ với bạn một kỹ năng mà mình đang cố gắng thực hiện trong cuộc sống. Trước khi bắt đầu chia sẻ, mình muốn hỏi: 'Các bạn đang đọc có ai không có mục tiêu hoặc dự định trong tương lai không?' Mình nghĩ không ai sẽ trả lời 'Có', nhưng chắc chắn mọi người đều có nhiều dự định và kế hoạch. Nhưng khi bắt đầu thực hiện, bạn có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian, có hàng ngàn câu hỏi như:
Làm thế nào để kết hợp học và làm việc?
Tại sao cùng một khoảng thời gian, người khác có thể làm được nhiều việc hơn mình?
Tại sao mình luôn trễ hẹn hơn mọi người?
Làm thế nào để kịp thời hoàn thành bài tập trên lớp và của câu lạc bộ mình tham gia?...
Bạn nhận ra bạn đang lãng phí thời gian, và hôm nay tôi muốn chia sẻ với bạn về quản trị thời gian - bí quyết để đạt hiệu suất cao nhất.
1. Vậy quản trị thời gian là gì?
Nguồn hình ảnh: Quản trị thời gian
Quản trị thời gian là quá trình bạn lập kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho các hoạt động cụ thể nhằm tăng hiệu suất, hiệu quả, và năng suất. Đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian là phân chia và sắp xếp công việc trong thời gian nhất định để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
2. Tại sao cần quản trị thời gian làm việc?
Nguồn hình ảnh: Quản trị thời gian
Bởi vì thời gian có hạn, mỗi người chúng ta đều chỉ có 24 giờ mỗi ngày để hoàn thành tất cả công việc. Người có thể hoàn thành mục tiêu của mình là người biết phân chia thời gian làm việc một cách hợp lý nhất, vì vậy kỹ năng quản trị thời gian là vô cùng quan trọng. Quản lý và sắp xếp thời gian một cách hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc và có một cuộc sống tốt hơn bằng cách:
Giúp bạn tăng năng suất làm việc:
Biết cách quản lý thời gian và nhiệm vụ hàng ngày dựa trên mức độ quan trọng và ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
Rèn luyện khả năng ra quyết định, giảm bớt áp lực
Thiếu kỹ năng quản lý thời gian dẫn đến áp lực làm việc nhiều hơn, gây ra các quyết định sai lầm khi không có đủ thời gian suy nghĩ. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian của mình tốt, bạn sẽ tránh được áp lực của 'deadline' và có thể đưa ra các quyết định sáng suốt hơn trong công việc, do có đủ thời gian để suy nghĩ và đánh giá vấn đề.
Hạn chế thói quen xấu và tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết từ chối, tổ chức kém sẽ bị loại bỏ khi bạn quản trị thời gian của mình, đồng thời cũng sẽ tạo động lực để bạn thực hiện các dự án, kế hoạch đã đề ra một cách hiệu quả theo thời gian biểu chính xác.
3. Làm thế nào để quản trị thời gian hợp lý?
Quản trị thời gian bao gồm 4 bước chính:
Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng dựa trên mục tiêu và hướng đi trong công việc và cuộc sống.
Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành các công việc đã đề ra.
Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
Tiến hành thực hiện, tuân theo kế hoạch đã đề ra.
Mỗi bước quản lý thời gian này đều có các công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người. Bạn cần biết sử dụng các công cụ này để hỗ trợ quá trình quản lý thời gian hiệu quả.
4. Nguyên tắc khi quản trị thời gian
Trong quản trị thời gian, tôi nhận ra rằng để quản lý thời gian tốt nhất, chúng ta cần tuân theo 3 nguyên tắc như sau:
Thứ nhất, bạn phải luôn có ý chí trong quản trị thời gian
Quản trị thời gian là một công việc khó khăn, bạn phải hoàn thành công việc theo 'timeline' đã đề ra, tránh xa các cám dỗ xung quanh và vượt qua những thứ làm bạn chậm trễ trong công việc.
Thứ hai, hãy đảm bảo bạn luôn có thái độ tích cực trong quản trị thời gian
Hãy giữ cho mình một thái độ thoải mái và vui vẻ khi thực hiện 'timeline', không ép buộc hoặc gò bó quá mức, hãy tự nhiên nhưng không quá thoải mái để tránh sự lơ đi và mất kỷ luật.
Cuối cùng, hãy tìm cho mình một phương pháp quản trị thời gian hợp lý để đạt được hiệu quả tốt nhất
Có nhiều cách để quản lý thời gian và mỗi người có thể lựa chọn cách phù hợp nhất. Tìm hiểu và chọn ra phương pháp phù hợp với bản thân để thực hiện một cách hiệu quả.
Pomodoro là gì?
Pomodoro, hoặc kỹ thuật cà chua, là một phương pháp quản lý thời gian giúp tăng cường sự tập trung khi học tập và làm việc. Nguyên tắc là chia thời gian thành các khoảnh khắc ngắn và có thời gian nghỉ sau mỗi khoảnh khắc.
Làm thế nào để thực hiện Pomodoro?
Nguồn hình ảnh: Pomodoro
Pomodoro bao gồm 5 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Lựa chọn mục tiêu học và khối lượng công việc tương ứng.
Như việc bạn xây dựng một kế hoạch ngày hôm nay để đánh giá khối lượng công việc và mục tiêu của mình.
Sau khi hoàn thành bước 1, chúng ta chuyển sang bước 2:
Bước 2: Xác định thời gian học, thường là 25 phút.
Với timeline đã được thiết lập, chúng ta chọn thời gian tập trung phù hợp.
Bước 3: Tập trung vào việc học cho đến khi đạt đến 25 phút.
Đây là một bước quan trọng đòi hỏi sự quyết tâm, tập trung và kiên nhẫn của bạn. Bạn phải học và làm việc một cách tập trung trong thời gian đó, không bị phân tâm bởi bất kỳ điều gì. Điều này sẽ quyết định liệu bạn có thể vượt qua được bản thân và thách thức hay không.
Bước 4: Thời gian nghỉ ngơi sau khi học chăm chỉ.
Bước 4: Thực hiện nghỉ giải lao trong 5 phút.
Sau 5 phút nghỉ, chúng ta tiếp tục với bước 3 và lặp lại quá trình. Sau 4 vòng, chúng ta sẽ tăng thời gian làm việc của mình.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ ngơi như trên, bạn sẽ được nghỉ lâu hơn trong khoảng thời gian 10 phút (hoặc 15 - 30 phút tùy thuộc vào khả năng chịu đựng và cần thiết).
Đó là cách tôi chia sẻ về quản lý thời gian và tập trung làm việc. Tôi hy vọng bạn có thể tìm hiểu và áp dụng những phương pháp phù hợp với bản thân để đạt được kết quả tốt trong lĩnh vực bạn quan tâm.
