PHƯƠNG PHÁP CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN BẰNG TIẾNG ANH THÀNH CÔNG

1. Đàm phán tiếng Anh chuyên ngành là gì?

Đàm phán là quá trình thương lượng giữa hai hoặc nhiều bên với mục đích đạt được một thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên liên quan thông qua việc sử dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về đàm phán trong tiếng Anh. 

Trong quá trình đàm phán, các bên sử dụng từ vựng và cụm từ chuyên ngành để trao đổi thông tin, đưa ra yêu cầu, đề xuất và thỏa hiệp nhằm giải quyết bất đồng và đạt được sự đồng thuận. Đàm phán có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính trị, quan hệ lao động, giải quyết xung đột và các mối quan hệ cá nhân.

2. Các loại đàm phán tiếng Anh chuyên ngành phổ biến 

2.1 Đối đầu (I Win- You Lose)

• Tình huống áp dụng: Bạn có thể áp dụng cách cạnh tranh này khi bạn cảm thấy có lợi thế rõ ràng hoặc khi mục tiêu không thể thỏa hiệp. Trong tình huống này, bạn sẽ mạnh mẽ bảo vệ lợi ích của mình và sẵn sàng đối đầu để đạt được kết quả mong muốn.
• Chiến lược: Thể hiện quyết định và đề xuất của bạn một cách rõ ràng và mạnh mẽ. Hãy sử dụng các tài liệu và nghiên cứu đã chuẩn bị để ủng hộ quan điểm của mình.
• Câu tiếng Anh mẫu: "We must insist on our terms for this deal to proceed. Our position remains firm on these points."

2.2 Nhượng bộ (I Lose – You Win)

• Tình huống áp dụng: Khi bạn chấp nhận mất mát ngắn hạn để duy trì hoặc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Bạn có thể áp dụng cách này trong các cuộc đàm phán mà việc duy trì mối quan hệ là quan trọng hơn lợi ích tức thì.
• Chiến lược: Biểu lộ sự linh hoạt và sẵn lòng thỏa hiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
• Câu tiếng Anh mẫu: "Understanding the importance of this deal to your operations, we're prepared to adjust our initial proposal to better align with your expectations."

2.3 Tránh né (I Lose – You Lose)

• Tình huống áp dụng: Khi các bên chọn lựa không đối đầu trực tiếp với xung đột hoặc tranh chấp. Bạn có thể áp dụng khi các đề xuất không thể đạt được hoặc mối quan hệ có thể bị tổn hại bởi sự đối đầu.
• Chiến lược: Thể hiện sự kiên nhẫn, sẵn lòng chờ đợi để cả hai cùng bình tĩnh và tìm ra hướng giải quyết. Tránh làm tổn thương mối quan hệ nếu cố gắng đẩy mạnh chấp nhận một giải pháp ngay lập tức.
• Câu tiếng Anh mẫu: "Given the current complexities, it might be beneficial for both of us to consider a temporary suspension of negotiations to reassess our priorities and strategies."

2.4 Thỏa thuận (I Lose / Win Some – You Lose / Win Some)

• Tình huống áp dụng: Thỏa hiệp là cách mà ở đó cả hai bên đều chấp nhận mất một phần lợi ích của mình để đạt được một giải pháp chấp nhận được. Đây là phong cách phổ biến trong các cuộc đàm phán với mục tiêu tìm ra điểm chung và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, đôi bên đều có lợi.
• Chiến lược: Đề xuất các giải pháp sáng tạo và linh hoạt, thể hiện tinh thần nhượng bộ và mong muốn tìm ra điểm chung và giải pháp thỏa đáng lợi ích dài hạn cho cả hai bên. Đồng thời thể hiện chấp nhận mỗi bên đều giảm đi mong muốn cá nhân một phần.
• Câu tiếng Anh mẫu: "If we both adjust our expectations slightly, I believe we can reach an agreement that is mutually beneficial and sustainable."

2.5 Đồng ý (I Win – You Win)

• Tình huống áp dụng:  Đồng thuận là cách đàm phán nhấn mạnh việc tìm kiếm giải pháp sáng tạo mà tất cả các bên đều cảm thấy hài lòng. Nếu bạn chọn cách thì trong quá trình đàm phán  sẽ đòi hỏi sự mở lòng, sẵn sàng lắng nghe và sự sáng tạo cao trong việc tìm kiếm giải pháp.
• Chiến lược: Khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ tất cả các bên, tập trung vào việc tìm ra giải pháp sáng tạo và bền vững mà không ai phải hy sinh quá nhiều.
• Câu tiếng Anh mẫu: "Together, we have the opportunity to craft a solution that not only meets our individual needs but also sets a precedent for future collaboration."

Vì vậy, mỗi loại đàm phán đều có ứng dụng riêng trong từng tình huống cụ thể và việc lựa chọn phương thức phù hợp có thể quyết định đến thành công của cuộc đàm phán. Hiểu biết về cách sử dụng ngôn ngữ và chiến lược phù hợp với từng phương pháp bạn chọn sẽ giúp bạn trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn trong mọi tình huống đàm phán.

3. 8 bước chuẩn bị cần thiết để thành công trong đàm phán bằng tiếng Anh

3.1 Đưa ra danh sách các mục cần thương lượng 

Trước khi bắt đầu đàm phán chính thức, bạn cần phải liệt kê rõ ràng những mục bạn muốn thương lượng với đối tác trước khi ký hợp đồng hoặc bất kỳ thỏa thuận kinh doanh nào. Việc xác định trước các vấn đề cần giải quyết sẽ giúp bạn tránh bỏ sót công việc và xác định mục tiêu rõ ràng hơn. Đặc biệt là nên chuẩn bị các tài liệu liên quan chi tiết và đầy đủ nhất có thể để đạt được thỏa thuận mong muốn.

Ví dụ: Các mục cần thương lượng với đối tác nhà phân phối có thể gồm những điều sau:

• Giá cả (Price)
• Thời hạn thanh toán (Time for Payment)
• Quy trình phân phối hàng hóa (Distribution Process) 
• Quyền lợi và nghĩa vụ (Rights and Obligations)
• Dịch vụ bảo hành (Warranty Service)
• Điều kiện khi thay đổi hoặc kết thúc hợp đồng (Conditions for Modification or Termination of Contract)
• Bảo mật thông tin (Information Protection)

3.2 Nghiên cứu và phân tích về đối tác trước đàm phán 

Trước khi bắt đầu quá trình đàm phán bằng tiếng Anh, việc nghiên cứu và phân tích về đối tác là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Bạn nên hiểu rõ về các thông tin cơ bản của đối tác, tình hình kinh doanh, văn hóa và phong cách làm việc của họ, để có thể đưa ra các đề xuất phù hợp với cả hai bên và hạn chế được tranh luận và bất đồng quan điểm giữa các bên. 

Các thông tin bạn nên tìm hiểu trước khi bắt đầu:

• Lịch sử hình thành và phát triển (History of formation and development)
• Tình hình kinh doanh (Business situation)
• Văn hóa và phong cách làm việc (Culture and working style)
• Mục tiêu kinh doanh (Business goals)
• Hàng hóa, dịch vụ của đối tác (Goods and services of partners)

3.3 Nâng cao kiến thức chuyên ngành

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công trong đàm phán bằng tiếng Anh là sở hữu một vốn từ vựng phong phú, đặc biệt là từ vựng chuyên ngành. Trong quá trình đàm phán chuyên nghiệp, việc mắc sai lầm về từ vựng có thể làm mất đi sự tự tin và dẫn đến thất bại.

Vì vậy, hiểu biết về ngôn ngữ chuyên môn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tiếp cận sâu sắc hơn với nội dung mà đối phương đang trình bày. Bạn có thể bắt đầu bằng việc học từ vựng mới mỗi ngày, và áp dụng chúng thường xuyên trong các tình huống thực tế tại môi trường công sở để ghi nhớ lâu và hiệu quả hơn.

Ví dụ: Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực thiết kế đồ họa và cần đàm phán về hợp đồng cho dự án sắp tới, bạn có thể tham khảo 250+ TỪ VỰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH THIẾT KẾ ĐỒ HỌA để mở rộng vốn từ và tăng thêm sự tự tin trong giao tiếp. Điều này sẽ giúp buổi đàm phán của bạn diễn ra suôn sẻ và thuận lợi như ý muốn.

3.4 Rèn luyện kỹ năng nghe và phản ứng bằng tiếng Anh 

Khả năng lắng nghe chính xác và phản ứng nhanh chóng đến những gì đối tác nói là yếu tố rất quan trọng trong việc đàm phán bằng tiếng Anh chuyên ngành. Khác với ngôn ngữ mẹ đẻ, bạn có thể nhanh chóng hiểu và cảm nhận những gì đối phương muốn truyền tải. Tuy nhiên, với ngoại ngữ, điều này có thể khiến bạn bối rối vì khó hiểu ý đối phương và từ đó mất đi sự tự tin khi đáp lại.  Vì vậy, bạn cần cải thiện và sửa lỗi phát âm tiếng Anh.

3.5 Học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp

Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp không lời. Tự tin trong giao tiếp bằng tiếng Anh, sự mở cửa và sẵn lòng lắng nghe có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách đối phương nhận thức về bạn.

Thực hành ánh mắt, cử chỉ tay, và thái độ cơ thể để thể hiện sự tự tin và tích cực. Trong quá trình đàm phán, luôn quan sát và hiểu ngôn ngữ cơ thể của đối phương để điều chỉnh phong cách giao tiếp và chiến lược đàm phán cho phù hợp.

3.6 Phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề 

Trong quá trình đàm phán, thường có những vấn đề bất ngờ xuất hiện ngoài dự tính. Kỹ năng giải quyết vấn đề là điều cần thiết để đạt được thỏa thuận cuối cùng theo ý muốn.

3.7 Lập kế hoạch dự phòng 

Trong mọi cuộc đàm phán, luôn có thể xảy ra các yếu tố không lường trước như thay đổi trong tình hình kinh doanh, yêu cầu mới từ đối tác, hoặc sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, kế hoạch dự phòng là điều cần thiết khi chuẩn bị cho các tình huống khó lường này.

Do vậy để đảm bảo, bạn nên chuẩn bị một kế hoạch thay thế, hay còn gọi là kế hoạch B - một kế hoạch khác so với kế hoạch chính bạn vừa trình bày. Kế hoạch B có thể giúp bạn điều chỉnh hướng đi nhanh chóng mà không tốn quá nhiều thời gian hoặc nguồn lực. 

Điều này cũng giúp bạn tự tin hơn vì đã tính toán và có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Bạn không cảm thấy bị bắt buộc phải chấp nhận mọi điều kiện mà có thể dễ dàng chuyển sang các lựa chọn khác mà không cảm thấy bị mắc kẹt hoặc hạn chế.

3.8 Chuẩn bị kỹ lưỡng và tổ chức cuộc thử nghiệm đàm phán

Cuối cùng, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu cần thiết, nghiên cứu chi tiết các vấn đề cần thảo luận và chuẩn bị vững chắc cho những luận điểm của mình để thuyết phục đối phương. 

4. Các mẫu câu tiếng Anh đàm phán phổ biến

Một số câu tiếng Anh thông dụng cho việc đàm phán

4.1 Bắt đầu đàm phán 

• "Let's begin by discussing..."
• "Shall we start with your thoughts on...?"
• "I think a good starting point would be to explore..."
• "Before we dive in, let's outline our main objectives for today's discussion."

4.2 Đưa ra đề nghị 

• "I propose that we..."
• "Our offer includes..."
• "Considering our goals, we suggest that..."
• "Our proposition is based on the following terms..."

4.3 Từ chối đề nghị 

• "That's an interesting proposal, but due to [reason], we'd like to suggest an alternative."
• "We appreciate your offer, however, it doesn't quite meet our needs. Could we perhaps explore..."
• "Unfortunately, we cannot accept the proposal as it stands."
• "We're not comfortable with that term, could we consider...?"

4.4 Đàm phán các điều khoản

• "Can we discuss the terms regarding...?"
• "We'd like to negotiate the conditions for..."
• "On the topic of [term], we were hoping to discuss a more flexible approach."
• "Regarding [specific term], what are your thoughts on adjusting the..."

4.5 Tranh luận các quan điểm

• "While we understand where you're coming from, our analysis suggests..."
• "We acknowledge your concerns, but would like to provide some additional insights that might..."
• "I see your point, but..."
• "From our perspective, it's essential that..."

4.6 Đồng ý với thỏa thuận 

• "We're in agreement on these points."
• "It looks like we have a deal."
• "This aligns well with our expectations. We're happy to proceed on these grounds."
• "We believe this is a fair compromise and are ready to move forward under these conditions."

4.7 Không đồng ý với thỏa thuận 

• "It appears we have some fundamental differences that need further discussion."
• "Given the current terms, we're not in a position to finalize the agreement today."
• "It seems we're not ready to agree at this point."
• "Unfortunately, we haven't reached an agreement."

4.8 Klarifikasi pandangan dan kesepakatan 

• "Could you clarify what you mean by...?"
• "Let's ensure we're on the same page regarding..."
• "For clarity, when you mention [term], are you referring to...?"
• "Could we go over the specifics of [item] once more to ensure there's no misunderstanding?"

4.9 Đưa ra điều kiện 

• "We would be more inclined to agree if there were adjustments to..."
• "Our commitment would be contingent on the inclusion of..."
• "We would be willing to proceed if..."
• "Our agreement is contingent upon..."

4.10 Kết thúc đàm phán 

• "Thank you for your time, shall we recap the main points?"
• "Let's conclude for today and revisit this with fresh eyes."
• "I believe we've covered all the key points. Shall we summarize the agreed actions?"
• "It seems we've reached a natural stopping point. How should we proceed from here?"

Trên đây là thông tin về cách đàm phán bằng tiếng Anh