Buzz
Các nhiệm vụ cần thực hiện khi chuyển văn phòng là rất đa dạng. Khi bạn xác định rõ những việc chính, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Chuyển nhà đã khó, việc chuyển văn phòng lại càng phức tạp hơn vì đây là nơi làm việc của toàn bộ một tổ chức. Để việc chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ không phải là điều đơn giản. Vì vậy, bài viết này sẽ tổng hợp tất cả những việc cần làm khi chuyển văn phòng mà bạn cần chú ý.
Danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện khi chuyển văn phòng
1. Chuẩn bị ngân sách cho việc chuyển văn phòng
Khi đã hoàn thành các nhiệm vụ cần làm khi chuyển văn phòng như đã đề cập, hãy ước lượng chi phí cần thiết để chuẩn bị. Bạn nên tham khảo báo giá từ 3 đến 5 đơn vị vận chuyển uy tín để chọn lựa phương án tối ưu nhất.
2. Lập kế hoạch di chuyển văn phòng
Trước tiên, bạn cần xác định địa điểm thuê văn phòng mới. Để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị một cách chi tiết là rất quan trọng. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn hình dung các bước cần thực hiện.
Phân chia công việc cho các nhân viên hỗ trợ và dự đoán những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có phương án xử lý hiệu quả.
Một số nhiệm vụ cần có trong kế hoạch bao gồm:
- Thiết kế và trang trí không gian nội thất.
- Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.
- Mua sắm hoặc thay thế đồ nội thất và thiết bị văn phòng.
- Cập nhật địa chỉ trên tất cả giấy tờ và biểu mẫu liên quan.
- Di dời các dịch vụ điện thoại và internet.
3. Chọn thời điểm di chuyển văn phòng
Bạn cần thống nhất với lãnh đạo về thời gian chuyển văn phòng. Nên chọn vào cuối tuần để không ảnh hưởng đến công việc, hoặc nếu chuyển vào ngày làm việc, hãy sắp xếp sao cho không gây cản trở đến hoạt động của công ty. Nếu công ty bạn chú trọng phong thủy, hãy lưu ý yếu tố này.
4. Chuẩn bị các dụng cụ hỗ trợ cần thiết
Khi thực hiện các nhiệm vụ cần hoàn thành khi chuyển văn phòng , việc chuẩn bị cần sự tỉ mỉ cao. Hãy cân nhắc phân công cho một bạn nữ để lập danh sách toàn bộ vật dụng hỗ trợ cần thiết trước.
Thùng carton là vật dụng không thể thiếu trong kế hoạch chuyển văn phòng, giúp sắp xếp đồ đạc hiệu quả. Bạn nên chuẩn bị đủ thùng carton cho từng nhân viên và phòng ban, kèm theo băng keo và mút xốp để việc đóng gói dễ dàng hơn.
