Buzz
Hoá đơn (tiếng Anh: bill) là một loại giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và giá cả được liệt kê trong tài liệu đó. Hoá đơn được phát hành bởi người bán. Sau khi người mua thanh toán, người bán sẽ xác nhận trên hoá đơn như đóng dấu chứng nhận việc đã nhận tiền. Lúc này, hoá đơn có chức năng tương tự như một biên nhận hoặc biên lai. Về nguyên tắc, 'Hoá' có nghĩa là hàng hoá và 'Đơn' có nghĩa là danh sách (đơn hàng, đơn thuốc). 'Hoá đơn: giấy ghi lại hàng đã bán kèm giá tiền để làm bằng' (Từ điển Tiếng Việt Trung tâm từ điển ngôn ngữ, Hà Nội - Việt Nam, năm 1992, trang 354). Để diễn giải rõ hơn, hoá đơn là bảng liệt kê danh sách các mặt hàng cùng các thông tin liên quan về chúng và quá trình giao nhận mặt hàng từ bên gửi đến bên nhận.
Lịch sử của hoá đơn
Hoá đơn là một giấy tờ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các đối tượng trong một nền kinh tế. Ban đầu, hoá đơn chỉ có ý nghĩa giữa hai bên liên quan: người bán và người mua, có tác dụng làm chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa hai bên. Mọi tranh chấp trong việc mua bán hàng hóa được hai bên tự giải quyết. Trong quá trình phát triển xã hội, hoá đơn dần trở nên phổ biến trong cộng đồng khi được cộng đồng chấp thuận một cách tự nguyện. Các cộng đồng có thể là các hiệp hội hoặc các cơ quan làng, xã. Những mâu thuẫn liên quan đến mua bán hàng hóa được cộng đồng xử lý dựa trên quy định hành chính. Khi nhà nước tham gia vào quản lý mua bán hàng hóa và giải quyết những mâu thuẫn về hàng hóa dựa trên pháp luật hành chính và hình sự, hoá đơn trở thành một văn bằng pháp lý để chứng minh việc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên và xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của người sở hữu hàng hóa.
Một số quốc gia khi áp dụng hệ thống kế toán cho các hoạt động kinh doanh của các tổ chức thường sử dụng hoá đơn như chứng từ gốc trong kế toán. Do đó, hoá đơn có vai trò là một loại chứng từ kế toán. Một số quốc gia khi áp dụng hệ thống thuế gia tăng, để xác định doanh thu hay thu nhập tính thuế thường dựa vào hoá đơn, vì vậy hoá đơn cũng có vai trò của một chứng từ thuế. Trong tương lai gần trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, hoá đơn sẽ trở thành một loại chứng từ thương mại quốc tế thể hiện quan hệ mua bán hàng hóa và dịch vụ trên toàn cầu và sẽ được các quốc gia công nhận dựa trên các hiệp định cụ thể (như vé máy bay của Hiệp hội Hàng không Quốc tế - IATA hiện nay)
Chi tiết cụ thể
Với các vai trò như chứng từ thương mại, chứng từ kế toán hay chứng từ thuế, hoá đơn thường bao gồm các thông tin sau:
Thông tin về hoá đơn và xác nhận giao dịch đã thực hiện Loại hoá đơn; số hoá đơn để có thể chứng nhận là hoá đơn đã được in, phát hành một cách hợp pháp bởi tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm; Ngày lập hoá đơn; chữ ký của người bán; chữ ký của người mua để xác nhận hoá đơn đã được lập một cách hợp pháp, theo đúng quy định của pháp luật.
Thông tin về người bán Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web và địa chỉ email để có thể xác định chính thức nếu cần thiết để trao đổi thông tin qua mạng.
Thông tin chi tiết về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc cung cấp Bao gồm tên hàng hoá, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT, số tiền GTGT và tổng số tiền thanh toán.
Thông tin về người mua Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch và hình thức thanh toán.
Ngoài các thông tin bắt buộc phải có như đã nêu, các tổ chức và cá nhân kinh doanh có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn và được phép bổ sung các tiêu chí khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm cả in lô-gô trang trí hoặc quảng cáo. Các tiêu chí bổ sung phải tuân thủ đúng phong tục, đạo đức của người Việt Nam, không gây ảnh hưởng đến an ninh, trật tự xã hội và không vi phạm đạo đức kinh doanh.
Thương mại quốc tế
Tương tự những hóa đơn thông thường khác, hóa đơn thương mại quốc tế cũng luôn có các thông tin như đã quy định ở trên.
Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế, do người bán và người mua thường không gặp nhau trực tiếp để thanh toán, nên hóa đơn thương mại quốc tế có những điểm khác biệt so với hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước. Cụ thể như sau:
- Nếu không có quy định cụ thể về ngôn ngữ sử dụng trong lập hóa đơn giữa người mua và người bán, thì ngôn ngữ thông dụng thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong nước thường được lập bằng ngôn ngữ bản địa.
- Các hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong nước thường chỉ sử dụng đồng tiền quốc gia với các điều kiện thanh toán (thanh toán ngay, thanh toán chậm). Hóa đơn thương mại quốc tế sử dụng đồng tiền theo thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán, với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với quy định quốc tế và thương mại quốc tế.
- Hóa đơn chỉ là một trong các chứng từ thanh toán quốc tế. Ngoài hóa đơn, còn có thể cần các chứng từ khác như: hối phiếu, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, các giấy phép (xuất khẩu, kiểm dịch, vệ sinh dịch tễ, môi trường, chất lượng vv) tùy thuộc vào từng loại mặt hàng và theo quy định của hợp đồng mua bán.
Các điều khoản giao hàng phải được nêu rõ trong hóa đơn thương mại quốc tế (ví dụ CIF, FOB, C&F, EXW, DAF, DDP, DDU, FAS tại địa điểm thích hợp như FOB cảng Hải Phòng, CIF Genoa), cần chỉ rõ rằng các điều khoản này phù hợp với các Incoterms (Các điều khoản thương mại quốc tế) như Incoterms 1990, Incoterms 2000 vv. Sự khác biệt giữa các Incoterms có thể đáng kể, ví dụ như FOB (Incoterms 1994) so với FOB (Incoterms 2000), giúp định rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong trường hợp có tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ.
- Giấy biên nhận
- Vận đơn
- Biên lai
- Chứng từ
