Phương pháp khôi phục các file Excel chưa được lưu, chưa save (Phần 2)

Bài viết này sẽ tiếp tục hướng dẫn bạn một số phương pháp khôi phục các file Excel chưa được lưu, chưa save. Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết khác trên Mytour để biết cách gửi email từ bảng tính Excel bằng Script VBA.

Kích hoạt các tùy chọn để khôi phục file Excel chưa được lưu

Excel có các cài đặt mặc định để giúp bạn khôi phục các file chưa lưu, chưa save. Đảm bảo rằng bạn đã kích hoạt các tùy chọn này.

1. Bật tự động lưu và khôi phục tự động

Để Excel tự động lưu và hiển thị các tùy chọn khôi phục, bạn cần bật các tùy chọn này.

Mặc dù các tùy chọn này thường được kích hoạt sẵn, nhưng nếu không, bạn cần thực hiện bước này.

Thực hiện những bước sau để bật tính năng AutoSave và AutoRecover trong Excel:

Bước 1: Nhấp chuột vào tab File.

Bước 2: Nhấp chuột vào Options.

Bước 3: Trong hộp thoại Options của Excel, nhấp chuột vào Save ở khung bên trái.

Bước 4: Đảm bảo các cài đặt sau đã được bật (như hình dưới đây):

Danh sách các tùy chọn:

- Lưu thông tin tự động phục hồi mỗi X phút: Tùy chọn này đảm bảo file sẽ được lưu mỗi 10 phút (bạn có thể chọn thời gian khác nếu muốn).

- Giữ phiên bản tự động phục hồi cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu: Tùy chọn này giữ lại phiên bản tự động phục hồi cuối cùng để khôi phục nếu Excel bị treo, gặp lỗi hoặc chúng ta quên lưu file.

- Vị trí lưu file tự động phục hồi: Đây là vị trí mặc định để lưu các file tự động phục hồi. Chúng ta có thể thay đổi vị trí này nếu cần.

Lưu ý: Nếu file Excel của bạn chứa nhiều công thức và biểu đồ, việc thiết lập tự động lưu mỗi 5 phút có thể làm cho Excel bị đóng băng hoặc treo. Để tránh điều này, chúng ta có thể thiết lập thời gian tự động lưu lâu hơn.

2. Tự động tạo bản sao lưu của các file Excel đã lưu

Mặc dù các tùy chọn Tự động lưu và Tự động phục hồi hữu ích trong trường hợp chúng ta quên lưu hoặc gặp sự cố với hệ thống hoặc Excel, việc tự động tạo bản sao lưu sẽ tạo ra các bản sao của file mỗi khi chúng ta lưu.

Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trên file Excel có tên Test.xlsx và lưu nó vào một thư mục, Excel sẽ tự động tạo bản sao có tên sao lưu của Test.xlsx.

Từ giờ, mỗi khi bạn thay đổi và lưu file Test, các thay đổi đó cũng sẽ được lưu trong bản sao lưu.

Điều này rất hữu ích khi bạn muốn hoàn tác một số thay đổi trong file đã lưu. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng bản sao lưu thay thế.

Hoặc nếu file bị lỗi hoặc hỏng, bạn có thể sử dụng file sao lưu mới nhất để đảm bảo rằng các thay đổi mới nhất đã được lưu.

Thực hiện các bước sau để kích hoạt tính năng sao lưu tự động cho workbook trong Excel:

Bước 1: Nhấp chuột vào tab File.

Bước 2: Nhấp chuột vào Save As.

Bước 3: Nhấp chuột vào Browse để mở hộp thoại Save As.

Bước 4: Trong hộp thoại Save As, nhấp chuột vào tùy chọn Tools (nằm ở góc dưới bên phải hộp thoại).

Bước 5: Nhấp chuột vào tùy chọn General Options.

Bước 6: Trong hộp thoại General Options, đánh dấu vào tùy chọn Always Create Backup.

Bước 7: Nhấp chuột vào OK.

Bước 8: Lưu file vào vị trí / thư mục mà bạn muốn.

Từ giờ, mỗi khi lưu file, một bản sao lưu sẽ được tạo ra và được lưu với tiền tố 'sao lưu của' (Backup of).

Dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý khi sử dụng tính năng tự động sao lưu trong Excel:

- Đây là cài đặt cho workbook cụ thể. Nghĩa là nếu bạn kích hoạt tính năng cho một workbook, nó chỉ hoạt động trên workbook đó. Để sử dụng tính năng trên workbook khác, bạn cần phải kích hoạt nó thủ công.

- Lựa chọn này không giống như Autorecover và Autosave. Đây là cài đặt và cấu hình độc lập không ảnh hưởng đến các cài đặt khác. Do đó, bạn có thể làm việc trên workbook mà tất cả các tùy chọn AutoRecover, AutoSave và AutoBackup đều hoạt động.

- File sao lưu được lưu với phần mở rộng .XLK. Đây là phần mở rộng cho các file sao lưu. Khi mở file này, một thông báo sẽ hiển thị trên màn hình, click chọn Yes để mở file sao lưu.

- Nếu bạn thực hiện các thay đổi trên file chính và chỉ lưu một lần, các thay đổi này sẽ không được lưu trong các file sao lưu. Nếu bạn lưu lại lần nữa, các thay đổi sẽ được lưu trong file sao lưu.

3. Tự động lưu bản sao dữ liệu có thời gian của workbook Excel

Bên cạnh việc sử dụng các tính năng và tùy chọn có sẵn trong Excel, chúng ta cũng có thể áp dụng mã VBA ngắn để đảm bảo an toàn dữ liệu của mình.

Với mã VBA, ta có thể tự động tạo bản sao timestamped của file Excel ngay sau khi lưu hoặc đóng file.

Quy trình này đảm bảo chúng ta luôn sở hữu tất cả các phiên bản trước đó của file Excel, và có thể khôi phục lại phiên bản trước đó nếu có sự cố xảy ra. Đặc biệt, với tính năng timestamped, việc tìm phiên bản cần thiết trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Dưới đây là đoạn mã để tự động tạo bản sao timestamped của workbook ngay sau khi ta lưu file:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

Application.ScreenUpdating = False

Dim DuongDanSaoLuu As String

DuongDanSaoLuu = 'C:\Users\sumit\Desktop\Test\'

ThisWorkbook.SaveCopyAs DuongDanSaoLuu & Format(Now, 'dd-mm-yyyy hh:mm:ss') & ' ' & ActiveWorkbook.Name

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Lưu ý: trong đoạn mã trên, chúng ta thay đổi C:\Users\sumit\Desktop\Test\ bằng đường dẫn vị trí muốn lưu các bản sao lưu.

Ngoài ra, có thể dùng đoạn mã tương tự để lưu bản sao trước khi đóng workbook (thay vì lưu mỗi bản sao khi lưu file):

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

Dim DuongDanSaoLuu As String

DuongDanSaoLuu = 'C:\Users\sumit\Desktop\Test\'

ThisWorkbook.SaveCopyAs DuongDanSaoLuu & Format(Now, 'dd-mm-yyyy hh-mm-ss') & ' ' & ActiveWorkbook.Name

End Sub

Để sử dụng mã này, cần đặt trong cửa sổ mã của ThisWorkbook.

Mở VB Editor (Alt + F11), sau đó kích đúp chuột vào This Workbook trong Project Explorer.

4. Khắc phục lỗi trong các tập tin Excel

Trong trường hợp file Excel gặp sự cố, bạn có một số cách dưới đây để khắc phục.

Giải pháp đầu tiên và cũng quan trọng nhất là sử dụng các tùy chọn sửa lỗi tích hợp trong Excel.

Thực hiện các bước sau để phục hồi dữ liệu từ các file bị lỗi, hỏng:

Bước 1: Mở Excel lên.

Bước 2: Chọn Tệp và sau đó nhấp vào Mở (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O).

Bước 3: Nhấp vào nút Duyệt.

Bước 4: Trên cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn tập tin bị lỗi hoặc hỏng.

Bước 5: Nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng xuống trong nút Mở như hình dưới đây:

Bước 6: Nhấp vào Mở và Sửa chữa.

Bước 7: Excel sẽ hiển thị thông báo như hình dưới đây. Nhấp vào Sửa chữa.

Nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ, bạn có thể khôi phục dữ liệu từ tập tin bị lỗi.

Nếu sửa chữa không hiệu quả, thử theo các bước đến bước 5 như đã hướng dẫn, thay vì nhấp vào Sửa chữa, bạn nhấp vào Trích xuất Dữ liệu. Excel sẽ hỏi bạn muốn chuyển đổi giá trị (Chuyển đổi sang giá trị) hay khôi phục các công thức (Khôi phục Công thức).

Bạn có thể lựa chọn bất kỳ tùy chọn nào. Excel sẽ thử trích xuất dữ liệu và tạo một bảng tính mới với dữ liệu đã trích xuất.

Nếu cách trên không thích hợp, chúng ta cần sử dụng các công cụ của bên thứ ba để khôi phục các file Excel bị lỗi, hỏng.

Dưới đây là một số cách khôi phục các file Excel chưa lưu, chưa lưu khác. Bạn có thể đọc bài viết cách khôi phục các file Excel chưa lưu phần 1 trên Mytour để biết thêm chi tiết. Nếu cần trợ giúp hoặc có thắc mắc, đừng ngần ngại để lại ý kiến trong phần bình luận dưới bài viết.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo cách khôi phục file Word chưa lưu để lấy lại phần văn bản đã mất, đặc biệt là những nội dung quan trọng. Cách thực hiện chi tiết có thể tìm thấy trên Mytour.