Buzz
Khi nhập liệu, bạn có thể nhập họ và tên đầy đủ của mọi người vào cùng một ô. Tuy nhiên, khi cần tách riêng họ, tên đệm và tên ra thành hai ô khác nhau để thuận tiện cho việc quản lý, Excel hỗ trợ bạn rất nhiều để tách họ và tên mà không cần nhập lại dữ liệu.
Dưới đây là ba phương pháp giúp bạn dễ dàng phân loại họ và tên trong Excel.
Phương pháp 1: Sử dụng các hàm
Bước 1: Khởi tạo cột Họ tên đệm và cột Tên để lưu trữ thông tin sau khi tách. Bạn hoàn toàn có thể tự do định dạng chúng theo sở thích cá nhân.
Bước 2: Tách tên từ cột Họ và tên sang cột Tên:
Tại ô đầu tiên (E5) cần tách tên, nhập hàm =RIGHT(C5;LEN(C5)-FIND('*';SUBSTITUTE(C5;' ';'*';LEN(C5)-LEN(SUBSTITUTE(C5;' ';''))))) với C5 là ô Họ và tên tương ứng cần tách.
Sau đó, sao chép xuống các ô bên dưới bằng cách di chuyển con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô và kéo xuống dưới để tách tên cho toàn bộ danh sách.
Bước 3: Phân chia họ từ cột Họ và tên sang cột Họ tên đệm:
Tại ô đầu tiên cần phân chia (D5) họ, nhập công thức =LEFT(C5;LEN(C5)-LEN(E5))
- Trong đó: C5 là ô họ tên đầy đủ; E5 là ô tên đã được phân chia.
Sau đó, sao chép xuống các ô khác để phân chia họ đệm cho tất cả các ô tương ứng.
Phương pháp 2: Sử dụng chức năng Thay thế
Bước 1: Tạo cột Họ tên đệm và cột Tên để lưu trữ dữ liệu sau khi tách, sau đó sao chép cột Họ và tên vào cột Tên.
Bước 2: Tách tên trong cột Tên.
- Chọn (đánh dấu) dữ liệu trong cột Tên, trong thẻ Home bạn chọn Tìm & Chọn -> Thay thế (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H) để mở hộp thoại Tìm và Thay thế.
- Trong tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế, nhập *_ (_là dấu cách) vào ô Tìm. Sau đó nhấn Thay thế tất cả để tách tên.
Khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo nhỏ từ Microsoft Excel, nhấn OK để kết thúc. Kết quả sẽ như sau:
Bước 3: Tách họ từ cột Họ và tên vào cột Họ tên đệm.
Ở bước này, thực hiện tương tự như Bước 2 ở Cách 1.
Cách 3: Sử dụng VBA
Bước 1: Trong Excel, để tách họ và tên, chọn tab Developer -> Visual Basic (hoặc nhấn Alt + F11). Một cửa sổ Microsoft Visual Basic sẽ hiển thị.
Bước 2: Chọn Insert -> Module để mở cửa sổ nhập mã nguồn.
Bước 3: Sao chép đoạn mã dưới đây và dán vào cửa sổ nhập mã nguồn vừa mở.
Private Function TACH(ten As String, lg As Integer) |
Bước 4: Lưu mã nguồn bằng cách nhấn Ctrl + S hoặc click biểu tượng Save, sau đó chọn Yes trong hộp thoại xác nhận để lưu file.
Bước 5: Quay lại bảng tính Excel, thêm một cột mới chứa Họ tên đệm và một cột Tên để lưu dữ liệu sau khi tách.
Bước 6: Tách họ và tên đệm: Di chuyển con trỏ chuột đến ô mới trong cột Họ tên đệm và nhập công thức =TACH(C5;0) với C5 là ô họ và tên đầy đủ, sau đó nhấn Enter.
Đối với các họ tên đệm khác, thực hiện tương tự hoặc sao chép xuống các ô còn lại, bạn sẽ thu được tất cả họ tên đệm đã được tách.
Bước 7: Tách tên: Di chuyển con trỏ chuột đến ô mới trong cột Họ tên đệm và nhập công thức =TACH(C5;1) với C5 là ô họ và tên đầy đủ, sau đó nhấn Enter.
Với các tên khác, thực hiện tương tự hoặc sao chép xuống các ô còn lại, bạn sẽ tách được tất cả tên.
Đối với ba phương pháp tách họ và tên trong Excel được hướng dẫn, bạn có thể dễ dàng thực hiện. Chúc bạn thành công!
