Phương pháp chia cột trong Excel một cách đơn giản và sinh động

Bạn đang đối mặt với dãy số liệu và muốn tách chúng thành từng cột riêng biệt mà không biết phải làm thế nào. Đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết này để khám phá cách chia cột trong Excel hiệu quả và đơn giản.

I. Khi nào cần chia cột và những lợi ích của việc này trong Excel

Trong quá trình làm việc với Microsoft Word hoặc Excel, bạn có thể phải đối mặt với việc cần chia cột khi dữ liệu quá dài hoặc khi tiêu đề không đồng đều chỉ hiển thị ở một ô.

Nhiệm vụ của bạn là biến tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng biệt với từng tiêu đề, và việc thủ công sẽ là quá tốn thời gian và công sức. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chia cột một cách nhanh chóng.

Trước khi bắt đầu, hãy cùng xem xét những trường hợp nào có thể áp dụng cách chia cột này.

1. Dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tách

Đây là một trường hợp phổ biến khi nhập liệu trên Excel, thường xuất phát từ việc chuyển dữ liệu từ các file như Word, Access,... sang Excel. Chuỗi ký tự thường được ngăn cách bởi các dấu câu như dấu phẩy ',', dấu ngoặc đơn '()', dấu gạch nối '-',...

2. Dữ liệu quá dài và mỗi chuỗi ký tự có số lượng như nhau

Mặc dù hiếm khi xảy ra, nhưng trong trường hợp bạn nhập dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,... và số lượng ký tự đều như nhau, bạn có thể dễ dàng giải quyết với cách chia cột mà mình sẽ hướng dẫn dưới đây.

II. Hướng dẫn cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu và dấu phân tách.

• Ưu điểm: Phương pháp nhanh chóng, dễ thực hiện, có thể chia cột ngay khi bạn đang nhập liệu.
• Nhược điểm: Ít lựa chọn để chia cột.

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel cần chia cột > Tô đen vùng dữ liệu cần chia > Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns > Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên > Tích vào ô Delimited > Nhấn Next > Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters > Nhấn Next > Nhấn Finish để chia cột trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Cho ví dụ một trường hợp, bạn có thể tách từng cột dữ liệu với dấu phân tách là dấu gạch ngang '-'.

Ví dụ minh họa cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Bước 1:

Tô đen khu vực dữ liệu muốn chia

Bước 2: Chọn tab Data > Chọn Text to columns.

Chọn Text to columns

Bước 3: Một cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ xuất hiện.

Trong đó:

• Delimited: Tách cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
• Fixed width: Tách cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ hiển thị

Bước 4: Tích vào ô Delimited > Nhấn

Nhấn Next

Bước 5: Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters.

Sau khi chọn, bạn có thể xem trước định dạng sẽ hiển thị ở phần Data Preview bên dưới.

Trong đó:

• Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
• Semicolon: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
• Comma: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
• Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng (Space).
• Other: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà bạn có thể tùy chỉnh.

Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters

Ở đây, mình sẽ tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang '-'.

Tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang

Bước 6: Lựa chọn định dạng cho cột tại phần Column data format và xác định vị trí cột sẽ xuất hiện tại phần Destination.

Trong đó:

• General: Không có định dạng.
• Text: Kiểu văn bản.
• Date: Kiểu ngày tháng.
• Do not import column (Skip): Cột mà bạn chọn tại dòng này sẽ không xuất hiện khi có kết quả.

Lựa chọn định dạng cho cột tại phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện tại phần Destination

Ở đây mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.

Bước 7: Nhấn Complete để hoàn tất việc chia cột trong Excel.

Nhấn Complete để hoàn tất việc chia cột trong Excel

Kết quả sau khi hoàn thành.

Kết quả sau khi hoàn thành

III. Cách chia cột theo vị trí của ký tự

Một ví dụ về bảng mã màu đa dạng như sau:

Ví dụ về bảng mã màu

Ở đây, mình muốn chia từng dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với định dạng #DDDDDD, #888888,...

Bước 1: Mở file Excel mới > Chọn thẻ Data > Chọn New Query.

Chọn thẻ Data

Bước 2: Chọn From File > Chọn From Workbook.

Tại đây, mình chọn From Workbook vì đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu trong 1 file Excel khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các loại tệp như: CSV, XML, Text, Folder.

Chọn From Workbook

Bước 3: Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột > Nhấn Import.

Nhấn Import

Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu > Nhấn Transform Data.

Nhấn Transform Data

Bước 5: Nhấn vào Split Column > Chọn các điều kiện muốn chia cột.

Trong đó:

• Theo Dấu Phân Cách: Chia cột bởi dấu phân cách.
• Theo Số Lượng Ký Tự: Chia cột bởi số lượng ký tự.
• Theo Vị Trí Số Thứ Tự: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự.
• Theo Chữ Viết Thường đến Viết Hoa: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa.
• Theo Chữ Viết Hoa đến Viết Thường: Chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường.
• Theo Chữ Số đến Không có Chữ Số: Chia cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
• Theo Không có Chữ Số đến Chữ Số: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số đến có chữ số.

Chọn các điều kiện muốn chia cột

Bước 6: Chọn Số Lượng Ký Tự.

Chọn Số Lượng Ký Tự

Bước 7: Trong hộp thoại xuất hiện > Ở phần Chia chọn Lặp lại > Điền số 7 vào ô Số Lượng Ký Tự.

Điền số 7 vào ô Số Lượng Ký Tự

Bước 8: Chọn Tùy chọn Nâng Cao > Chọn kiểu cột (column) hoặc dòng (row) > Nhấn Đồng Ý.

Ở bước này bạn có thể xem trước số hàng hoặc cột sẽ được chia ở phần Số Cột để Chia.

Nhấn Đồng Ý

Bước 9: Sửa lại dữ liệu nếu cần thiết.

Nếu sau khi chia cột dữ liệu không đúng như bạn mong muốn, bạn có thể xóa định dạng đã thực hiện trong phần Thiết Lập Truy Vấn và tiến hành lại các bước từ bước 1.

Sửa lại dữ liệu nếu cần thiết

Bước 10: Bấm vào mũi tên xuống ở dòng Đóng & Tải > Lựa chọn Đóng & Tải để hoàn tất quá trình chia cột theo số lượng trong Excel!

Lựa chọn Đóng & Tải

Đó là cách bạn có thể sử dụng để chia cột trong Excel một cách đơn giản. Hãy tham khảo và thực hiện theo, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại ý kiến bên dưới. Chúc bạn thành công!