Phương pháp kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Microsoft Word

Kiểm tra chính tả trong Word không hề khó khăn. Dưới đây là cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word trên Windows và macOS.

Sự xuất hiện của các ứng dụng soạn thảo văn bản đã làm cho công việc văn phòng trở nên dễ dàng hơn đối với nhiều người. Mặc dù có nhiều sự lựa chọn như Google Docs, WPS Office… nhưng Microsoft Word vẫn được ưa chuộng hơn cả trong môi trường doanh nghiệp và giáo dục.

Microsoft Word đã từ lâu trở thành một công cụ soạn và biên tập văn bản nhanh chóng và đa năng. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích như chỉnh sửa font, căn lề, chèn ảnh, và thậm chí kiểm tra chính tả tự động.

Trong quá trình soạn thảo tài liệu hoặc văn bản, độ chính xác là điều cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, việc phát hiện và sửa lỗi chính tả có thể khó khăn, đặc biệt là đối với những tài liệu dài. Việc dành thời gian đọc lại sau đó thật không dễ dàng với nhiều người. Lúc này, tính năng kiểm tra chính tả của Word thật sự hữu ích. Nó giúp phát hiện và sửa lỗi liên quan đến ngữ pháp và cú pháp ngay tại thời điểm soạn thảo.

Bạn đã biết cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word chưa? Nếu chưa, hãy cùng Mytour tìm hiểu nhé!

Phương pháp kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong Microsoft Word

• Cách kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong Microsoft Word
  • Kiểm tra chính tả theo dòng
  • Kiểm tra ngữ pháp theo dòng
  • Kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự tay
  • Thay đổi ngôn ngữ
  • Tắt tính năng kiểm tra chính tả
  • AutoCorrect
• Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó
  • Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong PowerPoint, Excel và các ứng dụng văn phòng khác
• Trở thành người dùng từ điển chuyên nghiệp
  • Xóa từ khỏi từ điển
  • Hai từ điển tùy chỉnh
  • Thêm từ điển mới
  • Xóa từ điển tùy chỉnh
  • Loại trừ từ trong từ điển
• Cách sửa lỗi chính tả trong Word cho macOS
  • Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tự động khi bạn gõ
  • Tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động trong Word
  • Kiểm tra toàn bộ chính tả và ngữ pháp cùng lúc
  • Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp đã xem trước đó và chọn bỏ qua

Phương pháp kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong Microsoft Word

Kiểm tra chính tả theo từng dòng

Mặc định, Word thực hiện kiểm tra chính tả theo từng dòng. Các từ viết sai sẽ được đánh dấu bằng đường viền màu đỏ dưới. Để sửa lỗi này, bạn có thể nhấp chuột phải vào từ đó và chọn từ gợi ý trong menu hiển thị.

Tuy nhiên, không phải từ nào Word cũng nhận biết được, đặc biệt là những từ chuyên ngành. Nếu muốn Word bỏ qua “lỗi chính tả” này, bạn có thể nhấp vào Bỏ qua Tất cả. Hoặc nếu bạn dự định sử dụng từ này nhiều lần, hãy nhấp vào Thêm vào Từ điển để Word ghi nhớ từ đó.

Kiểm tra ngữ pháp từng dòng

Việc kiểm tra ngữ pháp tương tự như trên, nhưng các lỗi ngữ pháp sẽ được đánh dấu bằng đường viền màu xanh. Để quản lý cài đặt kiểm tra ngữ pháp, bạn có thể truy cập vào Tệp > Tùy chọn > Chứng thực.

Tự kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Để kiểm tra toàn bộ tài liệu, bạn có thể nhấp vào tab Đánh giá, sau đó bấm vào nút Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp Thủ công. Một cách đơn giản hơn, bạn có thể nhấn phím F7.

Word sẽ kiểm tra mỗi lỗi chi tiết và cho phép bạn sửa chúng. Phương pháp này nhanh hơn việc tự tìm lỗi trên màn hình. Hãy sử dụng cách này khi cần xử lý các tài liệu dài.

Thay đổi ngôn ngữ

Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong nhiều ngôn ngữ khác nhau, hãy nhấp vào tab Đánh giá, chọn nút Ngôn ngữ, và nhấp vào Đặt ngôn ngữ kiểm tra.

Các ngôn ngữ đã cài đặt sẽ hiển thị biểu tượng nhỏ ở bên trái tên của chúng để bạn có thể chuyển đổi ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ mặc định cho mọi tài liệu tại đây.

Vô hiệu hóa tính năng kiểm tra chính tả

Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn việc kiểm tra chính tả khi xử lý các tài liệu từ Microsoft Word không hiểu, hãy click File > Options > Proofing. Cuộn xuống phần Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, bỏ chọn ô Check spelling as you type. Hành động này sẽ ngăn chặn các từ được đánh dấu màu đỏ và xanh hiện ra khi bạn gõ. Thay vào đó, Word chỉ sẽ kiểm tra chính tả khi bạn nhấp vào nút Spelling & Grammar.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể vô hiệu hóa hoàn toàn kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp cho tài liệu đang làm việc bằng cách quay trở lại File > Options > Proofing, cuộn xuống phía dưới cửa sổ đó, đánh dấu vào ô bên cạnh Ẩn lỗi chính tả trong tài liệu này và Ẩn lỗi ngữ pháp trong tài liệu này.

Cuối cùng, bạn có thể kiểm soát chính tả trên từng phần văn bản. Chọn một đoạn văn bản, nhấp vào nút Đặt Ngôn Ngữ Kiểm Tra trong Review > Language. Sử dụng các tùy chọn trong hộp để vô hiệu hóa kiểm tra ngữ pháp cho phần văn bản được chọn.

Chế độ Sửa Tự Động

Chế độ Sửa Tự Động có thể tự động thay thế các từ bạn gõ sai bằng từ chính xác. Nó được kích hoạt mặc định, thay thế các lỗi chính tả thông thường như “realyl” bằng “really.” Bạn có thể tắt Chế độ Sửa Tự Động hoặc quản lý danh sách từ được sửa tự động và thêm từ bạn muốn.

Chức năng này cũng giúp tăng tốc độ gõ máy. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên gõ một câu như “Xin chào, tôi tên là Nam,” bạn có thể tạo quy tắc cho Chế độ Sửa Tự Động chuyển từ viết tắt “xctl” sang “Xin chào, tôi tên là Nam” khi gõ nó.

Để quản lý Chế độ Sửa Tự Động, click File > Options > Proofing > Các Tùy Chọn Sửa Tự Động.

Kiểm tra lại lỗi chính tả và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó

Trong Microsoft Word 2013 và các phiên bản mới hơn, bạn có thể yêu cầu phần mềm kiểm tra lại từ và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó như sau:

1. Mở tài liệu hoặc phần bạn muốn kiểm tra.
2. Trên thanh menu, chọn Tùy Chọn > Chứng Thực > Kiểm Tra Lại Tài Liệu.
3. Click Đồng Ý khi xuất hiện hộp thoại cảnh báo về việc thiết lập lại kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
4. Click OK trong hộp thoại này để quay lại tài liệu, sau đó chạy lại tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả trong Word.

Kiểm tra chính tả, ngữ pháp trong PowerPoint, Excel và các ứng dụng văn phòng khác

PowerPoint cũng thực hiện kiểm tra chính tả theo dòng và hoạt động tương tự như Microsoft Word. Tuy nhiên, Microsoft Excel xử lý kiểu dữ liệu khác nhau, do đó, phần mềm này không tự động báo lỗi cho người dùng.

Trong Excel, bạn phải tự kích hoạt tính năng kiểm tra chính tả bằng cách điều hướng đến Đánh Giá > Chính Tả trên Than Ribbon.

Trở thành người sử dụng từ điển chuyên nghiệp

Nếu trở thành người sử dụng từ điển chuyên nghiệp, bạn có thể nâng cao công cụ kiểm tra chính tả lên một tầm cao mới. Thậm chí, bạn không cần phải dựa vào Cortana nữa. Dưới đây là một số tính năng thú vị nhất của từ điển trong Microsoft Word:

Xóa từ khỏi từ điển

Đôi khi, hãy dành chút thời gian để làm sạch từ điển. Có thể, bạn đã vô tình thêm một vài từ hoặc rất nhiều từ liên quan đến một dự án cụ thể mà hiện tại không cần nữa.

Để loại bỏ từ khỏi từ điển tùy chỉnh, hãy vào Tệp > Tùy chọn > Chứng thực, chọn Từ điển Tùy chỉnh trong mục Khi kiểm tra chính tả trong Các chương trình Microsoft Office.

Chọn từ điển mà bạn muốn xóa từ, nhấp vào Chỉnh sửa. Sau đó, chọn Chỉnh sửa từ, đánh dấu từ cần xóa, nhấp vào Xóa. Để xóa toàn bộ từ điển, nhấp vào Xóa tất cả.

Hai từ điển tùy chỉnh

Khi bạn vào Tệp > Tùy chọn > Chứng thực > Từ điển Tùy chỉnh, bạn sẽ thấy hai từ điển tùy chỉnh: CUSTOM.dic và RoamingCustom.dic.

Sau đó, nếu muốn truy cập từ điển của bạn khi đăng nhập từ các máy tính khác, hãy lưu từ vào đám mây. Từ trong CUSTOM.dic chỉ hiển thị trên máy đã cài từ điển.

Thêm từ điển mới

Nhìn chung, có hai lý do mà mọi người muốn thêm từ điển tùy chỉnh mới. Thứ nhất, bạn có thể muốn viết bằng ngôn ngữ khác. Thứ hai, bạn cần thêm một danh sách dài các từ chuyên ngành (chẳng hạn như thuật ngữ y học).

Muốn thêm từ điển cho ngôn ngữ khác, vào Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ. Ở mục Thêm ngôn ngữ chỉnh sửa bổ sung, chọn phương thức muốn sử dụng. Khi ngôn ngữ đó xuất hiện trong hộp phía trên, nhấp Chưa cài đặt để tải file kết hợp.

Để thêm từ điển từ bên thứ ba, vào Tệp > Tùy chọn > Chứng thực > Từ điển Tùy chỉnh, nhấp Thêm. Trong cửa sổ mới, chọn từ trong file DIC muốn thêm. Để xóa từ điển, đánh dấu tên và nhấp Xóa.

Bỏ từ điển tùy chỉnh

Nếu đã cài nhiều từ điển tùy chỉnh, đôi khi muốn bỏ qua kiểm tra chính tả cho chúng.

Để Word chỉ sử dụng từ điển chính và bỏ qua các từ điển khác, đi tới Tệp > Tùy chọn > Chứng thực, đánh dấu ô bên cạnh Chỉ đề xuất từ từ điển chính.

Loại bỏ từ trong từ điển

Một nhược điểm lớn của tính năng kiểm tra chính tả là không thể phát hiện lỗi đánh máy nếu từ vẫn nằm trong từ điển. Ví dụ, bạn đã vô tình gõ “latter” thay vì “later” hoặc “suing” thay vì “using” bao nhiêu lần? Word không nhắc bạn về lỗi đó vì “latter” và “suing” đều có nghĩa.

Nếu bạn thường xuyên mắc lỗi đó, bạn có thể loại bỏ những từ không chính xác từ từ điển. Điều này khiến Word luôn đánh dấu chúng là sai.

Để loại bỏ một từ, hãy mở C:Users[username]AppDataRoamingMicrosoftUProof. Thư mục này lưu trữ danh sách từ bị loại trừ cho mỗi từ điển đã cài đặt.

Tìm tập tin liên quan đến từ điển bạn muốn loại bỏ từ, nhấp chuột phải vào tập tin và chọn Mở bằng > Notepad.

Trong Notepad, nhập từ bạn muốn loại. Đặt mỗi từ trên một dòng mới và đảm bảo bao gồm cả dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ dấu câu nào khác. Khi hoàn tất, đi tới Tệp > Lưu để lưu thay đổi.

Cách sửa lỗi chính tả trong Word cho macOS

Khi bạn gõ, Word tự động kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.

Các lỗi chính tả được Word đánh dấu bằng đường kẻ màu đỏ, còn lỗi ngữ pháp được đánh dấu bằng đường kẻ màu xanh, tương tự trên Windows.

Nếu phát hiện lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, bạn có thể nhấn Ctrl và click vào từ hoặc cụm từ đó, sau đó chọn một trong các gợi ý được đề xuất.

Nếu Word nhận diện sai một từ, bạn có thể thêm nó vào từ điển để Word nhận biết chính xác ở lần sau.

Tắt tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word

1. Mở menu Word, click Preferences > Spelling & Grammar.
2. Trong Spelling & Grammar > Spelling > tích hoặc bỏ tích ô Check spelling as you type.
3. Trong Grammar, tích hoặc bỏ tích ô Check grammar as you type.
4. Đóng hộp thoại để lưu lại các thay đổi.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp đồng thời

Bạn có thể kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp cùng lúc như sau:

1. Trên tab Review, click Spelling & Grammar.
2. Nếu Word phát hiện lỗi tiềm ẩn, hộp thoại Spelling & Grammar sẽ mở, văn bản màu đỏ là lỗi chính tả, văn bản màu xanh là lỗi ngữ pháp.
3. Để sửa lỗi, làm như sau:
   • Nhập từ đúng vào ô, sau đó click Change.
   • Trong Suggestions, click từ bạn muốn dùng, sau đó click Change.
4. Để bỏ qua lỗi, thực hiện một trong những thao tác sau:
   • Click Ignore để bỏ qua trường hợp lỗi đó.
   • Click Ignore All để bỏ qua tất cả các trường hợp lỗi.
5. Đối với một lỗi ngữ pháp, click Next Sentence để bỏ qua một trường hợp lỗi và chuyển sang lỗi tiếp theo. Để bỏ qua một từ bị sai chính tả trong toàn bộ tài liệu, click Add để thêm nó vào từ điển. Thao tác này chỉ áp dụng cho các từ bị sai. Bạn không thể thêm các tùy chỉnh về ngữ pháp vào từ điển.
6. Sau khi sửa hoặc bỏ qua một lỗi, Word sẽ chuyển sang lỗi tiếp theo. Khi kiểm tra tài liệu kết thúc, thông báo về việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word sẽ hiển thị.
7. Click OK để quay lại tài liệu chính.

Kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp đã được xem trước và chọn bỏ qua

Bạn có thể xóa hoặc đặt lại danh sách Từ và Ngữ pháp Bị Bỏ Qua để Microsoft Word kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp mà bạn đã chọn bỏ qua trước đó.

Lưu ý: Khi đặt lại danh sách Từ và Ngữ pháp Bị Bỏ Qua, danh sách chỉ được xóa trong tài liệu hiện tại. Bất kỳ lỗi ngữ pháp nào bạn đã yêu cầu Word bỏ qua trong các tài liệu khác sẽ không bị ảnh hưởng.

1. Mở tài liệu mà bạn muốn kiểm tra.
2. Trên thanh công cụ, trỏ đến Chính Tả và Ngữ Pháp, sau đó click Đặt Lại Từ và Ngữ Pháp Bị Bỏ Qua.
3. Word sẽ hiển thị một cảnh báo về việc đặt lại danh sách từ và ngữ pháp bị bỏ qua.
4. Click Có để tiếp tục.
5. Click tab Đánh Giá, sau đó click Chính Tả & Ngữ Pháp để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.

Đó là tất cả!

Việc kiểm tra chính tả trong Word trên cả Windows và Mac đều không phức tạp đúng không? Đây là tính năng rất hữu ích cho những người thường xuyên soạn thảo văn bản trong Microsoft Word. Nó giúp giảm thiểu lỗi đánh máy. Vậy nên, đừng bỏ lỡ tính năng này khi sử dụng Word nhé!

Microsoft Word Microsoft Word cho Android Microsoft Word cho iOS Microsoft Word cho Mac