Buzz
Outlook và Gmail đều đem đến cho người dùng doanh nghiệp những tính năng mạnh mẽ. Nhưng liệu cái nào mới thực sự là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh của bạn?
Tham gia cùng Mytour để khám phá chi tiết và đưa ra quyết định đúng đắn cho hộp thư của bạn.
Chú ý: Trong bài viết này, Mytour xem Outlook như một phần của bộ ứng dụng Office 365 trên dịch vụ đám mây, chứ không phải là ứng dụng Exchange độc lập, và coi Gmail là một phần của bộ phần mềm doanh nghiệp G Suite.
So sánh Outlook và Gmail: Lựa chọn nào phù hợp hơn cho doanh nghiệp?
Để tìm ra câu trả lời cho câu hỏi về sự ưu việt giữa Outlook và Gmail đối với doanh nghiệp, hãy cùng điểm qua những tính năng chính mà cả hai dịch vụ mang lại cho người dùng.
1. Trải nghiệm Người dùng
Giao diện người dùng của Outlook và Gmail đều thiết kế đơn giản, giúp người dùng dễ dàng điều hướng.
Trong bản cập nhật mới nhất của Outlook, Microsoft giới thiệu thanh Ribbon mới, giúp giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến và tương thích với các phần mềm Office khác. Người dùng có thể tuỳ chỉnh theo sở thích cá nhân.
Danh sách hộp thư đến trong ứng dụng cũng được cập nhật, có thêm cờ và đánh dấu hình ảnh để tìm kiếm dễ dàng các thư quan trọng.
Mặc định, khung đọc trong Outlook bị tắt, nhưng người dùng có thể bật nó bất kỳ lúc nào. Cửa sổ thư mục cũng được cập nhật với các mục thư mục yêu thích, thư mục cá nhân và biểu tượng nhóm.
Trải nghiệm người dùng của Outlook cho Windows được đơn giản hóa và dễ dàng điều hướng theo sở thích cá nhân.
Gmail, với chế độ xem hộp thư đến đơn giản, thêm vào đó khả năng gửi thư nhanh và tính năng tùy chỉnh, đã duy trì vị thế là nền tảng đáng tin cậy.
Dịch vụ này tích hợp bộ lọc và nhãn để quản lý email, có khả năng lọc thư theo các nhóm 'từ', 'đến' và nhận biết các thư có file đính kèm.
Gmail đã cập nhật giao diện người dùng vào năm 2018, nhúng lịch và các tác vụ trong hộp thư đến, bổ sung tính năng báo lại thư đến, nhắc nhở, sử dụng phản hồi tự động và chức năng ngoại tuyến tốt hơn.
Google hiện đang tích hợp công nghệ Machine Learning để làm cho Gmail trở nên thông minh và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.
2. Dung lượng lưu trữ
Cả Microsoft và Google đều cung cấp 15 GB dung lượng miễn phí cho người dùng sử dụng dịch vụ email. Tuy nhiên, dung lượng này phải chia cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Đối với doanh nghiệp, không có tùy chọn sử dụng dịch vụ miễn phí.
Google cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn cho gói Business và gói Enterprise, hoặc tối đa 1TB cho các doanh nghiệp có ít hơn 5 người dùng.
Trước đây, Microsoft giữ thông tin về dung lượng lưu trữ khá kín kẽ. Mới đây, họ tiết lộ rằng mỗi tài khoản Outlook được cấp 15 GB dung lượng, và người dùng có thể mua thêm dung lượng khi cần.
Các gói Office 365 cho doanh nghiệp cung cấp từ 50 đến 100GB dung lượng trống, phụ thuộc vào gói mà họ chọn, và 1TB dung lượng toàn bộ theo tiêu chuẩn.
3. Khả năng tích hợp và add-ons
Cả Gmail và Outlook là phần của bộ ứng dụng văn phòng, bao gồm các ứng dụng xử lý văn bản, bảng tính và công cụ thuyết trình.
Người sử dụng Google Docs, Sheets và Slides có khả năng mời người khác tham gia chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, đề xuất thay đổi hoặc theo dõi lịch sử chỉnh sửa toàn bộ tài liệu.
Gmail cho phép người dùng mở file đính kèm ngay trong ứng dụng hoặc sử dụng các dịch vụ tích hợp để xem xét và chỉnh sửa.
Outlook cũng mang đến quyền truy cập cho người dùng vào Word, Excel, PowerPoint và OneNote ngay trong ứng dụng email.
Cả hai dịch vụ email đều tích hợp danh bạ và lịch, tạo trải nghiệm liền mạch. Outlook còn hỗ trợ nhiều add-ons, bao gồm thanh toán trực tuyến như PayPal và các add-ons khác như GitHub, Twitter và Trello.
4. Giới hạn dung lượng file đính kèm
Thường người dùng doanh nghiệp có thể gửi email với file đính kèm kích thước lớn hơn mặc định, sử dụng các phương tiện như nén file hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây như OneDrive, Dropbox, iCloud hoặc Google Drive và chia sẻ liên kết.
Outlook hạn chế kích thước file đính kèm tối đa là 20MB cho email doanh nghiệp.
Gmail hỗ trợ file đính kèm lên đến 25MB, nếu vượt quá kích thước này, Gmail tự động thêm liên kết đến Google Drive.
5. Hỗ trợ dịch vụ họp trực tuyến (video conferencing)
Cả Gmail và Outlook đều tích hợp và hỗ trợ dịch vụ họp trực tuyến. Google Hangouts trong Gmail dễ sử dụng, trong khi người dùng Outlook có thể tích hợp Skype for Business để thực hiện cuộc họp video.
Với Gmail Business, cuộc họp video Hangouts có thể lên đến 25 người, trong khi Gmail Enterprise hỗ trợ lên đến 50 người tham gia.
Người dùng Outlook có quyền truy cập Skype theo tiêu chuẩn và người dùng gói Office 365 Premium có thể sử dụng Microsoft Teams để tạo cuộc họp video với tối đa 250 người.
6. Bảo mật
Các tính năng bảo mật trên Outlook và Gmail có một số điểm khác biệt nhất định. Mặc dù cả hai dịch vụ email đều hỗ trợ xác thực 2 bước và tích hợp bộ lọc spam sử dụng trí tuệ nhân tạo.
Google đang tiến hành nghiên cứu với các thuật toán Machine Learning nhằm giảm thiểu rủi ro của các cuộc tấn công Phishing ngày càng phổ biến. Hiện nay, thư/email được xem là độc hại sẽ được đánh dấu màu đỏ, trong khi email có mức độ rủi ro thấp sẽ được đánh dấu màu vàng.
Bài viết của Mytour vừa giải đáp thắc mắc về việc Outlook và Gmail, dịch vụ email nào phù hợp hơn cho doanh nghiệp? Hy vọng sau bài viết này, bạn đọc sẽ có quyết định chọn lựa giữa Outlook và Gmail.
