Operations là gì? Công việc và kỹ năng cần có khi làm trong bộ phận Operations

Bộ phận Operations chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện quản lý hoạt động, vận hành, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả, đạt được mục tiêu sản xuất, kinh doanh. Vậy thực chất Operations là gì? Mức lương, yêu cầu để làm trong Operations là gì? Cùng HR Insider giải đáp rõ qua thông tin bên dưới

Operation là gì? 

Bộ phận Operation đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là nơi tạo ra kế hoạch, chiến lược và định hướng phát triển kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Việc triển khai kinh doanh chính là nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp và khi không có hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển tốt được.

Bộ phận Operation chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Dù doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ, việc tập trung vào hoạt động của doanh nghiệp là điều cần làm. Còn hoạt động đó diễn ra chi tiết như thế nào thì phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, từng thời điểm kinh doanh.

See more:

• Biết thế nào về KCS? Miêu tả về công việc và mức lương?
• QA QC nghĩa là gì? Sự khác biệt giữa QA và QC
• Chuyên viên quản lý sản xuất là ai? 4 Yếu tố, kỹ năng, công việc
• Nhân viên kho làm gì? Mức lương và 10 Kỹ năng cần thiết nhất

Nhiệm vụ của bộ phận Operation 

Bạn đã hiểu được nhiệm vụ của Operations là gì chưa? Với vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận Operation chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ quan trọng sau đây:

Lập kế hoạch kinh doanh

Đảm nhận việc lập kế hoạch kinh doanh hàng năm và kế hoạch kinh doanh ngắn, trung, dài hạn của doanh nghiệp. Những kế hoạch này phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức trong từng giai đoạn.

Tổ chức thực hiện kế hoạch

Besides business planning, Operation is also responsible for organizing and implementing approved business plans. Additionally, it directs and supervises the execution process and evaluates the results of the plans.

Organizing marketing and market research

What is the next task of Operations? To ensure business results for the enterprise, Operation must enhance marketing, search for markets, and develop new products. These activities will ensure business efficiency and help the enterprise expand and develop.

Building training plans for personnel in the enterprise

For sustainable development, enterprises must focus on human resource development. Therefore, Operation needs to propose and develop training plans for the employees in the enterprise. Additionally, Operation performs other tasks as directed by superiors.

Positions in the operations department

From the concept of Operations là gì and the tasks of Operation, let's continue exploring the positions in this department.

Operation Executive

Operation Executive is part of the Operation department of the enterprise. The Operation Executive is responsible for managing, implementing production and business activities of the enterprise, ensuring efficiency and compliance with the enterprise's procedures and regulations.

Some main tasks of the Operation Executive are:

• Managing and supervising the process of arranging, unloading, and packaging goods in the warehouse.
• Supervising and adjusting the production process to ensure product quality, reduce errors, and optimize the production process.
• Resolving issues and incidents occurring during the production process by providing services, identifying causes, and providing solutions for rectification.
• Handling documents to ensure delivery to customers on time as agreed.
• Evaluating, summarizing, and reporting operational status to superiors.

Product Operation Executive

Product Operation Executive đảm nhiệm nhiệm vụ liên quan tới sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai cho đến quản lý vòng đời sản phẩm.

Các nhiệm vụ cơ bản của Product Operation Executive bao gồm:

• Lên kế hoạch, điều phối, giám sát công việc và đảm bảo hoạt động của phòng ban khác thuộc khối sản phẩm luôn được vận hành suôn sẻ và đạt hiệu quả.
• Tham gia xử lý những vấn đề khi xảy ra sự cố vận hành từ bộ phận thuộc khối sản phẩm.
• Phối hợp làm việc với bên liên quan để cải tiến quy trình và quy định làm việc của bộ phận thuộc khối sản phẩm.
• Theo dõi, đo lường, đánh giá hiệu quả quá trình làm việc của phòng ban thuộc khối sản phẩm.
• Phối hợp làm việc với bên liên quan để giải quyết tình huống phát sinh chi phí nằm ngoài ngân sách dự trù và kế hoạch đã lên trước đó.
• Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý.

E-commerce Operations Executive

E-commerce Operations Executive chuyên phụ trách quản lý, giám sát hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty

• Xây dựng, vận hành và quản lý cửa hàng trên sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee,…
• Xử lý vấn đề liên quan tới sàn thương mại điện tử cho công ty.
• Quản lý hàng tồn kho, giá sản phẩm, cập nhật kịp thời.
• Tư vấn và hỗ trợ chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử của công ty.
• Thảo luận, đưa ra chương trình ưu đãi khuyến mại trên sàn thương mại điện tử và thực hiện triển khai nếu được quản lý phê duyệt và đảm bảo mục tiêu kinh doanh bán hàng.
• Tổng hợp và thống kê số liệu bán hàng để báo cáo lên quản lý cấp trên theo quý, tuần, tháng.
• Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Quản lý Operation – Hỗ trợ Operation 

Quản lý Operation thuộc bộ phận Operation chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của tổ chức. Công việc của Quản lý Operation như sau:

• Quản lý, phân bố nguồn lực như nhân sự, thiết bị, ngân sách,… một cách chặt chẽ, thích hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của công ty.
• Điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng, vấn đề hàng tồn kho,… nhằm đảm bảo hoạt động luôn diễn ra hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
• Đảm bảo tuân thủ quy định, tiêu chuẩn an toàn và bảo vệ môi trường, đạo đức kinh doanh.
• Báo cáo hoạt động, phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược, kế hoạch tương lai trong tổ chức.

Hỗ trợ Operation

Hỗ trợ Operation đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ, duy trì hoạt động của công ty. Hỗ trợ Operation sẽ đảm nhận những nhiệm vụ sau:

• Cung cấp hỗ trợ, giải đáp vấn đề kỹ thuật cho nhân viên, khách hàng. Giải quyết các sự cố, sửa lỗi, cung cấp cách sử dụng cho sản phẩm, dịch vụ.
• Đảm bảo hệ thống, công nghệ của công ty luôn hoạt động ổn định và đạt hiệu quả. Theo dõi hiệu suất, bảo mật, đảm bảo hệ thống đáp ứng được yêu cầu quy định đưa ra.
• Theo dõi, giám sát hoạt động, quy trình, hệ thống và đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ, đáng tin cậy. Kiểm tra, phân tích dữ liệu, đưa ra báo cáo, đề xuất cải tiến hoặc thay đổi nếu cần.
• Thực hiện hoạt động bảo trì, sửa chữa lúc cần thiết nhằm duy trì hoạt động của hệ thống và thiết bị.
• Cung cấp hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng trong việc dùng sản phẩm, dịch vụ và giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, đảm bảo về sự hài lòng từ phía khách hàng..

Mức lương ở bộ phận Operation 

Từ phần định nghĩa Operations là gì và mô tả công việc, ta có thể thấy bộ phận Operation phải thực hiện nhiều công việc quan trọng, phức tạp. Vì thế, mức lương cho Operation khá hấp dẫn.

Yêu cầu với Operation 

Yêu cầu để ứng tuyển vào Operations là gì? Để hoàn thành tốt công việc được giao, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau khi đảm nhận vị trí Operations:

Chuyên môn 

Để làm việc trong bộ phận Operation, bạn cần đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn của nhà tuyển dụng. Tuỳ vào cấp bậc, công việc mà bạn ứng tuyển, yêu cầu về bằng cấp có sự khác nhau. Với vị trí nhân viên, nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu bạn tốt nghiệp Trung học phổ thông, còn với vị trí quản lý, yêu cầu là có trình độ Đại học trở lên thuộc những chuyên ngành liên quan.

Kinh nghiệm làm việc 

Đối với vị trí quản lý, nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên có 3 – 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực đó và đã từng đảm nhận vai trò trưởng nhóm hoặc quản lý. Trong khi đó, nhân viên vận hành chỉ cần hiểu biết, có kiến thức và kinh nghiệm vận hành.

Kỹ năng giao tiếp 

Cho dù bạn là nhân viên hay quản lý, kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. Giao tiếp tốt giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc và tạo mối quan hệ tốt với mọi người, cũng như tự tin hơn trong công việc. Hơn nữa, khả năng giao tiếp xuất sắc còn giúp bạn đạt được nhiều thành công hơn trong sự nghiệp.

Kỹ năng làm việc nhóm

Trong công việc của bộ phận Operation, bạn không thể làm việc độc lập mà phải cộng tác với đồng nghiệp để đạt được kết quả như mong đợi. Làm việc nhóm giúp bạn tiết kiệm thời gian và là cơ hội tốt để thể hiện khả năng của mình.

Kỹ năng xây dựng kế hoạch 

Nhiệm vụ của bộ phận vận hành rất đa dạng. Để hoàn thành công việc một cách xuất sắc, bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết. Điều này giúp đảm bảo không bỏ sót công việc nào và làm việc hiệu quả, có tổ chức hơn.

Đối với vị trí quản lý, kỹ năng xây dựng kế hoạch trở nên vô cùng quan trọng. Bởi vì vị trí này đòi hỏi việc phải đề xuất chiến lược và lập kế hoạch làm việc cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, luôn có nhiều vấn đề phát sinh. Vì vậy, người làm công việc vận hành cần phải xử lý những vấn đề đó một cách hiệu quả, điều này rất cần thiết cho công việc.

Chịu được áp lực công việc 

Lượng công việc của bộ phận Operation là khá lớn. Đôi khi, bạn có thể không có đủ thời gian nghỉ ngơi và phải đối mặt với áp lực trong công việc. Hãy rèn cho mình kỹ năng chịu áp lực cao để duy trì sự nghiệp lâu dài.

Bộ phận Operation trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau

Operation trong doanh nghiệp bán lẻ

Mục tiêu chính của doanh nghiệp bán lẻ là duy trì một lượng hàng tồn kho đầy đủ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với giá cả phù hợp. Vì vậy, nhiệm vụ của bộ phận Operation trong lĩnh vực bán lẻ là quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất.

Bằng cách xem xét lại lượng hàng đã bán trong quá khứ, các mặt hàng được ưa chuộng, và thương lượng giá với các nhà cung cấp, bộ phận Operation có thể tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Operation trong lĩnh vực sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, ý tưởng sáng tạo là yếu tố quan trọng nhất để đổi mới sản phẩm. Bộ phận Operation phải tìm ra cách nhập hàng, lưu trữ, và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả để thúc đẩy quy trình sản xuất.

Bộ phận Operation cần phải giải quyết các vấn đề như:

• Có phương pháp nào để sản xuất các đơn hàng lớn mà tiết kiệm thời gian không?
• Làm sao để giải quyết các vấn đề phức tạp trong quá trình sản xuất?
• Phương thức vận chuyển nào là đơn giản và tiết kiệm chi phí nhất?
• Có nên thương lượng với nhà cung cấp để cải thiện chất lượng sản phẩm không?

Operation trong lĩnh vực dịch vụ

Công ty dịch vụ chia bộ phận Operation thành hai nhóm: một nhóm chịu trách nhiệm về khách hàng và một nhóm chịu trách nhiệm về các vấn đề kinh doanh.

Operation phải tìm ra câu trả lời cho những vấn đề như:

• Có vấn đề gì phát sinh với khách hàng không?
• Làm thế nào để đảm bảo sự hài lòng của tất cả khách hàng?

Operation trong lĩnh vực nhà hàng

Trong lĩnh vực nhà hàng, tồn kho thường cao hơn so với bán lẻ vì thực phẩm dễ hỏng và khó bảo quản. Bộ phận Operation cần tập trung vào việc mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống và đảm bảo dịch vụ luôn tốt.

Bộ phận Operation cần tối ưu hóa việc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo an toàn và chất lượng thực phẩm, đồ uống, cũng như đào tạo nhân viên chuyên nghiệp.

Operation trong doanh nghiệp kỹ thuật số 

Nhân sự là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp kỹ thuật số. Bộ phận Operation cần phải tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo, và tư vấn cho nhân viên.

Đối với doanh nghiệp kỹ thuật số, sự hợp tác luôn được đánh giá cao. Các trang web và ứng dụng thường hoạt động bình thường mà không cần sự can thiệp. Tuy nhiên, việc giám sát và cập nhật phần mềm để tối ưu hóa hợp tác là rất quan trọng đối với những người làm trong bộ phận Operation.

Ngoài ra, Operation cũng cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.