Buzz
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả những thông tin quan trọng giúp bạn lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là công cụ thu thập thông tin về giờ làm, làm thêm, đi trễ, về sớm của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm chấm công giúp tiết kiệm thời gian chấm công và tạo ra các bảng lương chính xác và minh bạch.
Phần mềm chấm công là gì?
Lợi ích của phần mềm chấm công là gì?
Khi giải thích về 'phần mềm chấm công là gì', Taimiemphi đã nhấn mạnh về lợi ích của phần mềm máy chấm công đối với các công ty, doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đây chỉ là những lợi ích cơ bản, dưới đây là những tác dụng thực sự hữu ích mà phần mềm chấm công mang lại cho người sử dụng.
- Chấm công tự động giúp hạn chế rò rỉ thông tin và gian lận trong chấm công của nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho phòng kế toán và hành chính khi làm bảng lương.
- Đảm bảo tính minh bạch khi tính lương cho nhân viên bằng phần mềm chấm công.
- Chấm công theo ca làm, ngày nghỉ, tăng ca chính xác.
- Ngăn chặn sai sót trong việc áp dụng các quy chế làm việc và tăng ca.
- Tăng cường khả năng quản lý nhân viên.
- Báo cáo được xuất ra file Excel giúp quản lý dễ dàng kiểm soát và theo dõi từng nhân viên.
Một số lợi ích của phần mềm chấm công chất lượng
1 phần mềm chấm công chất lượng cần có những tính năng gì?
1 trong những yếu tố quan trọng khi đánh giá phần mềm chấm công chất lượng là xem xét các tính năng mà nó cung cấp.
Dưới đây là 6 tính năng chủ yếu mà 1 phần mềm máy chấm công hàng đầu cần phải có
1. Tính năng lưu trữ thông tin nhân viên
- Khi sử dụng phần mềm chấm công, thông tin cơ bản của nhân viên như Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Ngày vào làm,... sẽ được lưu trữ trong hệ thống phần mềm.
- Ngoài ra, phần mềm máy chấm công chất lượng như TimeSOFT sẽ tự động tạo sơ đồ cho từng phòng ban giúp bạn dễ dàng quản lý hơn.
2. Chức năng quản lý chấm công theo từng ca làm
- Có thể xem lịch sử ra vào của từng nhân viên vào mọi thời điểm
- Theo dõi số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt trong mỗi ca làm việc.
3. Chức năng quản lý quỹ ngày nghỉ là điều cần thiết trong một phần mềm chấm công chất lượng
- Không chỉ tự động quản lý ca làm việc của nhân viên, mà phần mềm chấm công tốt còn phải quản lý được quỹ ngày nghỉ của họ.
- Cụ thể là quản lý số ngày nghỉ phép còn lại của từng nhân viên và phân phối quỹ nghỉ phép cho mỗi người.
- Đặc biệt là việc lưu trữ lịch sử các thao tác này, giúp tra cứu dễ dàng trong tương lai.
4. Chức năng tự động xử lý ca làm việc
- Với các phần mềm chấm công thông thường, chỉ có thể chấm công cho nhân viên trong các ca làm việc cố định (chấm công giờ hành chính).
Một phần mềm chấm công chất lượng phải có khả năng chấm công và tính lương cho nhân viên linh hoạt theo nhiều hình thức làm việc khác nhau như giờ hành chính, tăng ca, ca đêm, cuối tuần, Lễ, Tết,...
- Tự động tính phụ cấp cho nhân viên khi nhận dạng được ca làm việc trong ngày.
Phần mềm chấm công thông minh có khả năng tự động chấm công theo từng ca làm việc, ngày lễ, Tết,...
5. Chức năng báo cáo thống kê và tính lương nhân viên
- Phần mềm chấm công vân tay cho nhân viên có tính năng báo cáo thống kê chi tiết, bao gồm hơn 10 mẫu báo cáo miễn phí như bảng đi muộn, về sớm, bảng lương chi tiết, báo cáo làm thêm và tăng ca, danh sách nhân viên mới, báo cáo thưởng,...
- Phần mềm chấm công có thể điều chỉnh các báo cáo theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Các báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc được xuất ra file Excel để hỗ trợ quá trình tính lương và xử lý dữ liệu.
6. Các chức năng khác
- Phần mềm có khả năng sử dụng trực tuyến, giúp bạn quản lý nhân viên từ xa thông qua điện thoại kết nối với phần mềm.
- Khi chấm công, phần mềm có thể tự động gửi tin nhắn xác nhận đến từng nhân viên (nếu được cài đặt).
- Phân quyền sử dụng máy chấm công để đảm bảo bảo mật thông tin tốt nhất.
Phần mềm có thể tích hợp với những máy chấm công nào?
Muốn sử dụng phần mềm máy chấm công tốt nhất, nên chọn loại máy chấm công nào?
Thực tế, điều này phụ thuộc vào phần mềm bạn chọn. Một số phần mềm có thể kết nối với máy chấm công Ronald Jack, Wise eye,...
Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy bạn nên chọn phần mềm có thể tích hợp với mọi loại máy chấm công hiện có trên thị trường: Ronald Jack, Wise eye, máy chấm công thẻ cảm ứng Mita, máy chấm công kết hợp kiểm soát ra vào Gigata,...
Phần mềm chất lượng là phải có khả năng kết nối với mọi dòng máy chấm công hiện có trên thị trường
Có nên dùng phần mềm chấm công miễn phí không?
Tất nhiên, hãy dùng phần mềm chấm công miễn phí để trải nghiệm và kiểm chứng chức năng cũng như hoạt động của nó.
Tuy nhiên, hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm thường tung ra phiên bản miễn phí để bắt người dùng mua sản phẩm:
+ Phiên bản miễn phí thường không đầy đủ chức năng
+ Sử dụng miễn phí chỉ có thời hạn ngắn, thường chỉ từ 7 ngày đến nửa tháng
+ Hết thời hạn, người dùng bắt buộc phải mua phần mềm chấm công để không mất hết dữ liệu đã lưu.
Do đó, trước khi quyết định sử dụng phiên bản miễn phí, hãy xem xét về uy tín của nhà cung cấp phần mềm.
Như đã đề cập trước đó, phần mềm chấm công TIMESOFT được đánh giá cao về uy tín và chất lượng, vì vậy bạn có thể yên tâm khi dùng phiên bản miễn phí của nó mà không lo sự cố như đã nêu trên.
Làm thế nào để sử dụng phần mềm máy chấm công vân tay?
Mặc dù đã có tiêu chuẩn chung về các chức năng của phần mềm máy chấm công chất lượng.
Tuy nhiên, không có một hướng dẫn chung nào cho việc sử dụng phần mềm chấm công.
Bởi vì mỗi phần mềm chấm công có giao diện riêng, và từ đó có các hướng dẫn sử dụng khác nhau.
Do đó, để có hướng dẫn cụ thể về phần mềm chấm công, bạn cần biết bạn đang sử dụng phần mềm nào và tìm kiếm thông tin trên mạng hoặc liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp.
Phần mềm chấm công nào được đánh giá cao nhất hiện nay?
Trong bài viết trước, chúng tôi đã cung cấp thông tin để bạn lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp nhất.
Bây giờ, dưới đây là danh sách các phần mềm chấm công được đánh giá cao nhất để bạn có thể chọn lựa.
1. Phần mềm chấm công TimeSOFT
TimeSOFT - lựa chọn hàng đầu cho phần mềm chấm công
Đứng đầu trong danh sách các phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay là TimeSOFT.
TimeSOFT được đánh giá cao vì nó được phát triển bởi một công ty phần mềm quản lý uy tín.
Các chức năng và giao diện của TimeSOFT được tối ưu hóa tốt và sử dụng mượt mà.
Nó được xây dựng trên nền tảng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam, cho phép người quản lý sử dụng phần mềm cả khi offline và online.
Điểm mạnh khác của TimeSOFT là giá cả phải chăng hơn so với các phần mềm cùng loại. Đội ngũ chăm sóc khách hàng và hậu mãi của họ cũng rất đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
Để biết thông tin chi tiết về sản phẩm, bạn có thể liên hệ qua các kênh sau:
+ Truy cập website: http://timesoft.vn
2. Phần mềm chấm công vân tay HRAD
Được đánh giá cao bởi giới chuyên môn về chất lượng, đây là một phần mềm đáng chú ý.
Phần mềm này có khả năng kết nối đến 50 máy chấm công khác nhau tại các địa điểm khác nhau, giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân viên một cách toàn diện.
Tuy nhiên, giá thành của phần mềm này khá cao, vượt xa so với các phần mềm khác cùng chức năng.
Một nhược điểm của phần mềm này là giao diện hơi phức tạp và khó sử dụng.
3. Phần mềm chấm công Wise eye
Được biết đến với sự tiên phong, phần mềm này thu hút nhiều người sử dụng.
Wise eye được phát triển bởi công ty cung cấp máy chấm công, mang lại lợi ích miễn phí cho người dùng khi mua máy.
Tuy nhiên, do không chuyên sâu về phần mềm, Wise eye gặp một số lỗi và giao diện không thân thiện cho người dùng.
Dù có sự hỗ trợ từ nhân viên, nhưng vẫn gây ra nhiều phiền toái cho người dùng.
Trên đây là những thông tin cần biết về phần mềm chấm công. Hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
