Buzz
Trong quá trình làm việc với Excel, việc tách họ và tên đôi khi là cần thiết để quản lý dữ liệu một cách thuận tiện. Chúng tôi sẽ sử dụng một số hàm cơ bản như Left, Right trong Excel để thực hiện việc này. Hãy theo dõi và áp dụng nhé.
Phương pháp Tách Họ và Tên trong Excel bằng công thức
Trong file mẫu, có danh sách tên đầy đủ và 2 cột Họ và Tên sẵn sàng cho việc tách. Thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột vào ô bất kỳ trong cột Họ, sau đó nhập công thức
=LEFT(B7,FIND(' ',B7,1)-1)
(B7 là ô chứa dữ liệu tên đầy đủ)
Trong công thức này, hàm LEFT được sử dụng để cắt chuỗi ký tự từ phía bên trái, bắt đầu từ khoảng trắng đầu tiên ở ô B7. Với chuỗi 'Lê Xuân Trường', chỉ 'Lê' sẽ được tách và chuyển vào một ô riêng,
Bước 2: Di chuột vào góc ô với dấu cộng đen và kéo xuống để áp dụng hàm cho toàn bộ cột
Và đây là kết quả sau khi tách họ tên trong Excel
Bước 3: Tiếp tục tách Tên bằng cách di chuột vào ô trong cột Tên, sau đó nhập lệnh
=RIGHT(B7,LEN(B7)-FIND(' ',B7,1))
(B7 là ô chứa dữ liệu tên đầy đủ)
Trong công thức này, hàm RIGHT được sử dụng để cắt chuỗi kỹ tự từ phía bên phải, thỏa mãn điều kiện đếm ký tự LEN trong ô B7
Bước 4: Áp dụng tương tự như bước 2, chúng ta sẽ tách Họ và Tên trong Excel cho toàn bộ danh sách.
Tách thông tin họ và tên trong Excel bằng chức năng Text to Column
Đây là cách thực hiện đơn giản hơn vì người dùng không cần nhớ các câu lệnh phức tạp và tránh nhập liệu sai cú pháp. Excel đã tích hợp sẵn tính năng Text to Column. Dưới đây là các bước thực hiện để tách họ tên trong Excel:
Bước 1: Chọn cột chứa dữ liệu cần tách, mở tab Data trên thanh công cụ, và chọn Text to Column
Bước 2: Đánh dấu chọn Delimited, sau đó bấm Next
Bước 3: Chọn Space và nhấn Next
Bước 4: Chọn Text, ô Destination sẽ là cột chứa dữ liệu sau khi tách (cột Họ), sau đó bấm Finish
Dưới đây là kết quả sau khi thực hiện tách. Lưu ý: Chức năng Text toColumn chỉ thích hợp với danh sách tên nước ngoài hoặc người Việt tên có 2 từ. Nếu tên có 3 từ, có thể sẽ tách thành một cột riêng biệt khác, hãy cân nhắc trước khi sử dụng
Sử dụng chức năng Find and Replace
Lưu ý: Chức năng này chỉ tách Họ và Tên, với cụm tên có 3 từ sẽ không giữ lại tên đệm, hãy cân nhắc trước khi sử dụng.
Bước 1: Sao chép toàn bộ cột Họ và Tên, sau đó Dán vào cột Họ
Bước 2: Chọn cột Họ đã sao chép, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Replace, nhập vào dòng Find what “[Space]+*”, sau đó nhấn Replace All
Hành động này sẽ xóa toàn bộ chuỗi ký tự phía bên phải của dấu cách đầu tiên
Và đây là kết quả
Bước 3: Thực hiện tương tự như bước 2 với cột Tên, nhưng nhập lệnh “*+[Space]”, sau đó nhấn Replace All
Và đây là kết quả
Dưới đây là những cách cơ bản nhất để các bạn tự tách thông tin Họ và Tên trong Excel. Excel có nhiều lệnh và phím tắt hữu ích, bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình. Khi sử dụng Excel, hãy tận dụng phím tắt để thao tác nhanh chóng.
