Packing list là gì? Những điểm quan trọng cần lưu ý khi lập packing list

Packing list là gì? Đây là câu hỏi phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Packing list đóng vai trò quan trọng trong thủ tục hải quan và là giấy tờ cần thiết. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của Mytour để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về cách lập packing list! 

Packing list là gì? 

Packing list (danh sách đóng gói) là một tài liệu chi tiết mô tả toàn bộ các mặt hàng hoặc sản phẩm được đóng gói và gửi đi trong một lô hàng. Tài liệu này rất hữu ích trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Packing list có thể được phân loại thành 3 loại dựa trên mức độ chi tiết và mục đích sử dụng:  

Danh sách đóng gói chi tiết (Detailed packing list)

Đây là một danh sách đóng gói rất cụ thể, cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các mặt hàng trong từng kiện hàng. Danh sách này hỗ trợ người nhận, người vận chuyển và hải quan kiểm tra chính xác từng mặt hàng, giúp quản lý và xử lý hàng hóa hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu một thùng hàng chứa 50 đôi giày, danh sách đóng gói chi tiết sẽ ghi rõ từng loại giày, kích cỡ và số lượng từng loại. 

Danh sách đóng gói trung lập (Neutral packing list)

Danh sách đóng gói trung lập là gì? Đây là loại danh sách không chứa thông tin về nhà sản xuất hoặc người bán, thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đến bên thứ ba mà không muốn tiết lộ thông tin về người gửi. Ví dụ, một công ty thương mại có thể sử dụng danh sách đóng gói trung lập khi không muốn khách hàng biết nguồn cung cấp chính của sản phẩm.

Danh sách đóng gói và trọng lượng (Packing and Weight list)

Đây là danh sách không chỉ ghi chép thông tin về hàng hóa mà còn chi tiết trọng lượng của từng kiện hàng. Khi một lô hàng có nhiều kiện với trọng lượng khác nhau, danh sách này sẽ cung cấp thông tin cụ thể về trọng lượng của từng kiện cũng như tổng trọng lượng của toàn bộ lô hàng, hỗ trợ tính toán phí vận chuyển và thủ tục hải quan một cách chính xác. 

Chức năng của danh sách đóng gói là gì? 

Danh sách đóng gói (packing list) đóng vai trò quan trọng trong giao nhận và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Dưới đây là những chức năng chính của danh sách đóng gói:

• Danh sách đóng gói giúp người gửi, người vận chuyển và người nhận kiểm tra số lượng và chi tiết của các mặt hàng trong lô hàng một cách chính xác. Dựa trên danh sách này, bên nhận hàng có thể đối chiếu với thực tế để xác định hàng hóa có đúng và đủ như cam kết hay không? 
• Trong xuất nhập khẩu, danh sách đóng gói được sử dụng để hải quan kiểm tra hàng hóa. Hải quan dựa vào danh sách này để xác minh số lượng, loại, trọng lượng và kích thước của hàng hóa trong lô hàng.
• Danh sách đóng gói cung cấp thông tin về trọng lượng và kích thước hàng hóa, giúp các bên vận chuyển tính toán cước phí một cách chính xác. 
• Khi xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hoặc mất mát hàng hóa, danh sách đóng gói là tài liệu quan trọng để các bên đối chiếu và giải quyết vấn đề. 

Các thông tin cần có trong danh sách đóng gói 

Chắc hẳn bạn đã hiểu packing list là gì? Nội dung của packing list (phiếu đóng gói) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là các mục cần có trên packing list:

Thông tin cơ bản

• Tiêu đề: Bao gồm logo công ty, tên và địa chỉ của người gửi hàng (shipper), cùng với các thông tin cơ bản khác.
• Số phiếu: Mỗi packing list cần có một số để theo dõi dễ dàng. 
• Ngày lập phiếu: Ngày tạo phiếu, hạn giao hàng hoặc hạn sử dụng của packing list nếu có. 
• Bên xuất khẩu: Thông tin về người gửi hoặc công ty xuất khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc.
• Bên nhập khẩu: Thông tin về người nhận hoặc công ty nhập khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc.
• Bên thông báo: Thông tin cơ bản của người đại diện nhập khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại để thông báo khi hàng hóa đến nơi.

Thông tin vận chuyển 

• Tên tàu/chuyến đi (Vessel Name/ Voy): Tên của tàu hoặc chuyến đi vận chuyển và mã số chuyến được sử dụng để xác định hành trình cụ thể của lô hàng. 
• Ngày tàu chạy dự kiến (ETD): Ngày dự kiến tàu sẽ khởi hành, cho biết thời điểm xuất phát của tàu. 
• Mã số Booking: Số booking dùng để đặt chỗ trên tàu. Lưu ý, một số hãng tàu có thể sử dụng số Booking và số B/L khác nhau. 
• Mã số container: Số hiệu của container dùng để nhận diện từng container. 
• Số Seal container: Số niêm phong của container đảm bảo tính an toàn và ngăn ngừa gian lận trong quá trình vận chuyển. 
• Cảng xuất hàng hóa (Port of Loading): Cảng nơi hàng hóa được xếp lên tàu, bắt đầu hành trình vận chuyển.
• Cảng nhập hàng hóa (Port of Discharging): Cảng nơi hàng hóa sẽ được dỡ khỏi tàu và bàn giao cho người nhận.

Thông tin xác nhận

• Mô tả hàng hóa (Description of goods): Tên hàng, mã ký hiệu, mã HS và các thông tin chi tiết khác. Những thông tin này giúp nhận diện chính xác hàng hóa và hỗ trợ kiểm tra hải quan.
• Số lượng lô hàng (Number of package): Số lượng các kiện, thùng, container hoặc đơn vị vận chuyển. 
• Trọng lượng tịnh (Net weight): Trọng lượng hàng hóa không bao gồm bao bì hoặc thùng chứa. 
• Trọng lượng bì (Gross weight): Tổng trọng lượng của hàng hóa bao gồm bao bì và thùng chứa. 
• Những ghi chú thêm (Remark): Các ghi chú đặc biệt về hàng hóa hoặc yêu cầu liên quan đến việc xử lý, bảo quản hoặc vận chuyển.
• Xác nhận của bên bán (Ký tên, đóng dấu): Chữ ký và con dấu của người gửi hàng hoặc bên bán để xác nhận tính chính xác của thông tin trên phiếu đóng gói. 

Những điểm cần lưu ý khi lập packing list là gì? 

Packing list không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa mà còn là tài liệu thiết yếu trong quá trình vận chuyển, kiểm tra và thông quan hàng hóa. Mỗi mục trên packing list đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin liên quan đến lô hàng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lập packing list mà bạn cần lưu ý: 

Số và ngày lập

Số packing list là gì? Đây là số dùng để phân biệt các phiếu đóng gói khác nhau. Một chuyến hàng có thể bao gồm nhiều packing list, do đó số này là mã số duy nhất giúp quản lý, tra cứu và theo dõi dễ dàng trong suốt quá trình vận chuyển. Ngày lập packing list rất quan trọng để xác định thời điểm tài liệu được tạo ra, từ đó đối chiếu với các chứng từ khác. Hải quan và các bên liên quan thường sử dụng số và ngày lập của packing list để đối chiếu thông tin. 

Tên hàng và mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng

Tên hàng là mô tả chi tiết loại hàng hóa trong lô hàng. Cần ghi rõ ràng tên của từng mặt hàng để dễ dàng nhận diện. Nếu lô hàng chứa nhiều loại hàng khác nhau, hãy liệt kê từng loại riêng biệt. 

Mã hàng là mã số hoặc ký hiệu đặc biệt dùng để phân loại và quản lý hàng hóa. Mã này có thể là mã SKU (Stock Keeping Unit), UPC (Universal Product Code) hoặc mã HS (Harmonized System Code) đối với hàng xuất nhập khẩu. 

Đơn vị tính khối lượng hàng hóa trên packing list là gì? Đây là đơn vị dùng để đong đếm hoặc đo lường hàng hóa, như chiếc, thùng, kg, lít,… Điều này giúp bên vận chuyển và nhận hàng nắm rõ cách tính số lượng hàng.

Số lượng là tổng số đơn vị hàng hóa trong lô hàng. Cần ghi rõ số lượng từng loại hàng và tổng số lượng. Thông tin này giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong quá trình xuất nhập khẩu. 

Trọng lượng tịnh là trọng lượng của hàng hóa mà không tính bao bì hoặc thùng chứa, trong khi trọng lượng bì bao gồm cả bao bì và thùng chứa. Trọng lượng bì được sử dụng để tính phí vận chuyển và xác định khả năng chịu tải cần thiết.  

Quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng

Quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng trong packing list là gì? Khi lập packing list, thông tin về quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng rất quan trọng để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa được chính xác và hiệu quả. Quy cách đóng gói cần bao gồm:

• Loại bao bì được sử dụng như hộp carton, thùng gỗ, bao bì nhựa hoặc túi.
• Mô tả cách sắp xếp hàng hóa trong bao bì, có thể bao gồm vật liệu chống sốc, đệm lót hoặc phân loại hàng hóa trong các ngăn riêng biệt. 
• Số lượng đơn vị hàng hóa trong mỗi kiện. 
• Kích thước kiện hàng, bao gồm chiều dài, chiều rộng và chiều cao của từng kiện. 
• Trọng lượng tổng cộng của mỗi kiện hàng, bao gồm cả trọng lượng bao bì và hàng hóa. 
• Ví dụ thông tin packing list:
• Số hiệu đơn hàng: XYZ123
• Ngày lập packing list: 22/08/2024
• Khách hàng: ABC Company
• Số lượng kiện hàng: 10
• Kích thước kiện hàng:
• Kiện 1: 50cm x 40cm x 30cm, trọng lượng 10kg
• Kiện 2: 60cm x 50cm x 40cm, trọng lượng 12kg
• Hàng hóa được đóng gói trong hộp carton với lớp đệm bảo vệ xung quanh.  

Thông tin của người bán và người mua

Thông tin của người bán và người mua trên packing list là gì? Để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và chính xác, packing list cần ghi rõ thông tin của người bán và người mua. Dưới đây là những thông tin cần thiết:

• Tên và địa chỉ công ty: Cung cấp tên công ty, địa chỉ chính xác, bao gồm đường, số nhà, thành phố và quốc gia.
• Số điện thoại và email: Đưa ra số điện thoại và địa chỉ email để thuận tiện trong việc liên lạc nếu cần thiết. 
• Mã số thuế: Cung cấp mã số thuế (VAT/Tax ID) của công ty để phục vụ cho mục đích hải quan và thuế. 
• Tên người cung cấp hoặc người nhận hàng.

Lưu ý rằng thông tin trên packing list cần phải chính xác và khớp với các tài liệu khác như hóa đơn và chứng từ vận chuyển. Đảm bảo có đầy đủ thông tin liên lạc để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc nhận hàng. Nếu có yêu cầu đặc biệt về giao hàng hoặc thanh toán, hãy ghi rõ để tránh sự nhầm lẫn. 

Kết Luận

Chúng tôi đã giải thích packing list là gì và những điểm cần lưu ý khi lập packing list. Việc cung cấp thông tin chính xác trên packing list là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác trong thương mại quốc tế. Đừng quên theo dõi fanpage Mytour và kênh Mytour để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác nhé!