Buzz
Phiếu đặt hàng (PO) là một tài liệu thương mại và ưu đãi chính thức đầu tiên do người mua cấp cho người bán để xác định loại, số lượng và giá cả đã thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó được sử dụng để điều khiển việc mua hàng từ các nhà cung cấp bên ngoài. Phiếu đặt hàng có thể là một phần thiết yếu của hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp.
Vấn đề của một phiếu đặt hàng không tạo thành một hợp đồng một cách tự động. Nếu không có hợp đồng tồn tại trước đó, việc chấp nhận phiếu đặt hàng của người bán sẽ tạo thành một hợp đồng giữa người mua và người bán.
Tổng quan
Các công ty sử dụng đơn đặt hàng vì nhiều lý do khác nhau. Đơn đặt hàng giúp người mua truyền đạt ý định một cách rõ ràng và chính xác với người bán. Nó cũng hỗ trợ các đại lý mua hàng trong việc quản lý và xử lý các đơn đặt hàng đang chờ giải quyết. Người bán cũng được bảo vệ bởi đơn đặt hàng khi người mua từ chối thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đơn đặt hàng mang lại nhiều lợi ích bao gồm việc chuẩn hóa quy trình mua hàng theo một quy trình tiêu chuẩn. Các tổ chức tài chính hoặc ngân hàng thương mại có thể hỗ trợ tài chính dựa trên đơn đặt hàng. Có nhiều cơ sở tài chính khác nhau mà hầu hết các tổ chức tài chính đều cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chống lại các đơn đặt hàng, chẳng hạn như:
- Đánh giá tín dụng trước khi giao hàng
- Tín dụng thương mại cơ sở
- Cơ sở tài chính thương mại
- Tín dụng mua hóa đơn nước ngoài
- Hóa đơn tín dụng về hưu
- Xác nhận đơn hàng
- Theo dõi
Mục đích của đơn đặt hàng là để mua vật liệu để sử dụng trực tiếp hoặc dự trữ, mua dịch vụ, hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng thông qua việc sử dụng các nguồn lực bên ngoài hoặc mua vật liệu cần thiết từ các nhà máy trong nước (cung cấp dài hạn). Đồng thời, đơn đặt hàng cũng có thể giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng thông qua việc tận dụng các điều kiện đã thỏa thuận và tối đa hóa khả năng vận chuyển hiện có.
Việc tạo đơn đặt hàng thường là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng để thanh toán trong hệ thống ERP. Đơn đặt hàng có thể yêu cầu mã SKU. Trong hệ thống ERP, đơn đặt hàng có thể được tạo thủ công và có thể yêu cầu xác nhận hoặc sửa đổi thông qua việc chỉnh sửa. Trong hệ thống ERP (như SAP), việc tạo đơn đặt hàng thủ công có thể như sau: 'Hậu cần -> Quản lý vật liệu -> Mua hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo' và cung cấp mã giao dịch. Loại tài liệu này sẽ được chọn từ màn hình. Có thể cần phải chọn mã nhà cung cấp để hoàn thành các bước mua hàng, cũng như nhóm tổ chức và mã công ty.
Pháp lý
Mặc dù một đơn đặt hàng thông thường có thể không chứa ngôn ngữ hợp đồng (thực tế hầu hết chỉ chứa ít hơn một danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ mà người mua muốn mua, cùng với giá cả, điều khoản thanh toán và hướng dẫn vận chuyển), đơn đặt hàng được xem xét là một công cụ đặc biệt được quy định bởi Bộ luật thương mại thống nhất hoặc các luật tương tự khác thiết lập đơn đặt hàng như một hợp đồng theo bản chất của nó. Mặc dù đơn đặt hàng là một loại hợp đồng, thường đi kèm với việc chấp nhận đơn đặt hàng với một tài liệu pháp lý như các điều khoản và điều kiện bán hàng, thiết lập các điều kiện pháp lý cụ thể hoặc bổ sung cho hợp đồng.
Quy định mua lại của Liên bang Hoa Kỳ quy định rằng các đơn đặt hàng thường phải được ban hành dựa trên cơ sở giá cố định, nhưng việc cung cấp cũng có thể áp dụng cho các đơn đặt hàng không đánh giá được giá trước khi ban hành 'không thực tế để có được giá trước khi phát hành đơn đặt hàng'.
Các định dạng
Đơn đặt hàng điện tử
Nhiều đơn đặt hàng hiện nay không còn sử dụng giấy mà thay vào đó được truyền qua mạng Internet. Thông thường, các đơn đặt hàng điện tử được sử dụng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ bất kỳ nền tảng trực tuyến nào.
Có nhiều thuật ngữ khác nhau cho Đơn đặt hàng điện tử. Đôi khi nó được gọi là: Mua sắm điện tử, Mua hàng điện tử, Yêu cầu mua hàng điện tử. Các thuật ngữ này thường được sử dụng để chỉ đến Đơn đặt hàng điện tử.
Đơn đặt hàng không điện tử
Hồ sơ đơn đặt hàng trong hầu hết các doanh nghiệp vẫn được lưu trữ trên giấy và do đó cần có định dạng đơn đặt hàng phù hợp. Nhiều người dùng mong muốn có định dạng chuyên nghiệp cho các đơn đặt hàng mua vì nhiều lý do khác nhau. Một công ty có thể muốn có một quy trình mua hàng mạnh mẽ hoặc để hiểu rõ các yêu cầu cơ bản của đơn đặt hàng. Ngoài ra, việc sử dụng đơn đặt hàng có thể giúp dễ dàng hơn trong quá trình ghi lại tất cả các giao dịch và để tạo ấn tượng tích cực với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
- Đặt hàng chăn
- Số hóa đơn thế chấp
- Lệnh chung
- Hóa đơn
- Tư vấn chuyển tiền
- Đơn đặt hàng
- ^ Dobler, Donald W; Burt, David N (1996). Mua sắm và Quản lý Cung Ứng, Văn bản và Trường hợp . Singapore: McGraw-Hill. tr. 70.
- ^ “Lợi ích của Đơn đặt hàng”. Đại học Loyola New Orleans. Bản gốc lưu trữ ngày 17 tháng 2 năm 2019. Truy cập ngày 29 tháng 8 năm 2016.
- ^ “SAP ERP Hướng dẫn người dùng về Đơn đặt hàng | SAP Blogs”. blogs.sap.com (bằng tiếng Anh). Truy cập ngày 1 tháng 3 năm 2017
- ^ “Đơn đặt hàng Yêu cầu và Đơn đặt hàng”. DPO. Bản gốc lưu trữ ngày 28 tháng 8 năm 2018. Truy cập ngày 29 tháng 8 năm 2016.
- ^ FAR - Phần 13.3 Phương thức đơn giản hóa mua sắm Lưu trữ 2018-07-09 tại Wayback Machine, truy cập ngày 15 tháng 11 năm 2016
- ^ “Mua sắm So với Mua hàng - Tại sao bạn cần Phần mềm Đơn đặt hàng”. 28 tháng 9 năm 2016. Bản gốc lưu trữ ngày 22 tháng 2 năm 2019. Truy cập ngày 22 tháng 2 năm 2019
- ^ “Mẫu Đơn đặt hàng”. Smartsheet.
