Buzz
Office online là một phiên bản của Microsoft Office có nhiều ưu điểm hấp dẫn. Bản Office này hỗ trợ người dùng trên nhiều nền tảng, giúp làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Cách sử dụng Office trên web như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Mytour để biết thêm chi tiết nhé!
Office online là gì?
Office online là một phiên bản phần mềm của Microsoft Office dùng trực tuyến, không cần cài đặt trên máy tính. Để sử dụng Office, cần có kết nối internet ổn định. Tương tự Office truyền thống, phiên bản trực tuyến cho phép sử dụng các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, Teams,… Lựa chọn Office trực tuyến giúp tiết kiệm dung lượng thiết bị và tăng tốc độ truy cập dữ liệu.
Những ưu điểm nổi bật của Office online
Hiện nay, số người dùng Office trực tuyến ngày càng tăng lên vì tính tiện lợi và các tính năng nổi bật của Microsoft Office. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của Office trực tuyến mà bạn nên biết:
Tương thích đa nền tảng
Điều đầu tiên nổi bật của Office trực tuyến là khả năng tương thích với nhiều nền tảng khác nhau. Người dùng chỉ cần đăng ký và có bản quyền, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại, laptop, máy tính bảng cùng một lúc. Bên cạnh đó, Office Online cũng hỗ trợ trên các hệ điều hành Windows, iOS, MacOS, Android,… Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc, chỉ cần thiết bị kết nối internet.
Tự động sao lưu dữ liệu
Với bản Office Offline, nếu không lưu dữ liệu có thể mất khi gặp sự cố kết nối. Để giải quyết vấn đề này, bản Office trực tuyến sẽ tự động sao lưu dữ liệu. Mọi hoạt động của người dùng trên ứng dụng sẽ được sao lưu liên tục và lưu trữ trên đám mây.
Dễ dàng chia sẻ tập tin
Một trong những ưu điểm nổi bật của Office online là tính thuận tiện trong việc chia sẻ file dữ liệu. So với việc sử dụng Office offline, người dùng không cần phải tải file về thiết bị để gửi cho người khác, mà chỉ cần cấp quyền truy cập và gửi link qua các nền tảng khác nhau. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian chia sẻ file đáng kể.
Cộng tác, chỉnh sửa chung
Tính năng cộng tác, chỉnh sửa chung của bộ Office online là một lợi thế lớn. Cho phép nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng một file dữ liệu mà không cần phải gửi từng bản sao cho từng người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tiết kiệm
Cuối cùng, một trong những ưu điểm nổi bật của Office trực tuyến là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đặc biệt là chi phí văn phòng. Bởi vì Office trực tuyến hỗ trợ các hoạt động làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn so với phương thức truyền thống. Ngoài ra, Office trực tuyến còn giúp tổ chức họp trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện, nước và chi phí di chuyển.
Các gói cước Office trực tuyến
Hiện nay, Office trực tuyến được chia thành các phiên bản như cá nhân (Personal), gia đình (Home) và doanh nghiệp (Business). Trong đó, phiên bản Personal có chi phí cao hơn phiên bản Home khoảng 25% và có sự khác biệt về số người sử dụng. Cụ thể, phiên bản Personal chỉ cho phép 01 người sử dụng trong khi phiên bản Home cho phép tối đa 6 người sử dụng. Do đó, người dùng nên cân nhắc số lượng người sử dụng để chọn phiên bản Office phù hợp với nhu cầu sử dụng và chi phí.
Office Cá nhân (Personal), Gia đình (Home)
Đối với người dùng cá nhân hoặc gia đình sử dụng Office trực tuyến, có hai gói cước phù hợp. Gói cá nhân có giá 130.000 đồng/tháng và 1.299.000 đồng/năm, cho phép sử dụng một người trên mọi thiết bị. Ngoài ra, người dùng có quyền truy cập Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access (Premium) với dung lượng lưu trữ trên OneDrive.
Gói cước Home có giá 170.000 đồng/tháng và 1.699.000 đồng/năm, cho phép sử dụng tối đa 6 người trên điện thoại, máy tính,… Người dùng có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access (Premium) với dung lượng lưu trữ 6TB, tương đương mỗi người 1TB.
Office 365 dành cho doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, gói Office trực tuyến bao gồm Business, Business Premium và Business Essentials. Mỗi gói cước có mức giá và các dịch vụ khác nhau, cụ thể:
Gói Business có mức giá 8.25 USD/người/năm (cho hình thức thanh toán hàng năm) và 10 USD/người/tháng (hình thức thanh toán hàng tháng). Đây là gói phù hợp cho các doanh nghiệp cần sử dụng Office để lưu trữ dữ liệu trên đám mây, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng, tuy nhiên không bao gồm email doanh nghiệp. Doanh nghiệp được dùng thử miễn phí trong 01 tháng trước khi đưa ra quyết định.
Gói Business Premium có mức giá 10 USD/người/năm và 10 USD/người/tháng. Với gói này, doanh nghiệp có thể sử dụng email cùng với các ứng dụng Office trực tuyến trên mọi thiết bị. Tương tự như gói Business, người dùng được dùng thử miễn phí trong một tháng trước khi quyết định sử dụng chính thức.
Gói Business Essentials có mức giá 2.50 USD/người/năm và 3 USD/người/tháng. Gói cước này phù hợp cho các doanh nghiệp cần sử dụng email và các dịch vụ khác trên mọi thiết bị. Tuy nhiên, Business Essentials không bao gồm ứng dụng Office trên máy tính.
Hướng dẫn cơ bản sử dụng Office trực tuyến
Để sử dụng các ứng dụng Office trực tuyến, người dùng cần đăng ký một tài khoản. Sau khi đăng ký tài khoản, người dùng tiến hành đăng nhập theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://login.microsoftonline.com/.
Bước 2: Đăng nhập bằng địa chỉ email đã đăng ký trước đó -> chọn tiếp theo.
Bước 3: Nhập mật khẩu của tài khoản Microsoft -> chọn đăng nhập.
Với chỉ 3 bước đơn giản, người dùng đã có thể đăng nhập thành công vào tài khoản Office online. Sau khi đăng nhập, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng và nền tảng hỗ trợ cho công việc, học tập.
Hướng dẫn sử dụng Word
Word là một công cụ phổ biến để soạn thảo văn bản, phục vụ công việc và học tập của người dùng. Với các công cụ định dạng trên Word online, bạn có thể tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và tận dụng các tính năng hữu ích. Giao diện thân thiện của Word online giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
Bước 1: Trước hết, bạn hãy chọn biểu tượng công cụ Word ở phía bên trái của màn hình.
Bước 2: Giao diện công cụ Word sẽ hiển thị, bạn có thể chọn tài liệu trống để bắt đầu soạn thảo hoặc chọn từ các mẫu sẵn có.
Bước 3: Bạn cần đặt tên cho file sau đó tiến hành soạn thảo văn bản và tùy chỉnh như chọn font chữ, cỡ chữ, chèn ảnh,…
Bước 4: Người dùng có thể tự do soạn thảo văn bản, dữ liệu sẽ được lưu tự động để không lo mất dữ liệu.
Hướng dẫn sử dụng Excel
Excel là một trong những công cụ trong bộ Office online với tính ứng dụng cao. Excel giúp người dùng nhập liệu, xử lý khối lượng thông tin lớn để tăng hiệu suất công việc. Để sử dụng Excel trong bộ Office trực tuyến, người dùng chỉ cần thực hiện các bước đơn giản như sau:
Bước 1: Trước tiên, người dùng mở ứng dụng Excel -> chọn biểu tượng ở cột bên trái màn hình.
Bước 2: Sau đó, người dùng có thể chọn làm việc trên sổ trống hoặc chọn từ các mẫu có sẵn.
Bước 3: Khi bảng tính Excel hiển thị, người dùng hãy tiến hành nhập liệu, tùy chỉnh, sử dụng hàm để xử lý dữ liệu theo ý muốn.…
Bước 4: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ bảng tính với người khác để cùng truy cập, chỉnh sửa. Lưu ý, số lượng người dùng chia sẻ phụ thuộc vào gói cước mà người dùng chọn.
Hướng dẫn sử dụng PowerPoint
PowerPoint là phần mềm trình chiếu hỗ trợ người dùng trong học tập, giảng dạy, thuyết trình, và trình bày sản phẩm. Do đó, PowerPoint đóng vai trò quan trọng trong bộ Office online. Việc sử dụng PowerPoint rất đơn giản với các bước sau:
Bước 1: Giống như các công cụ khác, người dùng bắt đầu bằng việc mở ứng dụng PowerPoint. Bạn có thể chọn bản trình chiếu trống hoặc lựa chọn mẫu có sẵn để bắt đầu.
Bước 2: Để tránh mất dữ liệu, người dùng nên đặt tên cho bản trình chiếu sau đó tuỳ chỉnh nội dung như chèn ảnh, file âm thanh,…
Hướng dẫn sử dụng Teams
Nếu bạn cần tổ chức hoặc tham gia họp trực tuyến, Teams là ứng dụng phù hợp. Bạn chỉ cần mở Teams trong bộ Office online và chờ giao diện ứng dụng xuất hiện. Các thao tác sử dụng Teams như sau:
Bước 1: Bắt đầu bằng việc mở ứng dụng Teams -> chọn nhóm -> tham gia hoặc tạo nhóm mới.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy tạo nhóm và điền thông tin cần thiết như tên nhóm, mô tả, cách hoạt động, sau đó thêm thành viên. Nếu bạn là thành viên tham gia nhóm Teams, bạn sẽ nhận mã cuộc họp -> chọn OK.
Hướng dẫn sử dụng Outlook
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Office, bao gồm email, lịch, ghi chú, duyệt web,… Nếu bạn cần hướng dẫn cách sử dụng Outlook, hãy tham khảo những hướng dẫn sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở ứng dụng -> chọn tạo thư mới -> điền thông tin như email người nhận, tiêu đề, nội dung, tệp đính kèm,…
Bước 2: Bấm gửi để hoàn tất thao tác.
Tạm Kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải đáp Office online là gì và hướng dẫn cách sử dụng cơ bản để các bạn tham khảo. Đây là bộ Office với nhiều tính năng nổi bật mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng. Hãy làm theo các hướng dẫn trên để sử dụng bộ Office trực tuyến nhé! Hãy theo dõi fanpage Mytour và kênh Mytour để biết thêm nhiều thông tin thú vị.
