Buzz
Trong lĩnh vực khách sạn, việc sở hữu phần mềm quản lý là điều không thể thiếu. Phần mềm quản lý khách sạn mang lại nhiều ưu điểm cho các chủ khách sạn trong việc quản lý kinh doanh của họ.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp các nhà quản lý vận hành và quản lý khách sạn một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất. Đó là lý do tại sao nhiều chủ khách sạn chọn sử dụng phần mềm PMS.
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là viết tắt của Hệ thống quản lý tài sản trong khách sạn. PMS giúp tối ưu hóa mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn để đáp ứng nhu cầu quản lý và phát triển.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
PMS giúp quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Nó tích hợp nhiều chức năng như quản lý nhân sự, đặt phòng, kế toán, quản lý ngân sách,... mang lại cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của khách sạn.
PMS còn hỗ trợ khách sạn quản lý tài sản hiệu quả hơn và đơn giản hóa việc quản lý các bộ phận trên cùng một hệ thống. PMS cũng giúp nhà quản lý kinh doanh hiệu quả khi tích hợp với nhiều hệ thống quản lý khác nhau.
Phân loại các loại PMS
Hiện nay, nhiều nhà quản lý khách sạn đã chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS cho hệ thống quản lý của mình. Có hai loại phần mềm PMS phổ biến:
Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: PMS truyền thống lưu trữ dữ liệu tại khách sạn. Tuy nhiên, để vận hành và bảo trì hệ thống tốt nhất, mỗi khách sạn cần duy trì một đội ngũ IT.
Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: So với PMS truyền thống, PMS ứng dụng điện toán đám mây là một giải pháp nhanh chóng, tiện lợi và giúp quản lý tiết kiệm chi phí vận hành.
Một điểm cộng của PMS loại này là khả năng truy cập từ xa, giúp nhà quản lý khách sạn có thể quản lý từ bất kỳ đâu chỉ cần kết nối internet.
Ích lợi của phần mềm quản lý khách sạn
Quản lý từ xa đơn giản, hiệu quả
Với lịch trình bận rộn, các nhà quản lý mong muốn có sự quản lý chặt chẽ, sát sao tại khách sạn. PMS giúp họ quản lý khách sạn chặt chẽ hơn và có thể quản lý từ xa.
Dù không có mặt trực tiếp tại khách sạn, bạn vẫn có thể theo dõi mọi hoạt động hàng ngày diễn ra tại đó.
Độ chính xác cao
Phần mềm quản lý khách sạn PMS giúp nhà quản lý tính toán doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách ra vào một cách chính xác mà không cần lo lắng về việc thâm hụt doanh thu, lợi nhuận.
Tiết kiệm thời gian, rút ngắn ngân sách
Thay vì tính toán, ghi chép sổ sách bằng tay hoặc nhập liệu trên Excel theo cách truyền thống, PMS giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức và nhân lực. Việc tính toán trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn với PMS.
Dữ liệu được đồng bộ hoàn hảo
PMS lưu trữ dữ liệu của khách sạn trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Khi cần xuất dữ liệu, phần mềm đáp ứng đầy đủ và chính xác.
Giao diện hấp dẫn, dễ sử dụng
Thiết kế hấp dẫn, dễ sử dụng trên nhiều thiết bị thông minh như điện thoại, laptop... chỉ cần kết nối internet hoặc wifi, 3G.
Chức năng của PMS cho từng bộ phận
Bán hàng và Tiếp thị
- Quản lý khách hàng từ trang web
- Quản lý đặt phòng cho khách hàng
- Chăm sóc và tạo ưu đãi cho khách hàng
- Quản lý nhân viên hiệu quả
- Lập báo cáo chiến lược và phân tích thị trường
Bộ phận Dọn phòng
- Xử lý và kiểm tra đồ đạc bị mất
- Cập nhật tình trạng phòng
- Sắp xếp việc đổi phòng cho khách khi có yêu cầu
- Hỗ trợ quản lý và tính phí dịch vụ khi khách hàng sử dụng
Bộ phận Dịch vụ Ẩm thực
- Quản lý điểm bán hàng trong khách sạn
- Quản lý tồn kho thực phẩm và đồ uống
- Thống kê nhu cầu dự trữ thực phẩm và đồ uống theo yêu cầu của khách hàng
Bộ phận Nhân sự
- Xử lý và ghi lại thông tin về ca làm việc
- Phân công nhân sự
- Quản lý chấm công và đánh giá chất lượng công việc
Bộ phận Kế toán
- Quản lý doanh thu và công nợ
- Quản lý lương
- Lập báo cáo tổng hợp cho từng phòng ban
- Kiểm toán và thực hiện các thủ tục khai thuế
Một số lưu ý khi sử dụng PMS
Nếu bạn là nhà quản lý khách sạn, hãy chú ý những điều sau đây để chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhé.
Chi phí
Đừng chọn phần mềm ít tính năng hoặc không linh hoạt chỉ vì lo ngại về chi phí. Hãy chọn phần mềm phù hợp với quy mô và loại hình khách sạn, cũng như nguồn ngân sách hiện có.
Giao diện
Giao diện của PMS cần tương thích với trình duyệt và được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc là một ứng dụng độc lập.
Ngôn ngữ
Đảm bảo phần mềm hỗ trợ tối đa 2 ngôn ngữ để cung cấp trải nghiệm chuyên nghiệp, dễ dàng và hiện đại cho khách hàng.
Dễ sử dụng
Phần mềm cần dễ cài đặt, dễ vận hành và dễ sử dụng để hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý quản lý hiệu quả và nâng cao năng suất.
Tính năng
Lựa chọn PMS có nhiều tính năng sẽ giúp quản lý và vận hành dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nhà cung cấp
Việc chọn nhà cung cấp có uy tín, vị trí đứng cao trên thị trường và được nhiều khách sạn tin dùng sẽ giúp đảm bảo phần mềm được đánh giá là tốt nhất và tối ưu nhất.
Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp cho chủ khách sạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý khách sạn PMS. Mong rằng những nhà quản lý sẽ lựa chọn phần mềm phù hợp và hiệu quả cho khách sạn của mình.
Mua nước suối đóng chai chất lượng tại Mytour để sử dụng cho văn phòng:
