Buzz
Khi soạn thảo dữ liệu, đôi khi bạn cần phải tách cột Họ và tên thành hai cột riêng biệt, một cho Họ và một cho Tên, để phục vụ các mục đích khác nhau như sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC.
Mytour sẽ chỉ bạn cách tách tên một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
1. Phân tách tên trong Excel
Có hai phương pháp để tách tên trong Excel, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng. Phương pháp đầu tiên là sử dụng Replace, với cách này, bạn có thể tách tên một cách nhanh chóng và đơn giản. Phương pháp thứ hai là sử dụng các hàm, mặc dù phức tạp hơn phương pháp một nhưng nó cho phép bạn linh hoạt chỉnh sửa cột Họ và Tên mà không cần phải lo lắng về việc tìm và sửa đổi thêm ở cột Tên hoặc Họ.
1.1. Phân tách tên trong Excel bằng cách sử dụng Replace
Đây có thể coi là cách đơn giản nhất. Bước đầu tiên, bạn cần sao chép cột Họ và Tên sang cột Tên. Bạn có thể sử dụng chuột phải và chọn Copy/Paste hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl C và Ctrl V.
Vẫn giữ mảng dữ liệu trong cột tên đã sao chép.
Trong tab Trang chủ, tại mục Chỉnh sửa ở góc ngoài cùng bên phải, chọn Tìm & Chọn. Cuối cùng, chọn dòng thứ hai Thay thế.
Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl H.
Hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế sẽ xuất hiện, bạn nhập hai ký tự “* ” (dấu sao và dấu cách) vào ô Tìm kiếm.
Nhấn Thay thế tất cả để bắt đầu loại bỏ các Họ và tên đệm để chỉ giữ lại Tên.
Sau khi thực hiện Replace xong, một bảng thông báo sẽ xuất hiện để cho biết bạn đã xóa bao nhiêu cụm ký tự (phần họ và đệm), bạn chỉ cần nhấn OK để đóng nó lại.
1.2. Tách tên trong Excel bằng cách kết hợp các loại hàm
Với cách thứ nhất, bạn có thể tách cột tên ra một cột cố định nhưng khi cần thay đổi dữ liệu trong cột Họ và tên (dữ liệu nguồn) thì bạn sẽ phải thay đổi cả dữ liệu trong cột Tên (dữ liệu kết quả). Mytour sẽ chia sẻ với bạn cách tách tên bằng hàm, giúp dữ liệu trong cột Tên tự động thay đổi khi dữ liệu trong cột Họ và tên thay đổi.
Dưới đây là các hàm cần sử dụng: hàm RIGT, hàm LEN, hàm FIND, và hàm SUBSTITUTE.
- Hàm RIGHT giúp lấy ký tự ở phía bên phải của chuỗi văn bản.
- Hàm LEN dùng để đo độ dài của chuỗi văn bản.
- Hàm FIND giúp tìm kiếm chuỗi văn bản trong một văn bản khác và trả về vị trí xuất hiện đầu tiên của chuỗi cần tìm trong văn bản tìm.
- Hàm SUBSTITUTE có chức năng thay thế chuỗi văn bản cũ bằng chuỗi văn bản mới.
Các hàm này sẽ được sử dụng như sau:
=RIGHT(X,LEN(X)-FIND('*',SUBSTITUTE(X,' ','*',LEN(X)-LEN(SUBSTITUTE(X,' ','')))))
Ở đây, X là ô chứa dữ liệu gốc (ô chứa Họ và tên cần tách).
Sau khi áp dụng chuỗi hàm để tách tên từ một ô, bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các dòng dưới.
2. Tách Họ trong Excel
Sau khi đã tách xong tên, chúng ta có thể tiến hành tách Họ vào cột còn lại.
Chúng ta sử dụng hàm LEFT và LEN để thực hiện việc này. Cụ thể:
- Hàm LEFT giúp lấy phần tử ở bên trái trong chuỗi văn bản.
- Hàm LEN để đo độ dài của chuỗi văn bản.
Chúng ta sẽ kết hợp hai hàm này với công thức sau:
=LEFT(Ô chứa Họ và tên,LEN(Ô chứa Họ và tên)-LEN(Ô chứa Tên))
Sau khi hoàn thành việc tách họ từ một ô, bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các dòng dưới.
Cảm ơn quý vị đã theo dõi bài viết của Mytour về cách tách họ và tên thành hai cột trong Excel.
Chúc quý vị thực hiện thành công!
