Buzz
Những công cụ được phát triển để giao tiếp trong thời đại công nghệ dần bộc lộ những hậu quả tiêu cực khi chúng bị lạm dụng.
Digital debt là gì?
Chúng ta không thể làm việc mà không cần sự giao tiếp, và ngày nay các công cụ như Slack, Zoom và email đã trở thành không thể thiếu đối với nhân viên. Tuy nhiên, theo cuộc khảo sát gần đây của Microsoft, sự liên tục của việc trả lời tin nhắn, email và tham gia cuộc họp trực tuyến đang ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự sáng tạo của nhân viên. Sự bận rộn này khiến cho người lao động khó thực hiện công việc, hiệu suất làm việc giảm và sự sáng tạo bị hạn chế hơn.
Hơn nữa, điều này còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên. Các nhân viên phải dành nhiều thời gian để xử lý lượng thông tin từ các nền tảng giao tiếp. Thay vì tập trung vào công việc chính, họ phải dành nhiều thời gian để trả lời tin nhắn và email. Trong báo cáo về công việc năm 2023 của Microsoft, việc không thể tránh khỏi những cuộc giao tiếp không ngừng được gọi là “nợ kỹ thuật số” - Một dạng nợ mà bạn phải trả bằng kết quả của công việc.
Chúng ta không thể phủ nhận rằng các công cụ giao tiếp là rất quan trọng trong môi trường làm việc trực tuyến. Chúng giúp làm cho mọi thứ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, khả năng tập trung của chúng ta thường bị ảnh hưởng bởi việc luôn phải chờ đợi tin nhắn. Vấn đề của nợ kỹ thuật số nằm ở chỗ chúng ta phải dành quá nhiều thời gian để xử lý những thứ không quan trọng. Một nhân viên văn phòng tại TP.HCM chia sẻ rằng anh phải dành nhiều thời gian để trả lời những câu hỏi không liên quan trong group chat của công ty, như việc quyết định mua gì cho bữa trưa hay suy nghĩ về món quà sinh nhật cho sếp.
Cái gọi là nợ số đã ảnh hưởng thế nào đến tâm trí của chúng ta?
Rebecca O'Brien, một chuyên gia quản lý căng thẳng, hiểu rõ những khó khăn mà vấn đề này đem lại cho tâm trí của chúng ta. 'Việc sử dụng liên tục các phương tiện giao tiếp có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung, sự chú ý và khả năng ghi nhớ làm việc.'
Trong một cuộc khảo sát với 3000 người tham gia tại Mỹ và Anh, 91% trong số họ cho biết họ đã hiểu sai thông điệp khi giao tiếp qua các ứng dụng, 47% cảm thấy họ phải suy nghĩ quá nhiều khi viết email. Theo chuyên gia tư vấn sự nghiệp Octavia Goredema, diễn giải thông điệp qua các kênh giao tiếp có thể gây ra căng thẳng, bởi vì chúng ta khó có thể đánh giá được thái độ, ý định hoặc sự quan trọng của người gửi.
Theo một báo cáo từ ứng dụng gửi tin nhắn video Loom, với mỗi thông điệp bị hiểu sai, bạn cần đến 18 phút để giải quyết. Với email, quá trình giải quyết hậu quả cũng mất 19 phút. Một ngày làm việc của bạn sẽ ra sao nếu số lần hiểu lầm này tiếp tục tăng lên?
Ngoài ra, nợ số còn tạo ra một cuộc 'khủng hoảng' về ý niệm sự hiện diện. Khi bạn làm việc từ xa, khả năng phản hồi ngay lập tức các tin nhắn là một trong những dấu hiệu cho thấy bạn đang hoạt động. Đó như một 'văn phòng ảo' khiến chúng ta phải chuẩn bị tâm trạng sẵn sàng phản hồi ngay. Điều này thậm chí còn tạo ra áp lực và căng thẳng hơn cả việc bạn phải đến công ty.
Theo báo cáo vào tháng 3/2022 của The Conference Board, một tổ chức nghiên cứu và cung cấp thông tin chuyên về kinh doanh, một trong những mối quan tâm lớn nhất của người làm việc từ xa là về ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Căng thẳng liên quan đến công nghệ là một vấn đề thực sự, và theo một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Computers in Human Behavior về những tác động tiêu cực của môi trường làm việc số hóa. Căng thẳng này có thể dẫn đến sự phân tâm, quá tải, lo lắng và kiệt sức.
Cuối cùng, việc coi phản hồi ngay lập tức trong các cuộc trao đổi là 'kỹ năng hiện đại' và việc làm nhiều việc cùng lúc sẽ làm cho công việc trở nên khó khăn hơn. Một nghiên cứu từ Đại học Bryan đã chỉ ra rằng việc làm nhiều việc cùng một lúc có thể dẫn đến mất nhiều thời gian hơn khi thực hiện những công việc đơn giản. Chỉ số IQ của bạn có thể giảm đến 15 điểm và hiệu suất công việc giảm đến 40%. Nếu kéo dài, điều này còn có thể ảnh hưởng đến trí tuệ cảm xúc và làm giảm chất xám trong não.
Làm thế nào để thoát khỏi 'nợ' này?
Khi 'nợ' này trở thành vấn đề quốc gia, nhiều chính phủ đã tham gia giải quyết. Quá tải thông tin liên lạc tại nơi làm việc, đặc biệt là ngoài giờ làm việc, đã khiến Pháp phải thông qua luật Quyền ngắt kết nối vào năm 2017. Luật này cấm các nhà quản lý liên hệ với nhân viên ngoài giờ làm việc và phạt tiền đối với các công ty bị phát hiện không tuân thủ. Kể từ đó, nhiều quốc gia châu Âu khác như Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha và Bỉ đã thông qua các luật tương tự.
Để chống lại cảm giác áp lực quá lớn từ digital debt, dưới đây là vài gợi ý bạn có thể thực hiện:
Nếu bạn đã quen với việc vội vàng trả lời tin nhắn, bạn có thể không nhận ra rằng bạn đang mắc nợ số. Quy mô của vấn đề có thể từ cấp độ tổ chức khi mọi người đều bận rộn với việc phản hồi mà quên đi chất lượng công việc. Vì vậy, bạn có thể đề xuất thay đổi trong các cuộc họp, các sự kiện toàn công ty... Khi đó, mọi người có thể nhận ra cách làm việc liên tục hồi đáp không còn phù hợp. Thay vì nhận 'thông báo', điều chúng ta cần có thể là một 'báo động' mạnh mẽ để xem xét lại quy trình làm việc.
Để kết thúc một cuộc trò chuyện, bạn có thể tự sắp xếp thời gian để trả lời email hoặc hoàn thành deadline. Đồng thời, hãy nhắc nhở mọi người rằng bạn cần thời gian để hoàn thành công việc và đặt trạng thái như 'không làm phiền' hoặc 'không ngồi máy' trên các ứng dụng. Tự giác để không sử dụng điện thoại và không kiểm tra email thường xuyên khi làm việc tập trung.
Thường xuyên phải phản hồi trong các nhóm chat thường đến từ việc không hiểu rõ yêu cầu công việc của mọi người. Bạn không hiểu rõ ý kiến của sếp, không chốt các mục tiêu làm việc... Thay vì phải hỏi lại từng điều, hãy có một biên bản chứa thông tin cần làm cho mỗi công việc. Điều này giúp bạn không cần phải hỏi lại hoặc đối phương không cần phải theo dõi mọi thứ từng bước.
Thống nhất mục tiêu các công việc còn giúp bạn đánh giá kết quả một cách dễ dàng và tạo ra quy trình công việc. Đặc biệt, bạn có thể từ chối nhận 'nhiệm vụ' khi ai đó bất ngờ nhắn tin cho bạn và muốn thay đổi điều gì đó.
