Phân chia chữ trong Excel một cách đơn giản với ví dụ minh họa

Buzz

Nội dung bài viết

Mục đích của việc phân chia chữ trong Excel

Cách phân tách chữ trong Excel đơn giản bằng hàm

Sử dụng hàm LEFT

Sử dụng hàm phân tích ký tự - RIGHT

Kết hợp hàm tách chữ trong Excel và hàm SEARCH

Tách dữ liệu trong Excel bằng Flash Fill

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Microsoft Excel là một công cụ quen thuộc với nhiều người, tuy nhiên vẫn có người thắc mắc về cách phân chia chữ trong Excel.
- Bài viết này chỉ ra các cách thực hiện phân chia dữ liệu chữ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Việc phân tách chữ giúp làm sạch dữ liệu và tăng hiệu suất làm việc, đồng thời giảm thiểu sai sót trong xử lý thông tin trên Excel.

Microsoft Excel không còn là một công cụ xa lạ nữa, tuy nhiên vẫn có nhiều người tỏ ra thắc mắc về cách phân chia chữ trong Excel. Vậy làm thế nào để phân chia dữ liệu chữ trong Excel? Nên sử dụng phím tắt nào để phân chia chữ trong Excel một cách nhanh chóng nhất? Bài viết này sẽ chỉ ra cụ thể nhất các cách thực hiện cho bạn.

Mục đích của việc phân chia chữ trong Excel

Trong bảng tính Excel, thông tin thường rất đa dạng và đôi khi khó hiểu đối với những người không thu thập dữ liệu trực tiếp. Vì vậy, bước quan trọng lúc này là 'làm sạch' dữ liệu thô để cung cấp thông tin chi tiết và khoa học nhất, tránh sự nhầm lẫn. Việc phân chia chữ (dữ liệu) trong Excel mang lại nhiều lợi ích như:

Phân chia chuỗi giúp chia nhỏ dữ liệu thành nhiều ô riêng biệt, từ đó giúp thông tin hiển thị một cách rõ ràng.
Việc sử dụng hàm phân chia chữ trong Excel hoặc các phím tắt phân chia chữ trong Excel giúp tiết kiệm thời gian cho người sàng lọc thông tin, tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót khi tìm kiếm các giá trị theo định dạng cụ thể.

Phân tách chữ trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng hơn

Để thực hiện các thao tác hàm hoặc sử dụng phím tắt một cách mượt mà trong quá trình xử lý thông tin trên Excel, bạn có thể tham khảo các mẫu laptop sau:

[Product_Listing categoryid='5' propertyid='' customlink='https://Mytour.vn/laptop/mac.htmll' title='Danh sách MacBook đang được quan tâm nhiều tại Mytour']

Cách phân tách chữ trong Excel đơn giản bằng hàm

Sử dụng hàm là cách hướng dẫn hiệu quả nhất để tách chữ (dữ liệu) trong Excel. Thông thường, chúng ta sử dụng 4 loại hàm như LEFT, RIGHT, MID, SEARCH để tách dữ liệu:

Sử dụng hàm LEFT

Hàm LEFT được dùng để tách chuỗi ký tự từ phía bên trái trong Excel. Công thức của hàm này là: =LEFT(text; [num_chars]). Trong đó, text là chuỗi ký tự cần tách và num_chars là số lượng ký tự bạn muốn lấy từ bên trái của chuỗi.

Để tách dữ liệu trong Excel bằng hàm LEFT, bạn chỉ cần chọn ô cần tách và nhập công thức =LEFT(A2,5). Trong đó, A2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh, và số 5 là số ký tự của họ 'Trịnh'. Sau đó, nhấn Enter để nhận kết quả.

Tách chữ trong Excel bằng hàm LEFT

Sử dụng hàm phân tích ký tự - RIGHT

Làm cách nào để tách chữ trong Excel bằng hàm RIGHT là câu hỏi mà nhiều người thường đặt ra. Tương tự như hàm LEFT, chúng ta sẽ áp dụng công thức tuần tự nhưng lần này chúng ta sẽ tách chuỗi ký tự từ phía bên phải thay vì bên trái. Công thức của hàm này là: =RIGHT(text; [num_chars]).

Để thực hiện việc tách dữ liệu trong Excel, bạn chỉ cần chọn ô Excel mà bạn muốn hiển thị kết quả và nhập công thức đúng là =RIGHT(B2;3). Trong đó, B2 là ô chứa họ và tên đầy đủ của cá nhân và số ký tự bạn muốn tách từ bên phải của chuỗi là 3.

Tách chữ một cách nhanh chóng với công thức hàm RIGHT

Tách chữ nhanh bằng công thức hàm RIGHT

Sử dụng MID

Nhập công thức chính xác là =MID(text, start_num, num_chars). Ở đây text là chuỗi ký tự bạn muốn tách, start_num phải là số nguyên dương và chỉ định vị trí bạn muốn bắt đầu tách, num_chars là số nguyên không âm biểu thị số lượng ký tự bạn muốn tách từ vị trí start_num.

Hướng dẫn tách chữ trong Excel với hàm MID như sau: Chọn ô hiển thị kết quả, nhập đúng công thức =MID(A2,3,3) vào ô đã chọn. Ở đây A2 là ô chứa dữ liệu cần tách, số 3 đầu tiên trong công thức là vị trí bắt đầu tách ký tự và số 3 còn lại là số ký tự bạn muốn tách từ vị trí start_num đã xác định (vị trí thứ 3). Kết quả sẽ là 3 ký tự đầu tiên trong dữ liệu, không chứa chữ như ban đầu.

Phân tách chữ một cách dễ dàng bằng hàm MID

Kết hợp hàm tách chữ trong Excel và hàm SEARCH

Hàm SEARCH thường được kết hợp với 3 loại hàm trên để thực hiện việc phân tách dữ liệu. Cú pháp của hàm này là: =SEARCH(find_text, within_text, start_num). Ở đây, find_text là chuỗi ký tự bạn muốn tìm kiếm, within_text là chuỗi ký tự mà bạn muốn tìm kiếm trong và start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm.

Để hiểu rõ hơn về cách phân tách chữ khi sử dụng hàm này, hãy thực hiện một ví dụ sau: “Tìm ký tự đầu tiên trong ô B3 từ bên trái cho đến khi gặp dấu cách”. Nhập công thức =LEFT(B3,SEARCH(“ “,B3)-1) vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Trong ví dụ này, ký tự đầu tiên trong chuỗi tên TRẦN THỊ THOA từ bên trái là TRẦN, và -1 trong công thức để loại bỏ dấu cách.

Hàm SEARCH thường được kết hợp với các hàm RIGHT, LEFT hoặc MID để phân tách chữ

Bước 2: Chọn tất cả các ô trong Excel mà bạn vừa nhập cùng với các ô còn lại để hoàn thành danh sách. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + E.

Bước 3: Thực hiện tách họ và tên từ danh sách thành công sẽ cho kết quả như hình dưới.

Ngoài cách làm này, bạn cũng có thể sử dụng công cụ có sẵn trong Excel có tên là Text to Columns. Ví dụ, bạn có một bảng nội dung bao gồm cột họ và tên cùng với điểm số của từng người được chấm theo hệ Alpha. Làm thế nào để tách riêng biệt chúng thành 2 cột khác nhau, 1 cột chứa chỉ họ và tên và cột còn lại chứa điểm số?

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn hoặc còn được gọi là bôi đen phần nội dung mà bạn muốn tách. Sau đó, nhấn vào Data trên thanh công cụ và chọn Text to Columns.

Nhấn vào Data trên thanh công cụ và chọn mục Text to Columns

Bước 2: Bảng Hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột hiện lên trên màn hình. Tại Loại dữ liệu ban đầu, bạn chọn Delimited sau đó nhấn Next.

Tại Loại dữ liệu ban đầu, bạn chọn Delimited sau đó nhấn Next

Bước 3: Ở phần Dấu phân cách, bạn sẽ thấy có các lựa chọn sẵn như tab, semicolon, comma, space. Tuy nhiên, bạn không thể chọn vì dữ liệu hiện tại đang được phân tách bằng dấu gạch ngang. Vì vậy, bạn chọn mục Khác sau đó điền dấu gạch ngang vào ô bên cạnh, nhấn nút Next để chuyển sang bước tiếp theo. Tại giao diện mới này, nhìn vào Mẫu dữ liệu để biết Excel sẽ tách hai cột dữ liệu như thế nào. Nhấp chuột vào ô đầu tiên (chứa họ và tên) và chọn Text, làm tương tự với ô thứ 2 và nhấn Finish để hoàn thành.

Trong phần Delimiters, bạn có thể lựa chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy hoặc dấu cách

Bước 4: Nếu thực hiện thành công, thông tin sẽ hiển thị như trong hình ảnh dưới đây.

Phân tách chữ trong ô Excel thành các cột được thực hiện bằng 4 bước

Tách dữ liệu trong Excel bằng Flash Fill

Có một phương pháp tách dữ liệu một cách nhanh chóng và khuyến khích để tăng hiệu suất xử lý thông tin, đó là sử dụng công cụ Flash Fill. Giả sử bạn có một ô dữ liệu chứa họ và tên, ngày tháng năm sinh và giới tính của mỗi cá nhân. Nhưng bạn muốn tách họ và tên vào các cột riêng biệt một cách nhanh chóng nhất, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập tên của người đầu tiên vào cột muốn thực hiện. Sau đó, chọn các ô còn lại theo thứ tự danh sách cần tách. Trên thanh công cụ Excel, chọn Fill và lựa chọn Flash Fill.

Tách chữ trong Excel bằng công cụ Flash Fill ở bước 1

Bước 2: Ngay lập tức tên của những người còn lại sẽ được tách vào ô bạn đã chọn.

Tách chữ trong Excel bằng công cụ Flash Fill ở bước 2

Dưới đây là một số chia sẻ về cách thực hiện việc tách chữ (dữ liệu) trong Excel và sử dụng phím tắt tách chữ trong Excel. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có những kỹ năng mới để xử lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Các cách phân chia chữ trong Excel là gì?

Excel cung cấp nhiều cách để phân chia chữ, bao gồm sử dụng các hàm như LEFT, RIGHT, MID và SEARCH. Mỗi hàm giúp bạn tách chuỗi ký tự theo các cách khác nhau, từ trái sang phải hoặc từ vị trí cụ thể trong chuỗi.

Hàm LEFT trong Excel dùng để làm gì và cách sử dụng?

Hàm LEFT trong Excel được dùng để tách chuỗi ký tự từ phía bên trái của dữ liệu. Cách sử dụng đơn giản là nhập công thức =LEFT(A2, 5) để lấy 5 ký tự đầu tiên trong ô A2.

Làm thế nào để sử dụng hàm RIGHT để tách chữ trong Excel?

Hàm RIGHT tách chuỗi ký tự từ phía bên phải. Để sử dụng, bạn nhập công thức =RIGHT(B2, 3) trong ô Excel, trong đó B2 là ô chứa dữ liệu và 3 là số ký tự bạn muốn lấy từ bên phải.

Cách sử dụng hàm MID để tách chữ trong Excel như thế nào?

Hàm MID tách chuỗi ký tự từ một vị trí cụ thể trong dữ liệu. Ví dụ, công thức =MID(A2, 3, 3) sẽ lấy 3 ký tự bắt đầu từ vị trí thứ 3 trong ô A2.

Làm thế nào để sử dụng hàm SEARCH kết hợp với các hàm tách chữ trong Excel?

Hàm SEARCH giúp tìm vị trí của một ký tự trong chuỗi. Bạn có thể kết hợp với các hàm LEFT hoặc RIGHT để tách chuỗi đến hoặc từ vị trí đó, ví dụ, công thức =LEFT(B3, SEARCH(' ', B3)-1) để lấy phần đầu tiên của chuỗi.

Công cụ Text to Columns trong Excel giúp phân chia dữ liệu như thế nào?

Công cụ Text to Columns giúp phân chia dữ liệu vào các cột riêng biệt. Bạn có thể chọn dấu phân cách như dấu phẩy hoặc khoảng trắng để chia tách các phần trong ô dữ liệu.

Phương pháp Flash Fill trong Excel có thể tách dữ liệu nhanh chóng không?

Có, Flash Fill trong Excel giúp tách dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn chỉ cần nhập một mẫu dữ liệu, Excel sẽ tự động nhận diện và tách các phần còn lại.